プロジェクトの進捗管理を効果的に行うことができれば、プロジェクトは成功に大きく近づきます。
しかし、スケジュールの遅延などの問題が発生し、なかなか思い通りにいかない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回での記事では、進捗管理をすることのメリットと、効果的に進めるポイントとうまくいかない原因、ぴったりのツールを詳しくご紹介します。
 
プロジェクトの進捗管理に悩んでいる方や、これからプロジェクトマネージャーになる方は是非参考に見てみて下さい。
 

進捗管理とは

どんなプロジェクトでも、納期までにサービスを完成させることはビジネスにおいて必須です。
進捗管理することで、確実に納期までに納品し、プロジェクトを成功させることを可能とします。
 
進捗管理では、プロジェクトに参加するメンバーの作業実績と、プロジェクトの作業計画の間にズレがないかを確認し、計画と実績の間にズレや遅延があれば修正を図ります。
スケジュール通りに作業が進行していなければ、スケジュールの組み立て直しや、作業内容の修正、担当者の変更を行います。
 
進捗管理の目的は、プロジェクトを完成させるためにどれくらいの作業が残っているのかを把握することにあります。
完成させるには「あと何日かかるのか」「どれくらいの費用が必要なのか」「どれくらいの人手がいるのか」を把握することで納期に間に合わせることを可能にします。

進捗管理をするメリット

優先度を明確にし、可視化する

進捗管理のために、どの作業からとりかかるのかの優先順位について考えることは必須です。
なぜなら、ある作業が終わらなければ次の作業に進むことができないというケースもあるからです。
 
そのため、プロジェクトの計画時点で業務内容を理解し、どういった作業工程にするのかを明確にします。
進捗管理は、作業工程と必要な人材の洗い出し、優先度の可視化にもつながるので、チームメンバーが優先度の高い作業から取りかかることができます。
 
優先度の可視化は現場の混乱を防ぎ、サービスを高品質にすることを可能とします。

作業とスケジュールを横断的に把握

プロジェクトは通常、複数人で行われます。
進捗管理をすることで、どんなに複雑なプロジェクトでもスケジュールや作業内容・工程を横断的に管理することを可能とするので、プロジェクトの成功に効率よく進めることができます。
 
また、メンバーが現在どの作業をどれくらい進めているかが一目で把握できます。
そのため特定のメンバーに偏っている負担を軽減したり、遅れが出ているメンバーのカバーもできるようになります。

課題や問題に早く気づくことができる

プロジェクトを進める中で、問題が起きないことはないため、問題が発生した際に、管理者は迅速に適切に解決を図ることが重要になってきます。
 
進捗管理を行うための、ミーティングやメンバーからの状況報告によって、進捗具合の他に潜む問題や課題の早期発見ができるようになります。
そのため、早い段階で課題・問題解決に挑むことが可能です。

進捗管理を効果的に進めるポイント

タスクを細分化する

プロジェクトは複数のタスクが集まって成り立っています。
作業の計画段階での見積もりと、実際のタスクのレベルに相違があると、「タスクA」はどの範囲を指すのか、「タスクB」はいつ始めればいいのかといったことが分からず、現場は混乱してしまいます。
 
そのため、業務内容は実際に行うタスクのレベルまで細分化する必要があります。
「いつまでに」「何を」を明確にし、メンバーが分かりやすいように作業計画を立てましょう。

進捗管理ツールを導入する

予算があれば、進捗管理ツールを導入するのも1つの手です。
進捗管理ツールは、プロジェクトの進捗度をガントチャートで可視化され、情報の共有をスムーズにするため、ミスを少なくし、作業効率を上げることができます。
 
予算がなければ無料のエクセルでのテンプレートもあるので検討してみてもいいでしょう。

「イナズマ線」を意識する

皆さんは「イナズマ線」を耳にしたことはありますか?
「イナズマ線」とは「現時点におけるそれぞれのタスクの進捗率を結んだ線」のことです。

上の簡単な図では黄色い線が「イナズマ線」となります。
このイナズマ線はどれくらい遅れているか・進んでいるかが一目で分かります。
 
また、明らかに遅れているタスクが何なのか、即座に発見することができるため、迅速な対処が可能になります。
イナズマ線で進捗度が可視化されるため、是非意識してみましょう。

進捗管理がうまくいかない原因

進捗率に潜む罠

進捗率を出す際に気を付けないといけないことがあります。
進捗率をメンバーからの報告で管理していると、メンバーは「マネジャーに悪い報告はできない」と考え、進捗率を実際より高く報告してしまうことがあります。
 
また、タスクを細分化していない場合にも、作業の進捗度が測れず、実際の進捗率とのズレが出てしまうことがあります。
そのため、管理者は予め、タスクを細分化し、作業工数の基準を明確にしておくことで、精度を高めることができます。
 
また、進捗率だけに注目しても管理に失敗することがあります。
例えば、あるタスクに5つの作業が必要だとして、4つまで終えていたらそのタスクの進捗率は80%です。
しかし残りの20%の工数が予想以上に多い場合には注意が必要です。

チームメンバーの心理的要因

チームにおいて信頼関係が築けていない時も、進捗管理は失敗することがあります。
信頼関係が不十分だと、問題や課題が発生した時に、メンバーが報告をしたがらず、解決を図るのが遅くなってしまうことがあります。
 
また、プロジェクトの雰囲気が悪いと、チームメンバーを頼ることが難しくなってしまい、作業効率が悪くなってしまうこともあります。
 
信頼関係が築けていれば、「タスクが間に合わなさそうだからヘルプしてほしい」「早くタスクが終わったから、もっと作業を引き受けることができる」といったことが可能になります。
 
不機嫌な表情ではなく笑顔でいることを心がけたり、積極的にチーム内でのコミュニケーションを促すことで信頼関係を築けるようにしましょう。

工程表が活用できていない

進捗管理を行うために、工程表が作成されますが、せっかく作った工程表が実際の現場で使われていないことも失敗の原因の一つです。
 
最初に作っただけで、新規のタスクが追加されても編集しない、会議の際に進捗状況が共有されても記入しないことがあります。
工程表は先ほど述べた進捗率が一目で分かる「イナズマ線」を確認することができ、作業を効率的にするのに効果的なものでです。
 
必要に応じて最新版となるよう、追記・更新するよう、定期的に編集することが重要になります。

プロジェクトの進捗管理にぴったりのツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
プロジェクトの進捗管理を成功させるにはタスクを細分化し、工程表を活用すること、チーム内での信頼関係が鍵となります。
 
進捗管理を成功させるために、是非今回ご紹介させてていただいたことを、参考にしていただければ幸いです。