Slackやチャットワークなどのチャットツールが流行っている一方、まだまだメールを使う機会は多いのではないでしょうか。
                              
特に、メールは記録として残りやすいことから、社外とのやり取りだけでなく、社内での作業依頼などの連絡もメールを使っている方が多いかと思います。
しかし、多くのメールが行き交う中で、作業依頼に対する進捗状況などを把握するのは難しく、なかなか正確に把握できていない方も多いのではないでしょうか。
                              
そこで、今回はメールのメリット・デメリットを踏まえた上で、Stockによる作業依頼の方法をご紹介させていただきます。
メールでの依頼が多くなっている方は、是非参考にしてみてください。

 

仕事の依頼をメールでするメリット・デメリット

まずは、メールで仕事をする際のメリット・デメリットを見てみましょう。

【メリット】

①記録が残る
電話などとは違い、文字情報としてきちんと残るため、言った言わないなどのトラブルを避けることができます。
                              
②やり取りの履歴を追うことができる
同じメールへの返信であれば過去のやり取りが残っているので、どのような経緯で現在に至るのかが追いやすくなります。
                              
③複数人に同時に送信できる
CCなどを使うことで関係者全員に送ることができるため、共有が楽になります。一方、CCを多用しすぎると不要な情報まで共有することになり、情報共有を阻害する場合があります。
                              
④時間を気にせず送ることができる
電話の場合、営業時間など相手の都合を気にする必要がありますが、メールの場合は時間を気にせず送ることができます。
                              

【デメリット】

①「お世話になっております」などの文面を入れなければならない
 ビジネスメールの場合、冒頭の挨拶など、内容とは関係ない文章を書く必要があるため、チャットなどに比べるとスムーズなやり取りができない場合があります。
                              
②メールが読まれているかどうか分からない
 メールには既読機能がないため、ちゃんとメールが届いたか?メールを読んでもらえたか?などが返信をもらわないと分かりません。
                              
③添付ファイルの容量を気にしないといけない
 メーラーによって添付できる容量がことなりますが、メールに添付できる容量を超える場合は、ファイル転送サービスを使うなど手間がかかってしまいます。
                              
④複数のメールに跨ったやり取りの場合、必要な情報を探し出すのに苦労する
 1つのメールで完結している場合は問題ありませんが、複数のメールが行き交う場合に、必要な情報を探し出すのに時間がかかり、情報管理の効率が悪くなってしまいます。
                              
⑤メールの重要な内容のみを保存できない
 メール自体にはマークをつけることができますが、そのメール内の重要事項など、後から振り返るべき内容を保管するには向いていません。
                              
このように、メールを履歴が残り、後から追えることができるのがメリットにはなりますが、常にいくつものメールが飛び交っていたりしていた場合、重要な情報を探し出すのに苦労することになります。
そこで、Stockを使うことで、履歴が残り、後から振り返りのしやすい環境を作り出すことができます。

Stockとは?

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock(ストック)」

https://www.stock-app.info/

Stockは、ノート型の情報共有ツールですので、ノートに作業依頼を書いておくことで、メールのように他の情報に埋もれることなく、いつでもすぐに内容を把握することができるようになります。
また、タスク設定もすることができるため、依頼内容と一緒に進捗状況も確認することができます。

■Stockの特徴

1.ITの知識がなくても、すぐに始められる。
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
                              
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
誰でも使えることから、面倒な設定などもすることなく、作業依頼を残したり、追記したりすることができます。
                              
3.最も簡単に、チーム内の「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
作業依頼を記載するだけでなく、内容に対してタスク設定をすることもできるため、進捗状況も一緒に把握することができます。

■Stockの主な機能

ノート機能

作業依頼をテキスト形式で簡単に記載することができます。
画像やファイルも添付できるため、1つの作業依頼に対する情報を一括管理することができます。
タスク管理

チームのタスクを一覧で管理することができるので、掲示板の内容についてタスクが発生した場合などは、簡単にタスクをつけることができます。
また、タスクは掲示板に紐づいた形で管理されるため、どのようなタスクなのかの確認が簡単にできます。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockの無料プランに期間制限はありません。
間違えて削除してしまったノートやフォルダなどを復元する誤削除防止機能や、ノートの編集履歴機能を利用する場合には、有料プラン(1980円/月(5人)〜)にする必要があります。

Stockを使って作業依頼をしてみよう

わずか3STEPの内容で、依頼内容を簡単に残し、作業の進捗を把握できます。
また、後から振り返ることも簡単ですし、検索機能を使うことですぐに情報にたどり着くことができます。

Step.1 ノートに作業内容を記載する

まずは、ノートに作業依頼を記載します。テキスト形式で簡単に残せますし、ファイルを添付することもできるので、情報をまとめておくようにしましょう。

Step.2 作業担当者にタスク設定をする

Stockは、ノートにタスク設定をすることができるので、作業担当者へタスクを設定しましょう。タスクを設定しておくことで、「いつまでに」「何をするか」が明確になります。

Step.3 作業担当者は完了後に依頼者に連絡をする

作業が完了したら、タスクの完了ボタンを押しましょう。依頼者宛に通知がいきますので、完了したことがすぐに分かります。
(Stockには、コメント機能もあるので、そこから完了した旨を連絡することもできます)

まとめ

いかがでしたでしょうか?
                              

普段使い慣れたメールやチャットツールでの連絡をすることで、やり取り自体はスムーズかとは思いますが、「作業依頼の内容」と「誰が何をしているのか」を同時に把握するのは難しく、履歴を追うのに余計な時間がかかってしまうのではないでしょうか。

                              
そこで、メールに比べ、後から振り返りのしやすいツールを使うことで、より作業の効率化を図ることができると思いますので、是非お試しいただけると嬉しいです!

 
 
 

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。