普段の業務でテレワークを導入されていますでしょうか。
今後、多様な働き方が進むにつれて、テレワークが当たり前の世の中になってくるのではないでしょうか。
 
しかし、テレワークを導入しても、生産性が低下してしまったり、社内のコミュニーケーションが今まで通り行えないようでは意味がありません。
そのためには、しっかりとした環境を整備することが大事になってきます。
 
そこで今回は、テレワークを導入するにあたり、より業務効率化を推進するツールをご紹介させていただきます。

 

テレワークとは

テレワークとは、生産性の向上や、介護や育児との両立を含めたワークライフバランスなど、多様化する働き方を推進するために、オフィス以外の場所で仕事をすることです。

テレワークとは、勤労形態の一種でインターネット等を介して時間や場所の制約を受けずに、柔軟に働く形態をいう。
[引用] wikipedia

テレワークを導入するメリットとしては、生産性向上が挙げられます。
社員としては、会社という場所にとらわれず仕事ができるため、家庭の状況や交通機関の影響などを受けることが少なくなるため、ストレスなく業務に取り組むことが可能になります。
企業にとっても、交通費やオフィスの賃金、その他経費など、コスト削減の面でメリットがあります。
 
一方、対面でのコミュニケーションが減ってしまうため、仕事の進捗管理やコミュニケーションがうまくいかず、結果として生産性が低下してしまうことも考えられます。

テレワーク業務を支えるツール10選

ツールをうまく使うことで、テレワークのデメリットになり得る、コミュニケーションの低下を防ぎ、本来の目的である、生産性向上やライフワークバランスに繋げることができます。

Stock

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock(ストック)」

https://www.stock-app.info/

Stockは、ノート型のツールなので、チャットツールのように大事な情報が流れていってしまうことなく、社内の必要な情報をしっかりと管理することが可能となります。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
チャットツールでやり取りしていると流れてしまう大事な情報などを、ノート形式で簡単に残すことができるので、チームの情報があちこちに分散することがありません。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITに詳しくない60代の方でも使いこなせてしまうほどです。

■Stockの主な機能

ノート機能

社内の共有情報だけでなく、会議の議事録や作業依頼など、様々な情報を簡単に残すことができます。
そのため、社内の情報を一元管理する場所として効果的です。
タスク管理

チームのタスクを一覧で管理することができます。
また、タスクはノートに紐づいた形で管理されるため、どのようなタスクなのかの確認が簡単にできます。
コメント

テーマ毎にコメントをできるのが特徴です。
ノートの内容に対してコメントをするため、余計な会話が混じることはありません。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは無料でも利用することができます。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、1人月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

チャットワーク

「チャットワーク(ChatWork)」ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネスに特化したチャットツールです。
メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、社内のコミュニーケーションが円滑になります。

■チャットワークの特徴

1.気軽にコミュニケーションが取れる
 LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができますし、スタンプ機能や返信機能など、機能が充実しています。
 
2. 既読機能がない
 既読機能がないのが特徴で、メッセージを自分のタイミングで確認できるため、作業に集中しやすくなります。

■チャットワークの主な機能

グループチャット

テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
また、返信機能もついているので、どのメッセージに対するものなのかが把握しやすくなっています。
タスク管理

各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理することができます。

■チャットワークの導入費用


https://go.chatwork.com/ja/price/

チャットワークは、無料で使うことができますが、グループチャット14個までの制限があります。
さらにグループチャット数を増やしたり、管理者機能などを付けるには有料プラン(400円/月(1人)〜)を契約する必要があります。
 

Slack

「Slack(スラック)」Where work happens

https://slack.com/intl/ja-jp

Slackは、ビジネス向けチャットツールです。
元々はIT業界の方が多く利用していましたが、日本語化などに伴い、他の業界の方でも利用されるようになってきました。

■Slackの特徴

1.他のサービスと連携させることができる
 例えば、タスク管理ツールと連携させれば、タスクの作成や完了の通知をSlackで流すことができるようになります。
 
2.カスタマイズ性が高い
 オリジナルの絵文字を作れたり、botを利用できたりと、自分好みのスペースにすることが可能です。

■Slackの主な機能

チャット

テキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用できるなど、様々な機能を使うことができます。
ファイル共有

チャットに添付されたファイルを一覧で閲覧することができます。

■Slackの導入費用


https://slack.com/intl/ja-jp/pricing

Slackは無料で使うことができますが、過去のメッセージの検索可能数を多くしたり(無料プランでは、10,000件まで)、Slackと連携できるサービスの数を増やすには、有料プランの契約(850円/月(1人)〜)が必要になります。
 

Dropbox

「Dropbox」新しい働き方を実現するワークスペース

https://www.dropbox.com/ja/

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
役所に出す書類や、クライアントとのやり取りに使うファイルなど、保管庫としての役割を果たしてくれるため、必要なファイルは全てDropboxに入れておくと安心です。

■Dropboxの特徴

1.全てクラウド上に保存することができる
 端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
 
2.他人との共有が簡単
 簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。

■Dropboxの主な機能

ファイル管理

共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。

■Dropboxの導入費用


https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison

容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)1200円〜になります。
 

TimeCrowd

「TimeCrowd(タイムクラウド)」チームでの時間を共有し生産性を高めるためのツール

https://timecrowd.net/

TimeCrowdは、シンプルで使いやすい時間管理ツールです。
他のツールとも連携が可能で、リアルタイムでチームメンバーの活動を把握することが可能になります。

■TimeCrowdの特徴

1.ワンクリックで記録ができる
 ワンクリックでスタート・ストップの操作ができるため、誰もが簡単に時間管理ができます。
 
2.リアルタイムで状況を確認できる
 チームメンバーが記録したタスクはレポート画面からすぐに把握することができます。

■TimeCrowdの主な機能

時間管理

タイムトラッキングができるため、どのタスクにどれくらい時間を使ったのかを記録することができます。
PCだけでなく、スマホからでも簡単にスタート・ストップの操作が可能です。

■TimeCrowdの導入費用


https://timecrowd.net/

個人での利用の場合には、無料で利用することができます。
チームで利用する場合には、有料プラン(500円/月(1人))になり、レポート機能を使うことができるようになります。
 

Trello

「Trello(トレロ)」みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール

https://trello.com/

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、タスクが管理できるツールです。
直感的に誰でもタスク管理ができることから、まずはタスク内容の共有から始めたい場合には有効なツールではないでしょうか。

■Trelloの特徴

1.直感的な操作性
 付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加することができます。
 
2.タスクの進捗が管理しやすい
 タスクをカードのように並べ、ドラッグ&ドラッグでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすいのではないでしょうか。

■Trelloの主な機能

タスク管理

カードのように並べるビジュアルと、直感的な操作性で簡単にタスク管理することができます。
また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちのようなステータスを管理することもできます。

■Trelloの導入費用


https://trello.com/pricing

基本的には無料で利用することができますが、タスクに添付できるファイル容量を増加(無料プランは10MBまで)させたり、権限機能を付けるには、有料プラン($9.99/月(1人)〜)の契約が必要になります。
 

ZOOM

「Zoom」the leader in modern enterprise video communications

https://www.zoom.us/

Zoomは、高音質で高画質が特徴のweb会議システムです。
Skypeなどの既存のシステムよりも簡単で安定的に利用できることが特徴です。

■Zoomの特徴

1.招待される側はユーザー登録不要
 会議に招待された人は、招待用URLをクリックするだけで参加できるので、会員登録などをする必要がありません。
 
2.通信が安定している
 データ通信料が少ないため、通信環境の影響を受けずに安定して利用することができます。

■Zoomの主な機能

音声通話・ビデオ通話

Skypeと同じような機能になりますが、会議の主催者以外は会員登録をすることなく、招待用URLをクリックするだけで参加できるため、非常にスムーズに始めることができます。

■Zoomの導入費用

Zoomは無料でも利用できますが、グループミーティングは40分までなどの制限があるため、無制限にグループミーティングをするには、有料プラン(月14.99ドル〜)を契約する必要があります。
 

Office365

Microsoft Office「Office365」

https://www.office.com/

Office365は、Microsoftが提供するグループウェアで、Officeアプリケーションを使うことができます。

■Office365の特徴

1.Officeアプリケーションとの連携がスムーズ
 エクセルやワードなど、普段利用するOfficeアプリケーションとの互換性が高いです。
 
2.常に最新のOfficeアプリケーションを使うことができる
 クラウド型のため、アップデートに費用をかけることなく、常に最新版のOfficeアプリケーションを利用することができます。

■Office365の主な機能

スケジュール
Googleカレンダーのように、個人やメンバーのスケジュールを一覧で見ることができます。
ファイル共有
OneDriveを使えば、全てのファイル一括保管し、Officeアプリケーションとの連携もスムーズです。
チャット
Yammerを使えば、細かな設定と高セキュリティで社内コミュニケーションを取ることができます。

■Office365の料金


https://products.office.com/ja-jp/compare-all-microsoft-office-products

Office365は無料プランがないため、全て有料プランの契約となります。
有料プランは、月額(1人あたり)540円〜となります。
※Officeのアプリケーションを使うには、月額900円以上のプランを契約する必要があります。
 

G Suite

「G Suite」ビジネスに対応した Gmail、ドキュメント、ドライブ、カレンダーなどのサービス

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

G Suiteは、Googleが提供するGmailやカレンダー、ストレージなどの仕事に必要なツールすべてを1つのパッケージで利用できるサービスです。

■G Suiteの特徴

1.仕事に必要なものが全て1つに
 GmailやGooleカレンダー、Google Driveなどが全て一つになっています。
 
2.企業で使えるように最適化されている
 Gmailなどは個人でも利用することができますが、G Suiteを使うことでメンバーの管理や利用状況を把握することができます。

■G Suiteの主な機能

メール
ビジネス用のメールアドレスをGmailを使って作ることができます。
カレンダー
Googleカレンダーでスケジュールを共有することなく、個人やメンバーのスケジュールを一覧で見ることができます。
ファイル共有
Google Driveで全てのファイル一括保管し、スプレッドーシートなどを使えば、メンバーと1 つのドキュメントを同時に編集することができます。

■G Suiteの料金


https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/pricing.html

G Suiteは14日間は無料体験することができますが、それ以降は全て有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)600円〜になります。

■G Suiteのインポート機能対応状況

G Suiteでは、現在のところ、サイボウズLiveからの移行に伴う、インポート機能などの提供の発表はされていません。
 

Kintone

「kintone」サイボウズのビジネスアプリ作成プラットフォーム

https://kintone.cybozu.com/jp/

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

■kintoneの特徴

1.自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる
 案件管理アプリや日報アプリなど、必要なアプリを簡単に作ることができます。
 
2.高度なアプリ開発やシステム連携ができる
 APIを使って他システムと連携をしたり、Javascriptを使った開発もすることができます。

■kintoneの主な機能

スペース
テーマごとに掲示板の機能を作成したり、Wikiのように情報蓄積をすることができます。
ピープル
社員がマイページを作って投稿したり、ユーザー間でメッセージのやり取りをすることができます。

■kintoneの料金


https://kintone.cybozu.com/jp/price/

kintoneは無料お試しが30日間ありますが、それ以降は有料プランを契約する必要があります。
有料プランは月額(1人あたり)780円〜になります。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか?
 
それぞれのツールが特徴を持っているため、普段の業務や働き方によって、合うツール合わないツールがあると思います。
 
テレワークの導入を検討されている方は、是非今回ご紹介させていただいたサービスを色々と試してみていただき、自社に合うツールを見つけていただけると嬉しいです!