PTA運営は、仕事や子育て・介護などと並行して行わなければいけないため、多くの負担となってしまう場合があります。
特に、様々な情報が飛び交う中で、きちんと情報を整理しなければ、なかなか思うように物事を勧められません。
                              
さらに、PTAで多く使われていた、サイボウズlive終了もあり、今後の情報共有についてどうしようか迷われている方も多いのではないでしょうか。
                              
そこで、今回はPTA運営を円滑にするためのWebサービスをご紹介いたします。
ツールを使うことで、より効率的に進めることができるのではないでかと思います。

 

PTA運営を効率化するWebサービス6選

Stock

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock(ストック)」

https://www.stock-app.info/

Stockは、ノート型のツールなので、チャットツールのように大事な情報が流れていってしまうことなく、PTA運営に関わる必要な情報や配布物のデータなどを簡単に管理することが可能となります。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
チャットツールでやり取りしていると流れてしまう大事な情報などを、ノート形式で簡単に残すことができるので、チームの情報があちこちに分散することがありません。
                              
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITに詳しくない60代の方でも使いこなせてしまうほどです。

■Stockの主な機能

ノート機能

PTA内部の共有事項を記載するだけでなく、各会議の議事録や配布物のデータなど、様々な情報を誰でも簡単に残すことができます。
タスク管理

チームのタスクを一覧で管理することができます。
また、タスクはノートに紐づいた形で管理されるため、どのようなタスクなのかの確認が簡単にできます。
コメント

テーマ毎にコメントをできるのが特徴です。
ノートの内容に対してコメントをするため、余計な会話や、テーマに関係のない会話が混じることはありません。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは無料でも利用することができます。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、1人月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

チャットワーク

「チャットワーク(ChatWork)」ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネスに特化したチャットツールです。
メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、委員同士のコミュニーケーションを円滑にすることができるようになります。

■チャットワークの特徴

1.気軽にコミュニケーションが取れる
 LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができますし、スタンプ機能や返信機能など、機能が充実しています。
                              
2. 既読機能がない
 既読機能がないため、メッセージを自分のタイミングで確認できます。そのため、既読を気にせずやり取りすることができます。

■チャットワークの主な機能

グループチャット

テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
また、返信機能もついているので、どのメッセージに対するものなのかが把握しやすくなっています。
タスク管理

各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理することができます。

■チャットワークの導入費用


https://go.chatwork.com/ja/price/

チャットワークは、無料で使うことができますが、グループチャット14個までの制限があります。
さらにグループチャット数を増やしたり、管理者機能などを付けるには有料プラン(400円/月(1人)〜)を契約する必要があります。

サークルスクエア

「サークルスクエア」スケジュール共有・出欠管理に

https://www.c-sqr.net/pub/index.php

サークルスクエアは、スケジュール管理や出欠管理など、コミュニティ運営に必要な機能が揃っている、無料のグループウェアです。

■サークルスクエアの特徴

1.コミュニティ運営に必要な機能が一通り揃っている
 スケジュール管理、アンケート、掲示板など、運営に必要な機能が揃っています。
                              
2.ガラケー対応している
 スマホを持っていない保護者の方もいるため、ガラケー対応はありがたいですね。

■サークルスクエアの主な機能

スケジュール管理

カレンダー形式で会議や打ち合わせなどの予定を共有することができます。
掲示板

掲示板には、コメント付けたり、コメントに対する返信などもできます。

■サークルスクエアの導入費用


https://www.c-sqr.net/pub/plan/index.php

基本的には無料で使えますが、広告を外したり、容量をアップさせるには個別に課金する必要があります。

Google ドライブ

「Google ドライブ」写真やドキュメントなど、ファイルのクラウド ストレージとバックアップ

https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

Googleドライブは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
学校の配布物などを全てデータ化して管理しておくことで、過去の情報の蓄積などに役立ちます。

■Googleドライブの特徴

1.無料で15GBの容量が使える
 Dropboxは無料で2GBまでしか使えないことから、ファイルを保管するだけであれば、圧倒的にGoogleドライブがおすすめです。
                              
2.Googleアカウントとの連携ができる
 Gmailに添付されているファイルをワンクリックでGoogleドライブに保管でるので、メールでファイルのやり取りをしている場合には、管理が非常に楽になります。

■Googleドライブの主な機能

ファイル管理

ファイルを保管するだけでなく、Googleドライブからスプレッドシートなどの作成をすることができます。

■Googleドライブの導入費用


https://www.google.com/drive/pricing/

容量が15GBまでは無料で使うことができます。
容量増加する場合のみ、有料プランの契約が必要となりますが、無料で十分使うことができるのではないでしょうか。

Timetree

「TimeTree」グループでのスケジュール共有とプライベートの予定管理ができるカレンダーアプリ

https://timetreeapp.com/?locale=ja

Timetreeを使えば、学校行事の共有や、会議などの予定を共有するだけでなく、予定ごとにコミュニケーションを取ることができるようになります。

■Timetreeの特徴

1.スケジュール共有だけなく、コミュニケーションができる
 予定ごとにメッセージと写真を投稿して、コミュニケーションが取れる機能があります。
              
2.シンプルで使いやすく、仕事でもプライベートでも使える
 PTAのスケジュールとプライベートのスケジュールを分けて管理することができます。また、手帳のような見た目で確認できるなど、シンプルに使うことができます。

■Timetreeの主な機能

カレンダー共有

グループごとにスケジュールを作成し、共有できるのはもちろんのこと、特定の予定に対してコミュニケーションを取ることができます。

■Timetreeの料金

Timetreeは、全ての機能を無料で使うことができます。

らくらく連絡網

「らくらく連絡網」誰でも簡単作成!無料メーリングリスト

http://www.ra9.jp/

らくらく連絡網は、670万人登録している、日本最大級の無料メーリングリストです。らくらく連絡網を使えば、出欠確認・日程調整も、メールですることができます。

■らくらく連絡網の特徴

1.7種類のメールを使い分け
 日程調整、出欠確認など7種類のメールを使い分けることができます。
                              
2.ガラケー対応している
 サークルスクエア同様に、スマホを持っていない保護者の方のためにも、ガラケー対応だと安心です。

■らくらく連絡網の主な機能

スケジュール管理

例えば、Googleカレンダーと同じように繰り返し設定や、公開範囲の設定、メール通知などができます。
出欠管理

出欠確認用のメールを送ることができます。回答期限を決めたり、未回答者に催促することもできます。
掲示板

タイトルと内容のシンプルな内容で投稿することができるため、誰でも簡単にトピックを作成することができます。

■らくらく連絡網の料金


https://www.ra9.jp/lp/tpv/index.html

全ての機能を無料で使うことができますが、広告枠を消すためには、月額5000円〜(500人)の支払いが必要になります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
              
ご紹介させていただいたサービスのように、PTAの運営を効率化し、業務が負担にならないようにすることが可能になります。
PTAで使う場合には、様々な年代や仕事の方が利用するため、誰でも使えるシンプルなものがいいのではないでしょうか。
また、サービス選定の際には、意外とガラケーに対応しているかどうかも重要ですね。
              
是非、実際にサービスを試していただき、PTA運営の効率化に繋げていただけると嬉しいです。

 
 
 

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これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。