自社のドキュメントはどのように管理されていますでしょうか?
いまだに紙で管理をしていたり、社内のサーバーに放り込んでしまっている方々も多いかと思います。
 
ドキュメント管理がしっかりしていないと、同じような文書を複数作ってしまったり、探す時間を取られてしまったりと、普段の業務の無駄が多くなってしまいます。
 
今回は、簡単に使えるドキュメント管理ツールをご紹介させていただきます。
簡単に管理できるため、今までのように情報がバラバラになることなく、情報を探すのが楽になるため、是非お試しください。

 

おすすめドキュメント管理ツール5選

Stock(ストック)

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock(ストック)」

https://www.stock-app.info/

Stockを使えば、チャットツールのように大事な情報が流れていってしまうことなく、必要な情報やデータなどを簡単に管理することが可能となります。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
チャットツールでやり取りしていると流れてしまう大事な情報などを、ノート形式で簡単に残すことができるので、チームの情報があちこちに分散することがありません。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITに詳しくない60代の方でも使いこなせてしまうほどです。

■Stockの主な機能

ノート機能

各会議の議事録や書類のデータなど、ドキュメント管理としてだけでなく、必要な情報と共に残すことができるので、関連する情報を一箇所にまとめるができます。
また、検索ができるため、必要な情報をすぐに取り出すことが可能です。
タスク管理

チームのタスクを一覧で管理することができます。
また、タスクはノートに紐づいた形で管理されるため、ドキュメントと関連するタスクを一緒に管理することができます。
コメント

テーマ毎にコメントをできるのが特徴です。
ノートの内容に対してコメントをするため、余計な会話や、テーマに関係のない会話が混じることはありません。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料で利用することができます。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

Evernote(エバーノート)

すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。「Evernote」

https://evernote.com/intl/jp/

Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリ(メモアプリ)です。
ファイルなど、あらゆるデータを保管することができるため、メモアプリとしてや、ドキュメントの保管場所としても利用することができます。

■Evernoteの特徴

1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
 テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます
 
2. Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なwebクリッパー機能

■Evernoteの主な機能

ノート

テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます。
また、検索機能が優れているため、乱雑に管理されていても情報がすぐに見つかります。
Webクリッパー

Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存することができます。
ドキュメントの参考情報として、webの情報を利用する場合は、一緒に管理をすることができるので便利です。

■Evernoteの導入費用


https://evernote.com/intl/jp/get-started

Evernoteは無料で使うことができますが、容量を増加したり、同期できる端末を無制限(無料プランでは同期端末が2台まで)にするには、有料プランを契約する必要があります。
有料プランは、年額(1人あたり)で3100円〜になります。
 

Dropbox(ドロップボックス)

「Dropbox」

https://www.dropbox.com/ja/

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
チームに必要なファイルや、クライアントとのやり取りに使うファイルなど、ファイルデータの保管庫としての役割で有用なサービスです。

■Dropboxの特徴

1.全てクラウド上に保存することができる
 端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
 
2.他人との共有が簡単
 簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽になります。

■Dropboxの主な機能

ファイル管理

共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。また、フォルダ階層形式で管理することができます。
もちろん全文検索も可能なので、探したい情報を検索で見つけることができます。

■Dropboxの導入費用


https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison

容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)1200円〜になります。
 

NotePM(ノートピーエム)

「NotePM」ドキュメント情報共有サービス

https://notepm.jp/

NotePMは、議事録やマニュアル、ノウハウなどの、様々なドキュメントを効率的に管理できる、ドキュメント専用の情報共有サービスです。

■NotePMの特徴

1.安心のセキュリティ
2段階認証の導入や、プライバシーマークの認定を受けています。
 
2.既読管理や見た時間がわかる
見た・見てないという問題が解消されます。

■NotePMの主な機能

ドキュメント管理

ファイルはフォルダ階層で管理され、ファイルサーバーと同じ感覚で操作をすることができます。
ファイル管理の他、マークダウンでの文書作成にも対応しており、ファイルの中身も全文検索が可能です。

■NotePMの導入費用


https://notepm.jp/price

NotePMは、30日間の無料トライアルがついています。
その後は有料プランを契約する必要があり、月額1000円/3人〜となっています。
 

Fleekdrive(フリークドライブ)

「Fleekdrive」法人向けクラウド・オンラインストレージ

https://www.fleekdrive.com/

Fleekdriveは、共同編集にフォーカスした、法人向けクラウド・オンラインストレージサービスです。

■Fleekdriveの特徴

1.セキュリティ機能が充実している
企業が利用することを想定しているため、認証管理やIP制限など、セキュリティ機能が豊富です。
 
2.共同作業にフォーカスしている
社内に限らず、社外とのコラボレーションもセキュアな状態で可能になります。

■Fleekdriveの主な機能

文書管理

単なる文書管理としてではなく、1つの仕事を複数の人が共同で進められるように、リアルタイムにチャットでコミュニケーションをとりながらファイルを共同編集をすることができます。

■Fleekdriveの導入費用


https://www.fleekdrive.com/plan/

Fleekdriveは、30日間の無料トライアルがついています。
その後は、有料プランを契約する必要があり、月額500円/1人〜となっています。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
ドキュメント管理として機能だけだと、関連する情報を一緒に保管できないため、結局は情報が分散してしまうことになります。
 
今回ご紹介させていただいたサービスのように、ドキュメントと一緒にタスク管理ができたり、チャットができるなど、ドキュメントに関連する情報をまとめておくことでより管理が楽になるのではないでしょうか。
 
是非、自社の管理方法に合うサービスを見つけてもらえると嬉しいです。