今までは当たり前だったメールや電話での連絡が徐々に減り、チャットツールに移行している企業がどんどん増えています。
 
ビジネスチャットを導入することで、コミュニケーションが円滑になる一方、全ての情報をチャットでやり取りすることで、大事な情報が流れていってしまう可能性もあります。
 
そこで今回は、ビジネスチャットのメリット・デメリットと共に、チャットツールの問題点を解消する「Stock」のご紹介をさせていただきます。

 

ビジネスチャットのメリット

①メールや電話よりも気軽で簡単

メール特有の「お世話になっております」「お疲れ様です」のような文面を書く必要もなく、会話をするように投稿できるのが最大のメリットになります。
 
また、場所や時間を選ばないことから、リアルタイムでのコミュニケーションも可能になり、スピーディーな連絡や情報共有が可能になります。

②大人数のメンバーと同時にコミュニケーションが可能

1度の投稿でメンバー全員へ連絡できるため、伝達漏れを防ぐ効果があり、メールと異なり同時にコミュニケーションを取ることが可能になります。
 
また、グループ内のメンバーとはリアルタイムでやり取りが可能なため、同じ場所にいなくとも、メンバー全員での議論や共有がしやすくなります。

③情報共有が簡単

テキストメッセージだけでなく、ファイルや動画の添付なども簡単に送信できますので、様々な情報を簡単に共有することが可能になります。
 
また、気軽に投稿できる分、ちょっとした共有も気兼ねなくできるので、活発な情報共有が期待できます。

ビジネスチャットのデメリット

①大事な情報が流れていってしまう

チャットの場合、コミュニケーション量が多くなると、過去の発言はどんどん流れていってしまいます。
 
そのため、重要な情報がある場合には、どこかにメモをしたりピン留めをしておかないと見逃してしまったり、後から探すのが大変になってしまいます。
 
また、仕事のやり取りの途中で、プライベートのやり取りが入ってしまう可能性もあるので、やり取りの履歴を遡りにくかったり、どこで何の話題をしたのかがわからなくなってしまいます。

②余計なコミュニケーション量が多くなる

気軽にコミュニケーションが取れるため、コミュニケーションの量が多くなる傾向があります。
 
コミュニケション量が多くなることは良い反面、余計な投稿や業務に関係ない投稿も増えてしまうため、使い方には注意をする必要があります。

③通知や既読機能の影響で作業に集中できない

常にチャットで情報共有がされると都度通知が来てしまったり、既読マークが付いてしまうとすぐに返信しなければと考えてしまうため、どうしても1つ作業に集中できなくなってしまいます。
 
既読機能がないチャットツールや、通知の頻度などを細く設定できるツールもありますので、自分の作業時間を確保しつつ、大事な情報を逃さないための工夫が必要になります。

主なビジネスチャットツール

チャットワーク

「チャットワーク」ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、社内の情報共有が活発になります。
また、ビジネス向けのチャットツールであることから、プライベートはLINE、仕事はチャットワークとうまく使い分けをしている方も多いです。

■チャットワークの特徴

1.気軽にコミュニケーションが取れる
 LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができますし、スタンプ機能や返信機能など、機能が充実しています。
 
2. 既読機能がない
 既読機能がないのが特徴で、メッセージを自分のタイミングで確認できるため、作業に集中しやすくなります。

■チャットワークの主な機能

グループチャット

テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
また、返信機能もついているので、どのメッセージに対するメッセージなのかが分かりやすくなっています。
タスク管理

各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理することができます。
また、メッセージの内容を簡単にタスク化することができます。

■チャットワークの導入費用


https://go.chatwork.com/ja/price/

チャットワークは、無料で使うことができますが、グループチャット14個までの制限があります。
さらにグループチャット数を増やしたり、管理者機能などを付けるには有料プラン(400円/月(1人)〜)を契約する必要があります。
 

Slack

「Slack(スラック)」Where work happens

https://slack.com/intl/ja-jp

Slackもチャットワーク同様に、ビジネス向けのチャットツールです。
元々はIT業界の方(特にエンジニアの方)が多く利用していましたが、日本語化などに伴い、他の業界など様々なチームで利用されるようになってきました。

■Slackの特徴

1.他のサービスと連携させることができる
 例えば、タスク管理ツールと連携させれば、タスクの作成や完了の通知をSlackで流すことができるようになります。
 
2.カスタマイズ性が高い
 オリジナルの絵文字を作れたり、botを利用できたりと、自分好みのスペースにすることが可能です。

■Slackの主な機能

チャット

テキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用できるなど、様々な機能を使うことができます。
エンジニアなどの方がいれば、カスタマイズを行い、色々な情報をSlackに集約して情報共有のハブにすることも可能になります。
ファイル共有

チャットに添付されたファイルを一覧で閲覧することができます。

■Slackの導入費用


https://slack.com/intl/ja-jp/pricing

Slackは無料で使うことができますが、過去のメッセージの検索可能数を多くしたり(無料プランでは、10,000件まで)、Slackと連携できるサービスの数を増やすには、有料プランの契約(850円/月(1人)〜)が必要になります。
 

LINE WORKS

LINEとつながる唯一のビジネスチャット 「LINE WORKS」

https://line.worksmobile.com/jp/

LINE WORKSは、ビジネス版LINEとして、チャット以外にもカレンダー機能やフォルダ管理などができるグループウェアです。
LINEと同じユーザーインターフェースでチャットをすることができるので、LINEを使ったことがある人であれば、チャットの使い方に迷うことはありません。

■LINE WORKSの特徴

1. LINEと同じ感覚でチャットができる
 LINEと同じ使い方でチャットができるため、普段と同じ感覚で利用することができます。
 
2. チャット以外にも様々な機能が使える
 チャットだけでなく、メール・カレンダー・掲示板など。グループウェアとしての機能が豊富です。

■LINE WORKSの主な機能

掲示板
カテゴリーごとに掲示板を分類して、一覧で確認することができます。

掲示板にはコメントをすることができますし、既読の管理をすることもできます。

カレンダー
社内イベントなども含め、スケジュールの共有・管理ができます。

■LINE WORKSの料金


https://line.worksmobile.com/jp/home/price

無料トライアル期間(30日間)がありますが、基本的には有料プラン(300円/1人〜)で使うものになるので、無料トライアル期間中に様々な機能を試す必要があります。
 

ビジネスチャットのデメリットを解消するツール「Stock」

ビジネスチャットの最大のデメリットである、「大事な情報が流れていってしまう」。これを解消してくれるのが、情報共有ツールの「Stock」です。

Stock

「Stock(ストック)」チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

チャットツールだと、大事な情報は流れて行ってしまい、ファイル共有ツールだと管理するのが面倒という問題が解消されます。
また、ノート形式のツールなので、社内やチームの情報のしっかりと管理することが可能になります。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
チャットツールでやり取りしていると流れてしまう大事な情報などを、ノート形式で簡単に残すことができるので、必要な情報があちこちに分散することがありません。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITリテラシーに関係なく、使いこなすことができます。導入先の学習塾では、ITに詳しくない60代の方も利用しています。

■Stockの主な機能

ノート機能

ノートはフォルダ形式で管理できます。
また、各会議の議事録や書類のデータなどの管理としてだけでなく、関連する情報を一箇所にまとめるができます。
さらに、検索機能もありますので、必要な情報をすぐに取り出すことが可能です。
タスク管理

チームのタスクを一覧で管理することができます。
また、タスクはノートに紐づいた形で管理されるため、関連するタスクを一緒に管理することでタスク内容を正確に把握することが可能になります。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、テーマ毎にやり取りをできるのが特徴です。
ノートの内容に対してやり取りをするため、余計な会話や、テーマに関係のない会話が混じることはありません。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料で利用することができます。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合は、通常プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
ビジネスチャットのメリット・デメリットを把握した上で導入することで、より効果的にツールを活用できると思います。
 
また、チャットツールのデメリットである「情報が流れていってしまう」対策として、重要な情報をどのように管理するかについても考える必要があります。
 
是非、チャットツールの選定と共に、情報管理のツールについても検討してみてください。