皆さんは、どのような方法でプロジェクト管理を行なっていますでしょうか。
プロジェクト管理ツールやチャットツール 、エクセルなどを使って管理されている方が多いのではないかと思います。
 
しかし、ツールの選定を間違えてしまうと、誰も情報を投稿しなかったり、情報が体系的に管理されないなど、逆に管理が複雑になってしまい、余計な業務が発生してしまう可能性が高くなります。
 
特に様々なバックグラウンドの人が集まるプロジェクトでは、誰でも簡単に使いこなせることが大事になります。
そこで今回は、プロジェクト管理に最低限必要な機能と、最も簡単にプロジェクト管理ができるツール「Stock」をご紹介させていただきます。

 

プロジェクト管理に最低限必要な機能

プロジェクト管理ツールと言えば、多機能なツールが多いですが、実際に使う機能はそこまで多くないのではないでしょうか。その中で、最低限必要な機能は「ドキュメント管理」「タスク管理」「メッセージ」の3つが挙げられます。

ドキュメント管理

提案書や要件書、仕様書など、プロジェクトには多数のドキュメントが存在します。そして、それらは一度作って終わりではなく、何度も修正・加筆などでバージョンアップをしていきます。どうしても、普通の管理方法では煩雑になってしまうため、常に最新のドキュメントを閲覧できる環境が必要になります。
 
そのため、それらのドキュメントを適切な場所に管理することで、情報管理コストを大幅に下げることが可能になります。

タスク管理

プロジェクト管理には必須の機能ではないでしょうか。「誰が」「いつまでに」「何を」という情報が共有されていなければ、プロジェクトの円滑な進行の妨げになります。
 
また、タスクの内容はどのようなものなのか、関連するタスクにはどのようなものがあるかなどが分かる管理機能が必要になります。

メッセージ機能

プロジェクトに関するやり取りをするにはメッセージ機能が必要になります。常にプロジェクトメンバーが同じ場所にいると限らないため、どこにいてもスムーズなやり取りができるようにすると円滑に進めることができるかと思います。
 
メッセージ機能については、別途チャットツールを利用している方々が多いかと思いますが、複数のツールを使うことで、どこに何の情報があるか分からなくなる可能性があるため、できれば同じツールで使えるといいのではないでしょうか。

Stockとは?

「Stock(ストック)」チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockを使えば、チャットツールだと、大事な情報は流れて行ってしまい、ファイル共有ツールだと管理するのが面倒という問題が解消されます。
また、ノート形式のツールなので、プロジェクトの内容やドキュメントをきちんと残しながら、タスク管理やメッセージをすることが可能になります。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
チャットツールでやり取りしていると流れてしまう大事な情報などを、ノート形式で簡単に残すことができるので、必要な情報があちこちに分散することがありません。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITリテラシーに関係なく、使いこなすことができます。導入先の学習塾では、ITに詳しくない60代の方も利用しています。

■Stockの主な機能

ノート機能

ノートはフォルダ形式で管理できます。
また、画像や動画など、あらゆるファイルを添付することができるので、プロジェクトの議事録や書類のデータだけでなく、関連する情報を一箇所にまとめるができます。
さらに、検索機能もありますので、必要な情報をすぐに取り出すことが可能です。
タスク管理

チームのタスクを一覧で管理することができます。
また、タスクはノートに紐づいた形で管理されるため、例えばプロジェクトの要件や議事録に関連するタスクを一緒に管理することができ、タスク内容を正確に把握することが可能になります。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、プロジェクトの各テーマ毎にやり取りをできるのが特徴です。
ノートの内容に対してやり取りをするため、余計な会話や、テーマに関係のない会話が混じることはありません。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合は、通常プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

Stockを使ったプロジェクト管理の事例

多くの企業がプロジェクト管理にStockを採用しています。もちろん1つのプロジェクトでもご利用いただけますが、特に、複数プロジェクトでのご利用で非常に好評です。

サイバーステップ株式会社の事例

「複数プロジェクトが同時並行で動く弊社には、Stockがもう欠かせません」
———サイバーステップ株式会社 海外サービスグループ マネージャー 高橋亮太様

https://www.stock-app.info/voice_detail_cyberstep.html

株式会社サイバーステップ様では、ゲーム開発に携わる、開発・マーケティング・運営の部署のメンバーの、合計60~70名程で、Stockをご利用いただいております。
 
Stockを導入された経緯は、元々はチャットツールを軸に仕事をされておりましたが、チャットツールを使うと、様々なテーマの話題が大量に飛び交うことになり、情報を捌ききることができない状態になられておりました。
 
しかし、Stockを使うことで、必要なタイミングで、必要な情報に即座にアクセスできるようになり、チームの業務効率が劇的に向上しました。

株式会社アイリッジ(現:フィノバレー株式会社)の事例

「新規事業のプロジェクト運営に必要な情報は、Stockをベースに管理しています」
———株式会社アイリッジ(現:株式会社フィノバレー) FinTech事業推進チーム 渡邉大翼様

https://www.stock-app.info/voice_detail_iridge.html

株式会社アイリッジ(現:株式会社フィノバレー)様では、新規事業にあたる『Fintech事業』で、現在12~13名のチームで、Stockをご利用いただいております。
 
Stockを導入された経緯は、元々チャットツールを使って仕事をされていましたが、チャットツールではやり取りした情報が、ことごとく流れていってしまいますが、チーム内で情報をまとめて残しておかなければならない場面が数多くあり、その点が非常に大きな悩みとなられていました。
 
しかし、Stockを使うことで、当初困っていた『情報が流れていく』という問題が、綺麗に解消し、プロジェクトに必要な情報をすべて一か所で管理することができるようになり、とても仕事がしやすくなりました。
また、必ずしもITに強いメンバーばかりではない方々でも、Stockは誰もが説明なしですぐに使いこなせていました。

株式会社シタシオンジャパンの事例

「情報共有ツールひとつで、こんなにも働き方が変わるのかと衝撃的でした」
———株式会社シタシオンジャパン 代表取締役社長 田村大輔様
株式会社シタシオンジャパン様では、企業様向けサービスとして、全部で4事業を展開されており、従業員35名前後でご利用いただいております。
 
Stockを導入された経緯は、常時50~100案件のプロジェクトが同時並行で動いている上に、各プロジェクトとも非常に活発なので、どうにか効率的に情報管理したいという強い要望がありました。
 
Stockを使うことで、『情報を残す場所はStock』ということでルールが統一されましたし、何か社内の情報を探す場合にはStockだけを探せば良いという状態になりました。
 
また、チャットツールではなく、Stockを導入した理由は、チャットツールだと、すべての情報がことごとく流れて行ってしまい、情報の管理ができないが、Stockは、集めた情報や全員で共有すべき情報がしっかりと残っていて、いつでも振り返ることができるという点になります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
プロジェクトでは規模の大きさに関わらず複数人が関わるため、情報共有は非常に大事になります。
 
Stockは、誰でも簡単に情報を残せるツールですので、情報がきちんと残るだけでなく、後から振り返る際にもすぐに必要な情報にたどり着くことができます。
 
是非Stockを使って、プロジェクト管理をしてみていただけると嬉しいです!