普段どのような形で情報共有をしていますでしょうか。
 
まだまだメールや電話、会議での共有が多いのではないかと思いますが、共有漏れやうまく伝えわっていなかったりなど、悩んでいる方も多いかと思います。
 
一方、情報共有アプリを導入しても、しっかりと自分の目的に沿ったものを導入しなければ、業務の効率化に失敗してしまったり、結局使われなくなってしまうこともあります。
 
情報共有アプリと言っても、使い方によって様々なものがありますので、今回は、目的別に使えるアプリをご紹介させていただきます。

 

情報共有の重要性とは?

①業務効率化に繋がる

情報共有をすることで、それぞれが必要な情報にすぐにアクセスすることが可能になります。
そのため、情報を探す時間が削減されるだけでなく、今まで打ち合わせや事前確認にかけていた時間も減らすことができます。

②知識の格差が無くなる

プロジェクトに関する要件やノウハウなど、限られた人だけでなく、関わっているメンバーが同じような情報を得ることが可能になります。
情報の共有がされていれば、何か問題が起きた時の解決策などを調べることなく、すぐに得ることができます。

③部署間を超えた連携がスムーズになる

常に情報がオープンにされた状態であれば、他部署との連携もスムーズになります。
お互いの情報を事前に確認しておくことや、認識齟齬を防ぐことも可能になります。

情報共有アプリを使うメリット

①社内コミュニケーションが円滑になる

情報共有アプリは手軽に投稿ができるため、電話やメールと違い、多くのコミュニケーションを取ることが可能になります。
 
そのため、多くの情報が共有されやすくなったり、社内のコミュニケーションが円滑になるため、今まで以上に生産性の高い業務をすることができます。

②常に最新の情報を閲覧できる

ファイル管理などをしていると、どの情報が最新なのかが一目で分からなくなることも多いですが、情報共有アプリでは、常に最新の状態になっているため、混乱することがありません。
 
また、過去の履歴も見やすく、業務がどのような流れで進んでいるのかまで把握できるので、全体像を掴みやすくなります。

③業務内容やノウハウの共有が楽になる

情報共有アプリを使うことで、一括で情報管理をすることが可能になります。アナログ管理とは違い、必要な情報を探す時間をかなり削減することができます。
 
そのため、業務の内容やノウハウをアプリで管理することで、いつでもどこでも必要な時に情報を取り出すことができるようになります。

目的別におすすめする情報共有アプリ10選

情報をきちんと残しておきたいなら「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
チャットツールのように情報が流れていってしまうことがなく、ファイルストレージのような面倒さが無いため、社内の必要な情報を簡単に残し、共有することが可能になります。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
 チャットツールでやり取りしていると流れてしまう大事な情報などを、ノート形式で簡単に残すことができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITリテラシーに関係なく、使いこなすことができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
テキスト情報だけでなく、画像、動画などあらゆるファイルを添付することができます。
タスク管理

個人的なタスク管理だけなく、チームのタスクを一覧で管理することができます。
特に、ノートに紐づけてタスク管理できるのが特徴で、作業内容などを確認しながらタスク内容を進めることが可能になります。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるのが特徴です。
ノートの内容に対してのみのやり取りをするため、余計な会話が混じることはありません。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
容量を増やしたり、使える機能を増やしたりと、無料プランの範囲内以上に使いたい場合も、1人あたり月額400~500円程度で利用することができます。

リアルタイムコミュニケーションを重視するなら「チャットワーク」

「チャットワーク」|ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネス向けのチャットツールです。
メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、社内の情報共有が活発になります。

■チャットワークの特徴

1.気軽にコミュニケーションが取れる
 LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができますし、スタンプ機能や返信機能など、機能が充実しています。
 
2. 既読機能がない
 既読機能がないのが特徴で、メッセージを自分のタイミングで確認できるため、作業に集中しやすくなります。

■チャットワークの主な機能

グループチャット

テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
また、返信機能もついているので、どのメッセージに対するメッセージなのかが分かりやすくなっているため、会話の流れが分かりやくなっています。
タスク管理

各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理することができます。
自分のタスクだけでなく、他メンバーのタスクも見ることができるため、各グループ内でどのようなタスクが発生しているかを管理できます。

■チャットワークの導入費用

https://go.chatwork.com/ja/price/

チャットワークは、無料で使うことができますが、グループチャット数の制限(14個まで)があります。
グループチャット数を増やしたり、管理者機能などを利用するためには有料プラン(400円/月(1人)〜)を契約する必要があります。
 

ファイル管理を重視するなら「Dropbox Business」

「Dropbox Business」|新しい働き方を実現するワークスペース

https://www.dropbox.com/business

Dropbox Businessは、ビジネス版のオンラインストレージサービスです。
様々なファイルを一箇所で管理することができる他、共有も簡単なため、社内のファイルを一括管理するのに適しています。

■Dropboxの特徴

1.全てクラウド上に保存することができる
 端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
 
2.他人との共有が簡単
 簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。

■Dropboxの主な機能

ファイル管理

フォルダ階層形式でファイルを管理することができます。
見慣れたユーザーインターフェイスのため、特に迷うことなく使うことができるのが特徴です。
また、共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することもできます。

■Dropboxの導入費用


https://www.dropbox.com/business/plans-comparison

30日間の無料トライアルがついていますが、有料プラン(1250円/月(1人あたり)〜)の契約が必要になります。
もし、使い勝手が気になる場合は、個人向けのDropboxを使って無料で何ヶ月か試してみるといいかもしれません。
 

社内イベントなどの情報も共有したいなら「Workplace by Facebook」

「Workplace by Facebook」|チームとの共同作業を効率的に行えるスペース

https://www.facebook.com/workplace

Workplace by Facebookは、Facebookが提供しているビジネス向けのコラボレーションツールです。
Facebookとは異なり、個人単位ではなく、チーム単位でページを作ることになります。

■Workplace by Facebookの特徴

1. Facebookと使い方が似ている
 FacebookのUIとほとんど同じのため、Facebookを利用している人であれば違和感なく使うことができます。
 
2. 他社サービスとの連携が充実している
 Facebookとは異なり、ビジネス向けであることから、Google Driveとの連携やチャットボットなど、ビジネス向けにカスタマイズがしやすいものになっています。

■Workplace by Facebookの主な機能

グループ

掲示板として各グループを使って投稿することができます。
グループ単位で投稿ができるため、掲示板として使いながらコミュニケーションもすることができます。
イベント

「今日のイベント」や「今週末のイベント」など、社内で行われるイベントを登録することができます。
飲み会や交流イベントなどを登録することで、チームメンバーの出欠確認までできるようになります。

■Workplace by Facebookの料金

Workplace by Facebookは、無料でも利用することができます。
プレミアムプラン($3/月(1アクティブユーザー))を契約すると、管理者機能やセキュリティに関する機能が利用できるようになります。
 

タスク管理に特化したものを使うなら「Trello」

「Trello」|みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール

https://trello.com/

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。

■Trelloの特徴

1.直感的な操作性
 付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加することができます。
 
2.タスクの進捗が管理しやすい
 タスクをカードのように並べ、ドラッグ&ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすくなります。

■Trelloの主な機能

タスク管理

カードのように並べるビジュアルと、直感的な操作性で簡単にタスク管理することができます。
また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちのようなステータスを管理することもできます。

■Trelloの料金


https://trello.com/pricing

基本的には無料で利用することができますが、タスクに添付できるファイル容量を増加(無料プランは10MBまで)させたり、権限機能を付けるには、有料プラン($9.99/月〜)の契約が必要になります。
 

多機能なツールを使いたいなら「LINE WORKS」

「LINE WORKS」|LINEとつながる唯一のビジネスチャット

https://line.worksmobile.com/jp/

LINE WORKSは、ビジネス版LINEとして、チャットだけでなく、カレンダー機能やフォルダ管理などができるグループウェアです。

■LINE WORKSの特徴

1. LINEと同じ感覚でチャットができる
 LINEと同じ使い方でチャットができるため、普段と同じ感覚で利用することができます。
 
2. チャット以外にも様々な機能が使える
 チャットだけでなく、メール・カレンダー・掲示板など。グループウェアとしての機能が豊富です。

■LINE WORKSの主な機能

掲示板
カテゴリーごとに掲示板を分類して、一覧で確認することができます。

掲示板にはコメントをすることができ、LINE同様に既読管理をすることもできます。

カレンダー
社内イベントなども含め、スケジュールの共有・管理ができます。

■LINE WORKSの料金

https://line.worksmobile.com/jp/home/price

30日間の無料トライアル期間がありますが、有料プラン(300円/月(1人))で使うものになるので、無料トライアル期間中に様々な機能を試す必要があります。
 

エンジニアが多い組織で使うなら「Backlog」

「Backlog」|オンライン プロジェクト管理 & コラボレーションツール

https://www.backlog.jp/

Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を一括管理できるプロジェクト管理アプリです。
エンジニアの方に多く使われるツールになっています。

■Backlogの特徴

1.進捗を視覚的に把握できる
 ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、進捗の把握が視覚的にできます。
 
2.タスクに関するコミュニケーションができる
 コメント以外に、絵文字やアイコン、スター機能を使ってコミュニケーションができるので、単なるタスク管理ツールよりもコミュニケーションが活発になりそうです。

■Backlogの主な機能

タスク管理

期限だけでなく、ステータスや優先度などの設定することができます。また、ガントチャート表示にも対応しています。

Wiki

マークダウン形式でwikiを書くことができます。
開発要件などの情報をタスクではなく、wikiとして残すことが可能です。

■Backlogの料金


https://www.backlog.jp/

1プロジェクト10人までであれば、無料で利用することができます。
プロジェクト数を増やしたり、ユーザー数を増やす場合には、有料プラン(2400円/月〜(1チームあたり))の契約が必要になります。
 

グループウェアとして使いたいなら「サイボウズOffice」

グループウェア「サイボウズOffice10」

https://products.cybozu.co.jp/office/

サイボウズOfficeは、国内のグループウェア市場で10年連続シェア1位のグループウェアです。

■サイボウズOfficeの特徴

1.個人単位で機能のオン/オフができる
 ユーザー毎に設定できるので、不要なアプリケーションを非表示にすることができます。
 
2.未読を一覧で見れる
 未読の通知をまとめて処理したり、機能ごとに未読の処理ができます。

■サイボウズOfficeの主な機能

掲示板
社内のお知らせを書いておくだけでなく、コメント機能はもちろん、「いいね!」をはじめとするリアクション機能もついているので、一方的な発信になるのを防いでくれます。
Todoリスト
トップページやスケジュールにタスクの期限が表示されるので、タスク漏れを防ぐことができます。
カレンダー
指定したユーザーや部門内のユーザーの予定を一覧で確認できたり、設備の予約をすることができます。
ファイル共有
複数階層のフォルダを作成し、ファイルの管理をすることができます。

■サイボウズOfficeの料金

サイボウズOfficeは無料お試しが30日間ありますが、それ以降は有料プラン(500円/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 

社内SNSのように情報を流していきたいなら「トークノート」

「トークノート」|いい会社をつくる社内SNS

https://talknote.com/

トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内SNSですので、コミュニケーションが中心になりますが、社内掲示板として利用することもできます。

■トークノートの特徴

1.シンプルなデザイン
 誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます。
 
2.管理機能が充実している
 既読・未読の管理やタスク管理など、メンバーの管理機能に加え、必要な機能が備わっています。

■トークノートの主な機能

グループ

グループでは、テーマごとに投稿することができますので、社内掲示板として利用することができます。
また、投稿内容に関してコメントやスタンプで返信することもできるので、掲示板の内容に対してのコミュニケーションが簡単です。
タスク

作成したタスクは、期限と共に一覧で確認することができます。

■トークノートの料金

https://talknote.com/price/index.php

無料トライアルはついていますが、無料期間が14日間と限られています。
有料プランの場合には、初期費用の他、1ユーザーあたりの月額費用が発生しますが、詳細の記載がないため、問い合わせをする必要があります。
 

日報を使ったコミュニケーションを促進したいなら「gamba!」

「gamba!」国内最大級の日報共有アプリ

https://www.getgamba.com/

gamba!は、社内SNS型の日報共有アプリです。
テキストで日報を共有することに加え、チーム間の仕事に対する目標や達成状況も共有することができます。

■gamba!の特徴

1.SNS型の日報
 日報を書くだけでなく、日報に対していいねやコメント、スタンプ、足あと機能が付いています。
 
2. 手軽に日報を書ける
 テンプレート機能や、Googleカレンダーとの連携など、簡単に日報を書ける仕組みが備わっています。

■gamba!の主な機能

日報機能

ただ日報を書くだけでなく、日報を元にコミュニケーションができたり、日報からノウハウの共有ができたりと、社内の情報共有としての利用ができます。

■gamba!の導入費用


https://www.getgamba.com/

gamba!は15日間の無料お試し期間がありますが、それ以降は有料プラン(月800円〜/人)を契約する必要があります。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
今回は目的別に情報共有アプリをご紹介させていただきましたが、適当に導入するのではなく、きちんと目的にマッチしたものを選択することで、アプリの特徴を最大限活かして業務をすることが可能になります。
 
是非、今一度、どのような使い方で情報共有をするのかを明確にしていただき、目的に合うアプリを試していただければと思います。