会議の度に作成される議事録ですが、皆さんはどのように作成し、管理していますでしょうか。
                              
「議事録を作成するのにツール?」と思われるかもしれませんが、ツールを使うことで作成者の手間や、共有漏れのリスクなどを大幅に減らすことが可能になります。
                              
また、議事録だけでなく、様々なドキュメントに対応しているツールもあるため、社内のドキュメント管理を一括で行うこともできます。
                              
そこで今回は、議事録作成に役立つツールをご紹介させていただきます。

 

議事録作成に役立つツールを使うメリット

①リアルタイムで議事録を作成できる

ツールを使えば、今までのように、「会議中にメモを取り、終了後に議事録を作成する」という方法で議事録を書く必要がありません。
                              
会議中に議事録を作成し、リアルタイムに共有することで、確認漏れを防ぐことができたり、会議後に作成にする時間を削減することが可能になります。

②共有が簡単

ツールを使えば、クラウド上で議事録を管理することができるため、わざわざメール添付で共有をする必要がありません。
                              
また、上述の通り、会議中に共有することが可能にもなるため、余計な手間がかかりません。

③後から振り返ることができる

クラウド上で議事録を管理しておけば、いつでも振り返って確認し直すことが可能になります。
                              
そのため、例えば、過去の議事録を見たい場合も、メールを探し回る必要がなく、ツール上ですぐに探し出すことができます。

議事録作成に役立つツール5選

誰もが簡単に使えるシンプルさを求めるなら「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ファイルストレージのような面倒さが無いため、議事録などのドキュメントを簡単に残すことができます。
また、チャットツールのように情報が流れていってしまうことがないので、共有された議事録を後から探すのに時間がかかってしまうこともありません。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
 ノート形式で簡単に残すことができるため、議事録などのドキュメント作成に最適です。
                              
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
そのため、各部署やプロジェクトごとに議事録の管理をすることが可能になります。
また、ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができるので、議事録一緒に関連するタスクを設定することができます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
議事録であれば、議事録に関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
容量を増やしたり、管理機能を強化する場合など、有料プランで利用しても、1人あたり月額400~500円程度となっています。

多彩な機能を求めるなら「Evernote」

「Evernote」|すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。

https://evernote.com/intl/jp/

Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリです。
ノート形式のツールなので、議事録作成ツールとしても利用することができます。

■Evernoteの特徴

1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
 テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます。
                              
2.webクリッパー機能
 Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なため、簡単に共有・管理できます。

■Evernoteの主な機能

ノート

テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができるため、議事録に音声データやホワイトボードの画像を添付して残すことができます。
Webクリッパー

Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存することができます。
ドキュメントの参考情報として、議事録と共に一緒に管理をすることが可能です。

■Evernoteの料金


https://evernote.com/intl/jp/get-started

Evernoteは無料でも利用することができます。
容量を増加したり、同期できる端末を無制限(無料プランでは同期端末が2台まで)にするには、有料プラン(3100円/年〜(1人あたり))を契約する必要があります。

クリエイティブなドキュメントを求めるなら「Dropbox Paper」

「Dropbox Paper」|クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメント

https://www.dropbox.com/ja/paper

Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

■Dropbox Paperの特徴

1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
チェックリストを付けたり、記載内容に対してコメントを付けれるなど、付加機能が豊富にあります。
                              
2. Dropbox内のファイルとの連携
Dropbox Paper内にDropboxに保管されたファイルを貼り付けることができるだけでなく、1クリックで開くことができます。

■Dropbox Paperの主な機能

ドキュメント作成

写真や動画の挿入はもちろんのこと、チェックリストを作成したり、表の作成もできますので、議事録を作成しながら、ToDoの管理や簡単な資料を作ることもできます。
Dropbox Paperの中でDropboxのフォルダへリンクをし、ファイルの中身を見ることができるので、関連したファイルとの紐付けが容易です。

■Dropbox Paperの料金

Dropbox Paperは、無料で利用することができます。

自由自在にドキュメント作成をしたいなら「Onenote」

「Microsoft OneNote」 | デバイスに対応したデジタルノート作成アプリ
https://products.office.com/ja-jp/onenote/digital-note-taking-app
OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。
主な機能はEvernoteに似ており、完全無料で端末制限なく使えるのが特徴です。

■Onenote特徴

1. テキストや画像を自由に配置できる
ワードとは異なり、テキストや画像をノート内に自由に配置することが可能なため、自由度が高いドキュメント作成が可能になります。
                              
2. Officeソフトの連携
例えば、ノートにエクセルを貼り付けた場合には、1クリックでエクセルが立ち上がるため、わざわざダウンロードする必要がありません。

■Onenoteの主な機能

ノート

手書きやリストなど様々な記入方法に対応していますので、議事録作成中のメモとしても利用することができます。
PDFエクスポート
ノートを簡単にPDF形式で出力できるため、議事録をメールに添付しなければならない場合や、印刷したりする際には便利な機能になります。

■Onenoteの料金

Onenoteは完全無料で使えますが、保存先がOnedriveとなるため、Onedriveの容量を越えた場合には、Onedriveの費用を払う必要があります。

議事録に特化したツールを求めるなら「GIJI」

「GIJI」|リアルタイム議事録共有サービス

https://web.giji.io/

GIJIは、議事録作成に特化したリアルタイムの共有サービスです。
そのため、作成を手助けする機能が豊富に揃っています。

■GIJIの特徴

1. 議事録作成に特化している
議事録に特化したエディタで、誰でも分かりやすい議事録を作成することができます。
                              
2. 直感的なユーザーインターフェース
誰でも簡単に議事録作成ができるよう、様々な操作が直感的に行えるようになっています。

■GIJIの主な機能

議事録作成

複数人での同時編集に対応しており、直感的な操作でインデントの変更やラベル付けなどをすることができます。
また、作成した議事録の共有と承認までがスムーズに行えます。

■GIJIの料金


https://web.giji.io/#topCont3

GIJIは、無料でも利用することができます。
ユーザー数や容量を無制限にしたり、変更履歴機能などを利用するには、有料プラン(500円/月(1人あたり))に契約が必要になります。
※学校や非営利団体の方は、有料プランの内容を無料で利用することができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
                              
議事録作成に役立つツールを使うことで、時間を効率的に使えるようになるため、本来の業務に集中することができるのではないでしょうか。
                              
また、議事録作成以外でも使えるツールが多いため、例えばプロジェクトの要件や作業内容を記載したりなど、普段の業務全般で利用することができます。
                              
是非今回ご紹介させていただいたツールをお試しいただき、業務効率化に役立ててみてください。

 
 

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。