会議の度に作成される議事録ですが、皆さんはどのように作成し、管理していますでしょうか。
 
「議事録を作成するのにツール?」と思われるかもしれませんが、ツールを使うことで作成者の手間や、共有漏れのリスクなどを大幅に減らすことが可能になります。
 
また、議事録だけでなく、様々なドキュメントに対応しているツールもあるため、社内のドキュメント管理を一括で行うこともできます。
 
そこで今回は、議事録作成に役立つツールをご紹介させていただきます。

 

議事録作成に役立つツールを使うメリット

①リアルタイムで議事録を作成できる

ツールを使えば、今までのように、「会議中にメモを取り、終了後に議事録を作成する」という方法で議事録を書く必要がありません。
 
会議中に議事録を作成し、リアルタイムに共有することで、確認漏れを防ぐことができたり、会議後に作成にする時間を削減することが可能になります。

②共有が簡単

ツールを使えば、クラウド上で議事録を管理することができるため、わざわざメール添付で共有をする必要がありません。
 
また、上述の通り、会議中に共有することが可能にもなるため、余計な手間がかかりません。

③後から振り返ることができる

クラウド上で議事録を管理しておけば、いつでも振り返って確認し直すことが可能になります。
 
そのため、例えば、過去の議事録を見たい場合も、メールを探し回る必要がなく、ツール上ですぐに探し出すことができます。

議事録作成でツールを使う際のポイント

①テンプレートを活用する

議事録の項目や参加者など、あらかじめ決まった形式がある場合にはテンプレートを活用することで時間削減につながります。
テンプレートを呼び出すだけで、すぐに各項目の内容を記載することができるため、効率的に議事録を作成することが可能になります。

②内容に関するやり取りをツール上でする

会議後のやり取りなど、ツール上でやり取りをすることで、議事録と一緒に管理ができるようになります。
そのため、何についての会話かを把握するのが簡単になり、議事録のアップデートなども容易になります。

③会議で決まったToDoをタスク化する

議事録とともにタスクを管理すると、会議の内容を確認しながら進めることができるため、認識の齟齬が起きづらくなります。
次の会議の際に、前回からの進捗の把握もしやすくなり、スムーズな会議の進行に役立ちます。

議事録作成に役立つツール10選

誰もが簡単に使えるシンプルさを求めるなら「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ファイルストレージのような面倒さが無いため、議事録などのドキュメントを簡単に残すことができます。
また、チャットツールのように情報が流れていってしまうことがないので、共有された議事録を後から探すのに時間がかかってしまうこともありません。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
 ノート形式で簡単に残すことができるため、議事録などのドキュメント作成に最適です。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
そのため、各部署やプロジェクトごとに議事録の管理をすることが可能になります。
また、ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができるので、議事録一緒に関連するタスクを設定することができます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
議事録であれば、議事録に関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
容量を増やしたり、管理機能を強化する場合など、有料プランで利用しても、1人あたり月額400~500円程度となっています。

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使った議事録の作成・共有を実施している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、ワードで議事録の管理をしていましたが、ファイル形式の管理は開くのがいちいち面倒なことが致命的となり、情報の確認漏れが出てしまうことに悩まれていました。
 
そのような中、Stockを利用して、議事録を管理するようにしたことで、今までの悩みが驚くほど解消されたということです!
 
 
 

多彩な機能を求めるなら「Evernote」

「Evernote」|すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。

https://evernote.com/intl/jp/

Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリです。
ノート形式のツールなので、議事録作成ツールとしても利用することができます。

■Evernoteの特徴

1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
 テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます。
 
2.webクリッパー機能
 Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なため、簡単に共有・管理できます。

■Evernoteの主な機能

ノート

テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができるため、議事録に音声データやホワイトボードの画像を添付して残すことができます。
Webクリッパー

Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存することができます。
ドキュメントの参考情報として、議事録と共に一緒に管理をすることが可能です。

■Evernoteの料金

Evernoteは無料でも利用することができます。
容量を増加したり、同期できる端末を無制限(無料プランでは同期端末が2台まで)にするには、有料プラン(3100円/年〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 

クリエイティブなドキュメントを求めるなら「Dropbox Paper」

「Dropbox Paper」|クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメント

https://www.dropbox.com/ja/paper

Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

■Dropbox Paperの特徴

1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
チェックリストを付けたり、記載内容に対してコメントを付けれるなど、付加機能が豊富にあります。
 
2. Dropbox内のファイルとの連携
Dropbox Paper内にDropboxに保管されたファイルを貼り付けることができるだけでなく、1クリックで開くことができます。

■Dropbox Paperの主な機能

ドキュメント作成

写真や動画の挿入はもちろんのこと、チェックリストを作成したり、表の作成もできますので、議事録を作成しながら、ToDoの管理や簡単な資料を作ることもできます。
Dropbox Paperの中でDropboxのフォルダへリンクをし、ファイルの中身を見ることができるので、関連したファイルとの紐付けが容易です。

■Dropbox Paperの料金

Dropbox Paperは、無料で利用することができます。
 

自由自在にドキュメント作成をしたいなら「Onenote」

「Microsoft OneNote」 | デバイスに対応したデジタルノート作成アプリ
https://products.office.com/ja-jp/onenote/digital-note-taking-app
OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。
主な機能はEvernoteに似ており、完全無料で端末制限なく使えるのが特徴です。

■Onenote特徴

1. テキストや画像を自由に配置できる
ワードとは異なり、テキストや画像をノート内に自由に配置することが可能なため、自由度が高いドキュメント作成が可能になります。
 
2. Officeソフトの連携
例えば、ノートにエクセルを貼り付けた場合には、1クリックでエクセルが立ち上がるため、わざわざダウンロードする必要がありません。

■Onenoteの主な機能

ノート

手書きやリストなど様々な記入方法に対応していますので、議事録作成中のメモとしても利用することができます。
PDFエクスポート
ノートを簡単にPDF形式で出力できるため、議事録をメールに添付しなければならない場合や、印刷したりする際には便利な機能になります。

■Onenoteの料金

Onenoteは完全無料で使えますが、保存先がOnedriveとなるため、Onedriveの容量を越えた場合には、Onedriveの費用を払う必要があります。
 

議事録に特化したツールを求めるなら「GIJI」

「GIJI」|リアルタイム議事録共有サービス

https://web.giji.io/

GIJIは、議事録作成に特化したリアルタイムの共有サービスです。
そのため、作成を手助けする機能が豊富に揃っています。

■GIJIの特徴

1. 議事録作成に特化している
議事録に特化したエディタで、誰でも分かりやすい議事録を作成することができます。
 
2. 直感的なユーザーインターフェース
誰でも簡単に議事録作成ができるよう、様々な操作が直感的に行えるようになっています。

■GIJIの主な機能

議事録作成

複数人での同時編集に対応しており、直感的な操作でインデントの変更やラベル付けなどをすることができます。
また、作成した議事録の共有と承認までがスムーズに行えます。

■GIJIの料金

ユーザー数や容量を無制限にしたり、変更履歴機能などを利用するには、有料プラン(500円/月(1人あたり))に契約が必要になります。
 

海外の議事録作成ツールなら「minutes.io」

「minutes.io」|the best meeting tool since pen & paper

https://minutes.io/welcome

「minutes.io」は、ドイツ発の議事録アプリで、メモ感覚で議事録が作成できます。しかし、日本語対応はされていません。

■minutes.ioの特徴

1. シンプルな構造
箇条書きで書くように議事録のテーマや決定事項を入力することができるので、素早く作成することが可能になります。
 
2. アカウント不要で試せる
通常のサービスはお試しの場合でも会員登録が必要ですが、minutes.ioはアカウント不要で機能を試すことができます。

■minutes.ioの主な機能

議事録作成

議事録を記載するだけでなく、ワンクリックで印刷をしたり、メール送信することができます。

■minutes.io料金


https://minutes.io/welcome#plans

会員登録をすることなく無料で試することができますが、実際に利用するには、有料プラン($9/月〜(1人あたり))の契約が必要になります。
 

エンジニアの会議で使うなら「Qiita:Team」

「Qiita:Team」|生産性を向上させる情報共有ツール

https://teams.qiita.com/

Qiita:Teamは、日報や議事録などのドキュメント作成・共有ツールです。
主に、エンジニアチームを中心として利用されており、属人的なノウハウや技術要件が共有され、組織の見える化を進めることができます。

■Qiita:Teamの特徴

1. 簡単に書けて簡単に共有できる
テンプレート機能を利用して読みやすくきれいなドキュメントを作成・共有することができます。
 
2. 他ツールとの連携機能が豊富
Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールとの連携や、Webhook機能使った連携も可能です。

■Qiita:Teamの主な機能

ドキュメント作成

Markdownやテンプレート機能に対応しており、エンジニアにとっては慣れた形式で作成することができます。また、作成したドキュメントもすぐにフィードに投稿できるため、共有も簡単です。

■Qiita:Teamの導入費用


https://teams.qiita.com/pricing/

30日間の無料トライアルがついていますが、基本的には有料プラン(1490円/月(3人まで)〜)の契約が必要になります。
メンバー数に応じて料金が変動(機能に違いはない)するシンプルなスタイルです。
 

プロジェクト管理ツールと連携するなら「Confluence」

「Confluence」|チームコラボレーションソフトウェア

https://ja.atlassian.com/software/confluence

Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを開発しているAtlassianが提供する、Wikiツールです。
エンジニアに利用されているプロジェクト管理ツール「JIRA」と連携して利用することで、プロジェクトに関する議事録をまとめて管理することが可能になります。

■Confluenceの特徴

1. JIRAと連携できる
既にJIRAを利用している場合には、Confluenceと連携することができるため、プロジェクトに関する議事録の共有が簡単になります。
 
2. 細かい権限設定
きめ細かい権限設定により、メンバーの閲覧や編集を制御することができます。

■Confluenceの主な機能

ドキュメント管理


テキスト情報以外にOffice文書や画像等を共有できます。また、バージョン管理、プレビュー、全文検索などにも対応しています。

■Confluenceの料金


https://ja.atlassian.com/software/confluence/pricing

7日間の無料トライアルを利用することができますが、基本的には有料プランへの契約が必要になります。
人数によって単価が異なるため、利用人数を確認した上で料金の確認をした方が良いです。また、JIRAを既に利用している場合には、無料でConfluenceの利用ができます。
 

会議の内容を個人的なメモとして残しておきたいなら「Simplenote」

Simplenoteは、簡単にメモやアイディアなどを残しておけるノートツールです。
ノートをフォルダではなく、タグで管理するのが特徴的なツールです。
「Simplenote」|The simplest way to keep notes.

https://simplenote.com/

■Simplenoteの特徴

1. Markdownが使える
メモアプリでは珍しく、マークダウンに対応しています。
 
2. 完全無料で使える
無料ながら、マークダウンやバックアップ機能を使うことができます。

■Simplenoteの主な機能

ノート

シンプルな構成になっていて、タイトルなども存在しません。
Markdown形式で入力することも可能です。

■Simplenoteの料金

Simplenoteは完全無料で全ての機能を利用でき、有料プランはありません。
 

複数人で議事録を共同編集したいなら「Docbase」

「DocBase」|ストレスフリーなドキュメント共有ツール

https://docbase.io/

DocBaseは、様々な人やツールに分散していた情報を一元管理できるドキュメント共有ツールです。
柔軟な権限設定とシンプルな機能で、誰でも簡単にきれいなドキュメントを作ることができます。

■DocBaseの特徴

1. 同時編集機能に対応している
1つのメモを複数人で同時編集することができるため、リアルタイムでドキュメントを作り上げることができます。
 
2. 高い安全性
2段階認証への対応のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。

■DocBaseの主な機能

文書作成

Markdownやテンプレート機能に対応しており、リアルタイムプレビューで入力内容を確認しながら、ドキュメントを作成することができます。

■DocBaseの導入費用


https://docbase.io/#plan

30日間の無料体験がついていますが、基本的には有料プラン(900円/月(3人まで)〜)の契約が必要になります。
利用人数を増やしたり、ストレージ容量が増えるごとに料金が変わります。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
議事録作成に役立つツールを使うことで、時間を効率的に使えるようになるため、本来の業務に集中することができるのではないでしょうか。
 
また、議事録作成以外でも使えるツールが多いため、例えばプロジェクトの要件や作業内容を記載したりなど、普段の業務全般で利用することができます。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールをお試しいただき、業務効率化に役立ててみてください。