情報共有ツールを導入している企業の方々も多いかと思いますが、使いこなせていますでしょうか？
導入してみたもののなかなか効果の出ていない方々も多いのではないのでしょうか。
また、これから導入してみたいが、どんなツールを選べば分からないという方もいるかと思います。
そこで今回は、情報共有ツールのメリットとデメリット、そして話題のツールについてご紹介させていただきたいと思います。
目次
- 1 情報共有ツールのメリット
- 2 情報共有ツールのデメリット
- 3 今話題の情報共有ツール9選
- 3.1 チームの情報を簡単に共有したいなら「Stock」
- 3.2 多くの機能を使いたいなら「Evernote Business」
- 3.3 ファイルを中心に共有するなら「Dropbox Business」
- 3.4 ドキュメント作成に特化したいなら「Docbase」
- 3.5 エンジニア向けの情報共有なら「Qiita:Team」
- 3.6 社内外でチャットコミュニケーションをするなら「チャットワーク」
- 3.7 グループウェアのように使いたいなら「LINE WORKS」
- 3.8 チャット機能をカスタマイズでしたいなら「Slack」
- 3.9 Facebookのように使いたいなら「Workplace by Facebook」
- 4 まとめ
情報共有ツールのメリット
①円滑なコミュニケーションが期待できる
従来のメールや電話に比べ、気軽にやり取りができることから、社内外含めて円滑なコミュニケーションの増加が期待できます。
また、社内では業務に関する内容だけでなく、社内イベント情報や社員のお祝いなどの共有も行うことができるため、よりメンバー同士が密接な関係を築くことに役立ちます。
②情報の整理が楽になる
ツールを利用することで、グループ毎にドキュメントやコンテンツを管理することができるようになり、情報を構造化して整理をすることが簡単になります。
整理された状態を作り出すことで、すぐに情報に辿り着くことができるようになるため、余計な業務時間を削減することができ、結果として生産性向上や業務効率化に繋がることとなります。
③いつでもどこでもアクセスできる
情報共有ツールを利用することで、情報は全てクラウド上で管理されるため、外出先でも簡単に必要な情報にアクセスすることができるようになります。
そのため、「会社にいないと見れない」「パソコンからでないと見れない」という状況がなくなります。
情報共有ツールのデメリット
①対面コミュニケーションが減少する
情報共有ツールを利用すると、チャットなどを通じたやり取りがメインになるため、対面で会話をする機会が減ってしまう可能性があります。
あえて定期的に対面で打ち合わせをする機会を設けたりするなど、ツールに頼り過ぎない仕組み作りなどができると、コミュニケーション面のデメリットが解消されます。
②情報量が多くなり、必要な情報を探し出せない
気軽にやり取りができるようになる分、様々な情報が投稿されるため、必要な情報を探すのに時間がかかってしまうことがあります。
そのため、「流れていっては困る情報」「後から振り返って確認した情報」などについては、きちんとその内容を残しておけるようなツールを用意する必要があります。
③通知が増え、自分の仕事に集中できない
情報共有ツールを使う上で欠かせないのが通知ですが、通知を気にするあまり、本来やらなければならない自分の仕事に集中できないこともあります。
また、通知同様に既読機能についても、返信の焦りなどから、逆に業務が非効率になってしまう可能性があります。
各ツールによって設定は様々ですので、無理のない使い方ができるツール選びが大事となります。
今話題の情報共有ツール9選
【ドキュメントやデータの共有を重要視する人向け5選】
チームの情報を簡単に共有したいなら「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、シンプルな機能で、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
チャットツールのように情報が流れていってしまうことがなく、ファイル形式のような面倒さが無く、ドキュメントを簡単に残すことができます。
■Stockの特徴
１．ノートを簡単に作成できる。
ノート形式で簡単に残すことができるため、ITリテラシーに関係なく、誰でもドキュメント作成することができます。
２．とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、使い方の説明を受けることなく使うことができます。
■Stockの主な機能
ノート
ノートはフォルダ形式で管理をすることができるため、情報の整理が簡単です。
また、ノートには、テキスト情報だけでなく、画像や、動画などのあらゆるファイルをドキュメントと一緒に残しておくことができます。
タスク管理
ノートに紐づけてタスクを管理することができるのが特徴で、ドキュメントの内容と一緒に関連するタスクを設定することができることから、タスク内容の認識漏れを防げます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ
Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをすることができます。
そのため、余計な会話が混じることがなく、情報が錯綜することがありません。
■Stockの料金
https://www.stock-app.info/pricing.html
Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
容量を増やしたり、管理機能を強化する場合には、有料プランの契約が必要ですが、１人あたり月額400～500円程度の低価格帯での利用が可能です。
多くの機能を使いたいなら「Evernote Business」
「Evernote Business」｜法人向けのクラウド型業務効率化ソフト
https://evernote.com/intl/jp/business
Evernote Businessは、作成したノートやファイルを簡単に共有でき、チームのメンバーが常に最新情報を閲覧することが可能になります。
法人利用版になり、Evernoteと同様に、ありとあらゆる形式のファイルを保存できることが特徴です。
■Evernote Businessの主な機能
ノート
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます。
また、チェックリストを使ってタスクの整理をすることもできるため、メモやドキュメントの共有だけでなく、タスクの共有も可能になります。
Webクリッパー
Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存することができます。
保存したコンテンツに注釈を入れてメモとして保存・共有することができるため、ちょっとしたニュースの共有などが簡単です。
■Evernote Businessの導入費用
無料トライアル（30日間）がありますが、基本的には有料プラン（1100円/月（1ユーザー））の契約が必要になります。
ファイルを中心に共有するなら「Dropbox Business」
「Dropbox Business」｜新しい働き方を実現するワークスペース
Dropbox Businessは、ビジネスで使えるオンラインストレージサービスです。
プロジェクトに関するドキュメントや、クライアントとのやり取りに使うファイルなど、社内で扱うファイルを一括管理する場所として利用することができます。
■Dropbox Businessの特徴
1.全てクラウド上に保存することができる
端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
2.他人との共有が簡単
簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。
■Dropbox Businessの主な機能
ファイル管理
共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。
■Dropbox Businessの導入費用
https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison
30日間の無料トライアルがついていますが、有料プラン（1250円/月（1人あたり）〜）の契約が必要になります。
※2GBの容量制限などがついていますが、個人向けのDropboxは無料で使うことができます。
ドキュメント作成に特化したいなら「Docbase」
「DocBase」｜ストレスフリーなドキュメント共有ツール
DocBaseは、様々な人やツールに分散していた情報を一元管理できるドキュメント共有ツールです。
柔軟な権限設定とシンプルな機能で、誰でも簡単にきれいなドキュメントを作ることができます。
■DocBaseの特徴
1. 同時編集機能に対応している
1つのメモを複数人で同時編集することができるため、リアルタイムでドキュメントを作り上げることができます。
2. 高い安全性
2段階認証への対応のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。
■DocBaseの主な機能
文書作成
Markdownやテンプレート機能に対応しており、リアルタイムプレビューで入力内容を確認しながら、ドキュメントを作成することができます。
■DocBaseの導入費用
30日間の無料体験がついていますが、基本的には有料プラン（900円/月（3人まで）〜）の契約が必要になります。
利用人数を増やしたり、ストレージ容量が増えるごとに料金が変わります。
エンジニア向けの情報共有なら「Qiita:Team」
「Qiita:Team」｜生産性を向上させる情報共有ツール
Qiita:Teamは、日報や議事録などのドキュメント作成・共有ツールです。
主に、エンジニアチームを中心として利用されており、属人的なノウハウや技術要件が共有され、組織の見える化を進めることができます。
■Qiita:Teamの特徴
1. 簡単に書けて簡単に共有できる
日報や議事録など、テンプレート機能を利用して読みやすくきれいなドキュメンを作成・共有することができます。
2. 他ツールとの連携機能が豊富
Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールとの連携や、Webhook機能使った連携も可能です。
■Qiita:Teamの主な機能
ドキュメント作成
Markdownやテンプレート機能に対応しており、エンジニアにとっては慣れた形式で作成することができます。また、作成したドキュメントもすぐにフィードに投稿できるため、共有も簡単です。
■Qiita:Teamの導入費用
https://teams.qiita.com/pricing/
30日間の無料トライアルがついていますが、基本的には有料プラン（1490円/月（3人まで）〜）の契約が必要になります。
メンバー数に応じて料金が変動（機能に違いはない）するシンプルなスタイルです。
【社内コミュニケーションを重要視する人向け4選】
社内外でチャットコミュニケーションをするなら「チャットワーク」
「チャットワーク」｜ビジネスが加速するクラウド会議室
チャットワークは、ビジネス向けのチャットツールです。
メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、社内の情報共有が活発になります。
■チャットワークの特徴
1.気軽にコミュニケーションが取れる
LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができますし、スタンプ機能や返信機能など、機能が充実しています。
2. 既読機能がない
既読機能がないのが特徴で、メッセージを自分のタイミングで確認できるため、作業に集中しやすくなります。
■チャットワークの主な機能
グループチャット
テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
また、返信機能もついているので、どのメッセージに対するメッセージなのかが分かりやすくなっているため、会話の流れが分かりやくなっています。
タスク管理
各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理することができます。
自分のタスクだけでなく、他メンバーのタスクも見ることができるため、各グループ内でどのようなタスクが発生しているかを管理できます。
■チャットワークの導入費用
https://go.chatwork.com/ja/price/
チャットワークは、無料で使うことができますが、グループチャット数の制限（14個まで）があります。
グループチャット数を増やしたり、管理者機能などを利用するためには有料プラン（400円/月（1人）〜）を契約する必要があります。
グループウェアのように使いたいなら「LINE WORKS」
「LINE WORKS」｜LINEとつながる唯一のビジネスチャット
https://line.worksmobile.com/jp/
LINE WORKSは、ビジネス版LINEとして、チャットだけでなく、カレンダー機能やフォルダ管理などが利用できるグループウェアです。
■LINE WORKSの特徴
1. LINEと同じ感覚でチャットができる
LINEと同じ使い方でチャットができるため、普段と同じ感覚で利用することができます。
2. チャット以外にも様々な機能が使える
チャットだけでなく、メール・カレンダー・掲示板など。グループウェアとしての機能が豊富です。
■LINE WORKSの主な機能
掲示板
カテゴリーごとに掲示板を分類して、一覧で確認することができます。
掲示板にはコメントをすることができ、LINE同様に既読管理をすることもできます。
カレンダー
社内イベントなども含め、スケジュールの共有・管理ができます。
■LINE WORKSの導入費用
https://line.worksmobile.com/jp/home/price
30日間の無料トライアル期間がありますが、有料プラン（300円/月（1人））で使うものになるので、無料トライアル期間中に様々な機能を試す必要があります。
※2018年11月末までに、申し込みをすると永年無料になるキャンペーンが行われています。
チャット機能をカスタマイズでしたいなら「Slack」
「Slack（スラック）」Where work happens
Slackは、ビジネス向けのチャットツールです。
2013年にアメリカでサービスがスタートして以降、日本でもIT業界を中心に利用する人が増えました。
その後、日本語化されたことにより、あらゆる業種の人が使い始め、ビジネスチャットツールでは、チャットワークと並び有名なツールとなっています。
■Slackの特徴
1.他のサービスと連携させることができる
例えば、タスク管理ツールと連携させれば、タスクの作成や完了の通知をSlackで流すことができるようになります。
2.カスタマイズ性が高い
オリジナルの絵文字を作れたり、botを利用できたりと、自分好みのスペースにすることが可能です。
■Slackの主な機能
チャット
テキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用することもできます。
他ツールと連携することで、スケジュールの通知や勤怠の通知を受け取ることも可能になります。
コミュニケーションを活発にする仕掛けが多いのが、特徴的です。
ファイル共有
チャットに添付されたファイルを一覧で閲覧することができますので、後からファイルを探し出すことも可能です。
■Slackの導入費用
https://slack.com/intl/ja-jp/pricing
Slackは無料で使うことができますが、過去のメッセージの検索可能数を多くしたり（無料プランでは、10,000件まで）、Slackと連携できるサービスの数を増やすには、有料プランの契約（850円/月（1人あたり）〜）が必要になります。
Facebookのように使いたいなら「Workplace by Facebook」
「Workplace by Facebook」｜チームとの共同作業を効率的に行えるスペース
https://www.facebook.com/workplace
Workplace by Facebookは、Facebookが提供しているビジネス向けのコラボレーションツールです。
Facebookとは異なり、個人単位ではなく、チーム単位でページを作ることになります。
■Workplace by Facebookの特徴
1. Facebookと使い方が似ている
FacebookのUIとほとんど同じのため、Facebookを利用している人であれば違和感なく使うことができます。
2. 他社サービスとの連携が充実している
Facebookとは異なり、ビジネス向けであることから、Google Driveとの連携やチャットボットなど、ビジネス向けにカスタマイズがしやすいものになっています。
■Workplace by Facebookの主な機能
グループ
掲示板として各グループを使って投稿することができます。
グループ単位で投稿ができるため、掲示板として使いながらコミュニケーションもすることができます。
イベント
「今日のイベント」や「今週末のイベント」など、社内で行われるイベントを登録することができます。
飲み会や交流イベントなどを登録することで、チームメンバーの出欠確認までできるようになります。
■Workplace by Facebookの導入費用
Workplace by Facebookは、無料でも利用することができます。
プレミアムプラン（$3/月（1アクティブユーザー））を契約すると、管理者機能やセキュリティに関する機能が利用できるようになります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
各ツールで特徴が異なりますし、どのような使い方をするかで導入するツールが大きく変わってきますので、まずは、自社のどのような課題を解消したいかを把握することで必要な機能が見えてくるのではないかと思います。
その上で、今回ご紹介させていただいたツールの中から適切なものを試してみていただけると嬉しいです。
