企業のIT化が進む中で、グループウェアが注目を集めているのではないでしょうか。
                              
しかし、グループウェアと言っても、各サービスによって、主要な機能やできることが違いますので、注意が必要です。
                              
そこで今回は、おすすめのグループウェアをご紹介させていただきます。社内に導入する上で、どのような機能が必要かを確認しながら選んでみてください。

 

グループウェアとは?

グループウェアとは、組織内で活用する情報共有のためのソフトウェアです。
主に、ドキュメントやタスク、スケジュールなどの共有やコミュニケーションを目的としており、これらを手助けする機能が揃っています。
                              
それ以外にも勤怠管理やweb会議など、グループウェアによって様々な機能の組み合わせが存在し、どのような機能が必要かは企業によって異なるため、導入前には十分検討する必要があります。

おすすめグループウェア11選

【無料から使えるグループウェア】

シンプルな機能で、誰でも簡単に情報を残せる「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、シンプルな機能で、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ノート形式で情報を残すため、チャットツールのように重要な情報が流れていってしまうことがなく、ファイル形式のように開いたり保存したりする面倒さありません。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
 ノート形式で簡単に残すことができるため、ITリテラシーに関係なく、誰でも情報共有をすることができます。
                              
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、使い方の説明を受けることなく使うことができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができるため、情報の整理が簡単です。
また、ノートには、テキスト情報だけでなく、画像や、動画などのあらゆるファイルをドキュメントと一緒に残しておくことができるため、後から振り返りがしやすくなります。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができるのが特徴で、付随する情報と一緒に関連するタスクを設定することができることから、タスク内容の認識漏れを防げます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをすることができます。
そのため、余計な会話が混じることがなく、情報が錯綜することがありません。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
容量を増やしたり、管理機能を強化する場合には、有料プランの契約が必要ですが、1人あたり月額400~500円程度の低価格帯での利用が可能です。

Zohoアプリケーションと連携できる「Zoho Connect」

「Zoho Connect」|チャットもできるグループウェア

https://www.zoho.com/jp/connect/

Zoho Connectは、アメリカ発のサービスで、ビジネス向けのアプリケーションを多数提供している、Zohoのクラウド型社内連携サービスです。

■Zoho Connectの特徴

1.分散しているコミュニケーションのチャネルを1つにできる
 フォーラムやイベント、チャット・タスクの機能をひとまとめで管理することができます。
                              
2.知識の共有の場になる
 ノウハウ共有やマニュアル作成など、社内の知識をいつでも見れるようになります。

■Zoho Connectの主な機能

フォーラム

同じような機能としてフィードがありますが、フォーラムはより掲示板に近い機能になります。
マニュアル

マニュアルを作成してノウハウを共有することができます。
全メンバーに公開したり、限定のメンバーに公開するような機能もあります。
タスク

ボード形式で管理することができ、ドラッグ&ドロップでステータスを変更することができます。

■Zoho Connectの料金

Zoho Connectは無料でも利用することができますが、グループ数やチャンネル数の制限を無制限にしたり、ゲストアクセスの機能を使うには有料プランにする必要があります。
有料プランは(96円/月〜(1人あたり))になります。
※ただし、有料プランはメンバー数25名〜

社内のノウハウ蓄積に特化している「iQube」

「iQube」|無料クラウド型グループウェア

http://www.iqube.net/

iQubeは、社内ノウハウの蓄積に特化したクラウド型グループウェアです。

■iQubeの特徴

 1.社内ノウハウの蓄積や社内ルールの共有に特化している
 作成した文章などを共有する相手を指定できるので、情報が必要な人にのみ共有することができます。
                              
 2.10人までなら無料で使える
 有料プランと同じ機能を使うことができるので、少人数グループの場合は費用をかけることなく利用することができます。

■iQubeの主な機能

掲示板
1つの議題に関してコメントを付けることで、ディスカッションをすることができます。
Todoリスト
スケジュールとの連携やステータスの設定ができます。
スケジュール
メンバーの予定を一覧で確認でき、色別に予定(会議は赤、来客は青など)を表示することができます。
ファイル
フォルダ階層形式でファイルを保管することができます。また、ファイルにタグ付けすることも可能です。

■iQubeの料金


http://www.iqube.net/price.html

iQubeは無料で使うことができますが、人数を増やしたり(無料プランは10人まで)、ストレージ容量を増やす(無料プランは全員で30MBまで)には、有料プラン(400円/月〜(1人あたり))の契約が必要になります。

 
【有料で使うグループウェア】

Officeアプリケーションが使える「Office365」

「Office365」|Microsoft Office

https://www.office.com/

Office365は、Microsoftが提供するグループウェアで、Officeアプリケーションを使うことができます。

■Office365の特徴

1.Officeアプリケーションとの連携がスムーズ
 エクセルやワードなど、普段利用するOfficeアプリケーションとの互換性が高いです。
                              
2.常に最新のOfficeアプリケーションを使うことができる
 クラウド型のため、アップデートに費用をかけることなく、常に最新版のOfficeアプリケーションを利用することができます。

■Office365の主な機能

スケジュール
Googleカレンダーのように、個人やメンバーのスケジュールを一覧で見ることができます。
ファイル共有
OneDriveを使えば、全てのファイル一括保管し、Officeアプリケーションとの連携もスムーズです。
チャット
Yammerを使えば、細かな設定と高セキュリティで社内コミュニケーションを取ることができます。

■Office365の料金


https://products.office.com/ja-jp/compare-all-microsoft-office-products

Office365は無料プランがないため、全て有料プランの契約となります。
有料プランは、月額(1人あたり)540円〜となります。
※Officeのアプリケーションを使うには、月額900円以上のプランを契約する必要があります。

ビジネス対応したGoogleのグループウェア「G Suite」

「G Suite」|ビジネスに対応した Gmail、ドキュメント、ドライブ、カレンダーなどのサービス

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

G Suiteは、Googleが提供するGmailやカレンダー、ストレージなどの仕事に必要なツールすべてを1つのパッケージで利用できるサービスです。

■G Suiteの特徴

1.仕事に必要なものが全て1つに
 GmailやGooleカレンダー、Google Driveなどが全て一つになっています。
                              
2.企業で使えるように最適化されている
 Gmailなどは個人でも利用することができますが、G Suiteを使うことでメンバーの管理や利用状況を把握することができます。

■G Suiteの主な機能

メール
ビジネス用のメールアドレスをGmailを使って作ることができます。
カレンダー
Googleカレンダーでスケジュールを共有することなく、個人やメンバーのスケジュールを一覧で見ることができます。
ファイル共有
Google Driveで全てのファイル一括保管し、スプレッドーシートなどを使えば、メンバーと1 つのドキュメントを同時に編集することができます。

■G Suiteの料金


https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/pricing.html

G Suiteは14日間は無料体験することができますが、それ以降は全て有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)600円〜になります。

国内のグループウェア市場でシェアNo.1「サイボウズOffice」

グループウェア「サイボウズOffice10」

https://products.cybozu.co.jp/office/

サイボウズOfficeは、国内のグループウェア市場で10年連続シェア1位のグループウェアです。

■サイボウズOfficeの特徴

1.個人単位で機能のオン/オフができる
 ユーザー毎に設定できるので、不要なアプリケーションを非表示にすることができます。
                              
2.未読を一覧で見れる
 未読の通知をまとめて処理したり、機能ごとに未読の処理ができます。

■サイボウズOfficeの主な機能

掲示板
社内のお知らせを書いておくだけでなく、コメント機能はもちろん、「いいね!」をはじめとするリアクション機能もついているので、一方的な発信になるのを防いでくれます。
Todoリスト
トップページやスケジュールにタスクの期限が表示されるので、タスク漏れを防ぐことができます。
カレンダー
指定したユーザーや部門内のユーザーの予定を一覧で確認できたり、設備の予約をすることができます。
ファイル共有
複数階層のフォルダを作成し、ファイルの管理をすることができます。

■サイボウズOfficeの料金


https://products.cybozu.co.jp/office/ver10/price/cloud/

サイボウズOfficeは無料お試しが30日間ありますが、それ以降は有料プラン(500円/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。

業務アプリを自社用にカスタマイズできる「kintone」

「kintone」|サイボウズのビジネスアプリ作成プラットフォーム

https://kintone.cybozu.com/jp/

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

■kintoneの特徴

1.自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる
 案件管理アプリや日報アプリなど、必要なアプリを簡単に作ることができます。
                              
2.高度なアプリ開発やシステム連携ができる
 APIを使って他システムと連携をしたり、Javascriptを使った開発もすることができます。

■kintoneの主な機能

スペース
テーマごとに掲示板の機能を作成したり、Wikiのように情報蓄積をすることができます。
ピープル
社員がマイページを作って投稿したり、ユーザー間でメッセージのやり取りをすることができます。

■kintoneの料金


https://kintone.cybozu.com/jp/price/

kintoneは無料お試しが30日間ありますが、それ以降は有料プラン(780円/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。

LINEののように使えるグループウェア「LINE WORKS」

「LINE WORKS」|LINEとつながる唯一のビジネスチャット

https://line.worksmobile.com/jp/

LINE WORKSは、ビジネス版LINEとして、チャットだけでなく、カレンダー機能やフォルダ管理などができるグループウェアです。

■LINE WORKSの特徴

1. LINEと同じ感覚でチャットができる
 LINEと同じ使い方でチャットができるため、普段と同じ感覚で利用することができます。
                              
2. チャット以外にも様々な機能が使える
 チャットだけでなく、メール・カレンダー・掲示板など。グループウェアとしての機能が豊富です。

■LINE WORKSの主な機能

掲示板
カテゴリーごとに掲示板を分類して、一覧で確認することができます。

掲示板にはコメントをすることができ、LINE同様に既読管理をすることもできます。

カレンダー
社内イベントなども含め、スケジュールの共有・管理ができます。

■LINE WORKSの料金

https://line.worksmobile.com/jp/home/price

30日間の無料トライアル期間がありますが、有料プラン(300円/月(1人))で使うものになるので、無料トライアル期間中に様々な機能を試す必要があります。
※2018年11月末までに、申し込みをすると永年無料になるキャンペーンが行われています。

機能を絞ったプランから始められる「aipo.com」


「aipo.com」|クラウドベースのワークスペース
https://aipo.com/

aipo.comは、チーム内での日程調整やオンライン会議、定例イベントの告知、予定のリマインドなど、様々な活用方法ができるグループウェアです。
以前は無料プランもありましたが、現在は30日間無料トライアル付きの有料プランのみとなっています。

■aipo.comの特徴

1. 機能を絞ったプランから始められる
「カレンダー」「チャット」のみのプランから始めれるため、社内にグループウェアを浸透しやすくなります。
                              
2. シンプルなインターフェース
見慣れたユーザーインターフェースなので、操作に迷うことなく機能を使うことができます。

■aipo.comの主な機能

カレンダー

メンバーのスケジュールも一括で閲覧することが可能です。また、Googleカレンダーとの連携もできます。
チャット

見慣れたユーザーインターフェースで、操作に迷うことなく利用することができます。

■aipo.comの料金


https://aipo.com/pricing/

30日間の無料お試し期間がありますが、その後は有料プラン(300円/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。
掲示板やToDO機能の利用、プロジェクト管理をするには、さらに上位プランを契約することになります。

 
【完全無料で使えるグループウェア】

豊富な機能が使える「GRIDY」

「GRIDY グループウェア」|無料グループウェア

https://knowledgesuite.jp/free/index.html

GRIDYは、スケジュール管理や掲示板等の20以上の機能が完全無料で使えるグループウェアです。

■GRIDYの特徴

1.完全無料で使えるグループウェア
 ユーザー登録数・容量も無制限で、20以上の機能が無料で利用できます。また、広告の表示などもありません。
                              
2.アクセス制限ができる
 企業内の管理者を設けるだけでなく、グループごとに管理者を設けることができます。

■GRIDYの主な機能

議事録
スケジュールと連動して、会議の議事録を簡単に作成することができます。
Todoリスト
自分のToDoの登録だけでなく、他メンバーへToDoを依頼することができ、カテゴリー毎に管理できます。
スケジュール
個人スケジュール、社内メンバーのスケジュールを一覧で確認できます。
ファイル
共有したいメンバーを指定して、ファイルの共有をすることができます。

■GRIDYの料金

GRIDYは、全ての機能を無料で使うことができます。

全てが無制限で完全無料「R-GROUP」

「R-GROUP」|完全永久無料グループウェア

https://jp.r-group.com/

R-GROUPは、全ての機能を無料で利用でき、何の制限もなく利用することのできるグループウェアです。

■R-GROUPの特徴

1. 完全無料でユーザー数制限もなし
無料で全ての機能を利用でき、ユーザー数制限もないため、自由に使うことができます。
                              
2. 容量も無制限
あまりに多くの容量を使う場合には制限が入りますが、基本的には無制限のため、気にすることなくファイルを格納することができます。

■R-GROUPの主な機能

タイムライン
タイムライン上から各機能へ遷移できたり、既読をつけることもできます。
スケジュール
メンバーのスケジュールを一括で確認できるだけでなく、タスクも登録することができます。

■R-GROUPの料金

R-GROUPは、全ての機能を無料で使うことができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
                              
サービスによって機能の数も違いますし、制限も異なるため、本当に必要な機能を絞り込むことが大事なのではないでしょうか。
                              
特に、グループウェアを初めて利用する方や、あまり本格的に利用したことのない方はシンプルなサービスを選択することで、社内へ浸透させやすくなると思います。
                              
是非、今回ご紹介させていただいたサービスを元に導入の検討をしてみてください。

 
 

最も簡単にチームの情報を残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。