業務にITツールを利用する企業も増えて来ており、グループウェアの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。
 
あまり機能などをきちんと調べずに導入してしまうと、なかなか使いこなせるものが見つからなかったりするかもしれません。
 
簡単に使えるグループウェアはもちろんのこと、新しいグループウェアを使うにあたり、「まずは無料で」と考えている方も多いのではなかと思います。
 
そこで今回は、無料で使えるグループウェアをご紹介させていただきます。

 

グループウェアを使うことのメリット

①社内の情報共有ツールとして利用することができる

グループウェアというと、カレンダーやメールの機能が一番に思い浮かぶ方も多いのではないでしょうか。
掲示板機能やチャット機能が付いているツールもあるため、情報共有ツールとして活用することが可能になります。

②1つのツールで業務を完結することができる

例えば、社内の連絡はチャットツール、ファイルの共有はストレージサービスと、幾つものツールを用途別に使っている会社は多いかと思います。
しかし、グループウェアを活用することで、それらを1つのツールで完結することが可能になります。

③社内外からの情報アクセスが可能になる

社内に閉じられたツールで情報を管理していると、社内にいるときや自分のパソコンで作業しているのみにしか、情報が閲覧できないという状態になってしまいます。
グループウェアはクラウドサービスになるので、社内外からパソコンでもスマホでもアクセスすることが可能になります、どこからでも必要な情報へのアクセスが可能になります。

グループウェアを選ぶ際のポイント

①一番使いたい機能は何なのか

グループウェアには多機能なツールも多くありますので、その中でメインとなる機能(自分たちが使いたい機能)が含まれているかを確認しておく必要があります。
実際に導入してみたものの、一番使いたい機能が使いにくかった、思っていた機能と違っていたということになりかねません。

②全員が使いこなせるほどの簡単な操作性か

長く運用を続けていくには、簡単に操作できることが非常に重要となります。
使うのが面倒であるグループウェアを導入してしまうと、だんだんと使われなくなっていき、逆に情報共有が非効率になってしまいます。

③セキュリティがしっかりしているか

グループウェアを使い始めると多くの社内情報をい
多くのクラウドツールはセキュリティがしっかりしていますが、例えばISMS認証のようなものを取得しているツールを選ぶと安心に繋がります。

④社外の人との共有にも利用できるか

業務の中には社外の人との情報共有が必要になることも多いかと思います。
そのような場合に備えて、社外の人と簡単に共有できる仕組みがあるツールを選ぶことで、社内用と社外用のツールを分けて使う必要がなくなるため、情報の分散を防ぐことが可能になります。

⑤有料プランが高額ではないか

実際に運用を続けていく上で、無料プランの内容では物足りず、有料プランを検討することになることもあるのではないでしょうか。
事前に自社で運用する際に高額な費用となってしまわないかをプランで確認しておくことが大事になります。

無料でも使えるおすすめグループウェア7選

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、シンプルな機能で、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ノート形式で情報を残すため、チャットツールのように重要な情報が流れていってしまうことがなく、ファイル形式のように開いたり保存したりする面倒さありません。
また、Stockはサイボウズliveからのインポート機能を提供しています。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
 ノート形式で簡単に残すことができるため、ITリテラシーに関係なく、誰でも情報共有をすることができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、使い方の説明を受けることなく使うことができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができるため、情報の整理が簡単です。
また、ノートには、テキスト情報だけでなく、画像や、動画などのあらゆるファイルをドキュメントと一緒に残しておくことができるため、後から振り返りがしやすくなります。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができるのが特徴で、付随する情報と一緒に関連するタスクを設定することができることから、タスク内容の認識漏れを防げます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをすることができます。
そのため、余計な会話が混じることがなく、情報が錯綜することがありません。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
容量を増やしたり、管理機能を強化する場合には、有料プランの契約が必要ですが、1人あたり月額400~500円程度の低価格帯での利用が可能です。

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使いこなし、各プロジェクトの情報一括管理している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、元々各メンバーの方がファイルで共有をしていたり、メールで共有をしたりと、各自が様々な方法で情報を残すため、必要な情報の場所が分からないという悩みを抱えていました。
 
そのような中、Stockを導入することで、集めた情報や全員で共有すべき情報がしっかりと残っていて、いつでも振り返ることができるようになったということです!
 
 
 

Zohoアプリケーションと連携できるグループウェア「Zoho Connect」

「Zoho Connect」|チャットもできるグループウェア

https://www.zoho.com/jp/connect/

Zoho Connectは、アメリカ発のサービスで、ビジネス向けのアプリケーションを多数提供している、Zohoのクラウド型社内連携サービスです。

■Zoho Connectの特徴

1.分散しているコミュニケーションのチャネルを1つにできる
 フォーラムやイベント、チャット・タスクの機能をひとまとめで管理することができます。
 
2.知識の共有の場になる
 ノウハウ共有やマニュアル作成など、社内の知識をいつでも見れるようになります。

■Zoho Connectの主な機能

フォーラム

同じような機能としてフィードがありますが、フォーラムはより掲示板に近い機能になります。
マニュアル

マニュアルを作成してノウハウを共有することができます。
全メンバーに公開したり、限定のメンバーに公開するような機能もあります。
タスク

ボード形式で管理することができ、ドラッグ&ドロップでステータスを変更することができます。

■Zoho Connectの料金

Zoho Connectは無料でも利用することができますが、グループ数やチャンネル数の制限を無制限にしたり、ゲストアクセスの機能を使うには有料プランにする必要があります。
有料プランは(96円/月〜(1人あたり))になります。
※ただし、有料プランはメンバー数25名〜
 

社内のノウハウ蓄積に特化したグループウェア「iQube」

「iQube」|無料クラウド型グループウェア

http://www.iqube.net/

iQubeは、社内ノウハウの蓄積に特化したクラウド型グループウェアです。

■iQubeの特徴

1.社内ノウハウの蓄積や社内ルールの共有に特化している
 作成した文章などを共有する相手を指定できるので、情報が必要な人にのみ共有することができます。
 
2.10人までなら無料で使える
 有料プランと同じ機能を使うことができるので、少人数グループの場合は費用をかけることなく利用することができます。

■iQubeの主な機能

掲示板
1つの議題に関してコメントを付けることで、ディスカッションをすることができます。
Todoリスト
スケジュールとの連携やステータスの設定ができます。
スケジュール
メンバーの予定を一覧で確認でき、色別に予定(会議は赤、来客は青など)を表示することができます。
ファイル
フォルダ階層形式でファイルを保管することができます。また、ファイルにタグ付けすることも可能です。

■iQubeの料金

iQubeは無料で使うことができますが、人数を増やしたり(無料プランは10人まで)、ストレージ容量を増やす(無料プランは全員で30MBまで)には、有料プラン(400円/月〜(1人あたり))の契約が必要になります。
 

豊富な機能が完全無料で使えるグループウェア「GRIDY」

「GRIDY グループウェア」|無料グループウェア

https://knowledgesuite.jp/free/index.html

GRIDYは、スケジュール管理や掲示板等の20以上の機能が完全無料で使えるグループウェアです。

■GRIDYの特徴

1.完全無料で使えるグループウェア
 ユーザー登録数・容量も無制限で、20以上の機能が無料で利用できます。また、広告の表示などもありません。
 
2.アクセス制限ができる
 企業内の管理者を設けるだけでなく、グループごとに管理者を設けることができます。

■GRIDYの主な機能

議事録
スケジュールと連動して、会議の議事録を簡単に作成することができます。
Todoリスト
自分のToDoの登録だけでなく、他メンバーへToDoを依頼することができ、カテゴリー毎に管理できます。
スケジュール
個人スケジュール、社内メンバーのスケジュールを一覧で確認できます。
ファイル
共有したいメンバーを指定して、ファイルの共有をすることができます。

■GRIDYの料金

GRIDYは、全ての機能を無料で使うことができます。
 

全てが無制限で完全無料のグループウェア「R-GROUP」

「R-GROUP」|完全永久無料グループウェア

https://jp.r-group.com/

R-GROUPは、全ての機能を無料で利用でき、何の制限もなく利用することのできるグループウェアです。

■R-GROUPの特徴

1. 完全無料でユーザー数制限もなし
無料で全ての機能を利用でき、ユーザー数制限もないため、自由に使うことができます。
 
2. 容量も無制限
あまりに多くの容量を使う場合には制限が入りますが、基本的には無制限のため、気にすることなくファイルを格納することができます。

■R-GROUPの主な機能

タイムライン
タイムライン上から各機能へ遷移できたり、既読をつけることもできます。
スケジュール
メンバーのスケジュールを一括で確認できるだけでなく、タスクも登録することができます。

■R-GROUPの料金

R-GROUPは、全ての機能を無料で使うことができます。
 

ファイル管理とメッセージ機能に特化しているグループウェア「enclo」

「enclo」|簡単操作のオールインワンアプリ

https://www.enclo.biz/enclo/

encloは、社内外のコミュニケーションツールとして、ファイルデータやメッセージの共有ができるツールです。

■encloの特徴

1. シンプルな機能
ファイルとメッセージに機能が絞られているため、余計な機能がなく、シンプルなツールです。
 
2. ツール内でMSオフィスファイルが開ける
アップロードしたファイルは都度ダウンロードすることなく、ツール内で開くことができます。

■encloの主な機能

メッセージ

メンバーとメッセージをしながら、アップロードされたファイルを一覧形式で確認することができます。

■encloの料金

encloは、無料でも利用することができますが、5名までしか利用できないため、それ以上の人数で使うには有料プランの契約が必要になります。
 

ユーザー数無制限で使えるグループウェア「GROUP SESSION」

「GROUP SESSION」|無料ではじめるグループウェア

https://groupsession.jp/

GROUP SESSIONは、掲示板やスケジュール管理、チャットなど機能が無料で使えるグループウェアです。

■GROUP SESSIONの特徴

1. ユーザー数無制限で使える
無料プランでもユーザー数無制限で全ての機能を利用することができます。
 
2. インストール型でもクラウド型でも使える
クラウド型以外にも、ライセンス登録によるインストール型に対応しているため、自社環境に合った形での導入が可能です。

■GROUP SESSIONの主な機能

掲示板

テーマごとに掲示板を作成することができ、それぞれの掲示板にアクセスできるユーザーを制限することも可能になっています。。

■GROUP SESSIONの料金

GROUP SESSIONは、無料で利用することができますが、スマホ対応やサポートがそれぞれ有料オプションとなっているため、有料での利用が現実的なところになります。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
無料でも機能が十分揃ったグループウェアが多いので、特に不便なく利用することができるのではないでしょうか。
 
そのため、まずは無料で試し、自社の業務にマッチしているかを試してみていただければと思います。