日々の業務で議事録の作成は欠かせませんが、ワードを使って作成されている方が多いのではないでしょうか。
                              
ワードで作成した場合には、作成するためにファイルを開いたり、共有するためにメール添付したりと、作成以外にも余計な時間がかかってしまい困っている方も多いと思います。
                              
そこで今回は、議事録の作成や共有が簡単になるアプリをご紹介させていただきます。

 

議事録作成アプリの選定基準

まず、議事録作成アプリをどのような基準で選べばいいのでしょうか。主に下記3点について確認をしていただければと思います。

①簡単に使える

全メンバーに浸透させるには、議事録作成はもちろんのこと、後から共有したり編集したりするのも簡単である必要があります。
                              
簡単に使えない場合、結局は元の方法(ワードでの作成など)に戻ってしまい、アプリを導入した意味がなくってしまいます。

②どこからでもアクセスできる(スマホ対応)

例えば、クライアントとの打ち合わせ前に前回の議事録を確認するなど、社内以外でも議事録確認の機会は多いかと思います。
                              
その際に、いちいちパソコンを開いて確認するのではなく、スマホから簡単にアクセスできることで確認の手間が解消されます。

③リアルタイムで共有可能

「会議中にメモを取り、終了後に議事録を作成」という流れでは、議事録作成に余計な時間をかけてしまうことになります。
                              
会議中に作成し、その場で共有をしてしまうことで、出席者全員で認識合わせをすることができるだけでなく、作成にかかる時間を大幅に削減することができます。

スマホでも簡単に使える議事録作成アプリ5選

誰でも簡単に議事録の作成ができる「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ファイルストレージのような面倒さが無いため、議事録などのドキュメントを簡単に残すことができます。
また、チャットツールのように情報が流れていってしまうことがないので、共有された議事録を後から探すのに時間がかかってしまうこともありません。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
 ノート形式で簡単に残すことができるため、議事録などのドキュメント作成に最適です。
                              
2.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
 何よりも簡単に情報をストックができ、タスク管理も直感的で、会議中に発生したタスクを議事録と一緒に管理することが可能になります。
                              
3.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
そのため、各部署やプロジェクトごとに議事録の管理をすることが可能になります。
また、ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができるので、議事録一緒に関連するタスクを設定することができます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
議事録であれば、議事録に関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
容量を増やしたり、管理機能を強化する場合など、有料プランで利用しても、1人あたり月額400~500円程度となっています。

多くの機能を使って議事録作成したいなら「Evernote」

「Evernote」|すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。

https://evernote.com/intl/jp/

Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリです。
ノート形式のツールなので、議事録作成ツールとしても利用することができます。

■Evernoteの特徴

1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
 テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます。
                              
2.webクリッパー機能
 Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なため、簡単に共有・管理できます。

■Evernoteの主な機能

ノート

テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができるため、議事録に音声データやホワイトボードの画像を添付して残すことができます。
Webクリッパー

Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存することができます。
ドキュメントの参考情報として、議事録と共に一緒に管理をすることが可能です。

■Evernoteの料金


https://evernote.com/intl/jp/get-started

Evernoteは無料でも利用することができます。
容量を増加したり、同期できる端末を無制限(無料プランでは同期端末が2台まで)にするには、有料プラン(3100円/年〜(1人あたり))を契約する必要があります。

クリエイティブ系の会議議事録なら「Dropbox Paper」

「Dropbox Paper」|クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメント

https://www.dropbox.com/ja/paper

Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

■Dropbox Paperの特徴

1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
チェックリストを付けたり、記載内容に対してコメントを付けれるなど、付加機能が豊富にあります。
                              
2. Dropbox内のファイルとの連携
Dropbox Paper内にDropboxに保管されたファイルを貼り付けることができるだけでなく、1クリックで開くことができます。

■Dropbox Paperの主な機能

ドキュメント作成

写真や動画の挿入はもちろんのこと、チェックリストを作成したり、表の作成もできますので、議事録を作成しながら、ToDoの管理や簡単な資料を作ることもできます。
Dropbox Paperの中でDropboxのフォルダへリンクをし、ファイルの中身を見ることができるので、関連したファイルとの紐付けが容易です。

■Dropbox Paperの料金

Dropbox Paperは、無料で利用することができます。

議事録に特化したアプリなら「GIJI」

「GIJI」|リアルタイム議事録共有サービス

https://web.giji.io/

GIJIは、議事録作成に特化したリアルタイムの共有サービスです。
そのため、作成を手助けする機能が豊富に揃っています。

■GIJIの特徴

1. 議事録作成に特化している
議事録に特化したエディタで、誰でも分かりやすい議事録を作成することができます。
                              
2. 直感的なユーザーインターフェース
誰でも簡単に議事録作成ができるよう、様々な操作が直感的に行えるようになっています。

■GIJIの主な機能

議事録作成

複数人での同時編集に対応しており、直感的な操作でインデントの変更やラベル付けなどをすることができます。
また、作成した議事録の共有と承認までがスムーズに行えます。

■GIJIの料金


https://web.giji.io/#topCont3

GIJIは、無料でも利用することができます。
ユーザー数や容量を無制限にしたり、変更履歴機能などを利用するには、有料プラン(500円/月(1人あたり))に契約が必要になります。
※学校や非営利団体の方は、有料プランの内容を無料で利用することができます。

箇条書きの要領で議事録が作成できる「minutes.io」

「minutes.io」|the best meeting tool since pen & paper

https://minutes.io/welcome

「minutes.io」は、ドイツ発の議事録アプリで、メモ感覚で議事録が作成できます。しかし、日本語対応はされていません。

■minutes.ioの特徴

1. シンプルな構造
箇条書きで書くように議事録のテーマや決定事項を入力することができるので、素早く作成することが可能になります。
                              
2. アカウント不要で試せる
通常のサービスはお試しの場合でも会員登録が必要ですが、minutes.ioはアカウント不要で機能を試すことができます。

■minutes.ioの主な機能

議事録作成

議事録を記載するだけでなく、ワンクリックで印刷をしたり、メール送信することができます。

■minutes.io料金


https://minutes.io/welcome#plans

会員登録をすることなく無料で試することができますが、実際に利用するには、有料プラン($9/月〜(1人あたり))の契約が必要になります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
                              
議事録の作成が効率的にできることはもちろんのこと、共有や確認がしやすいことで日々の業務効率化に繋がります。また、いつでもどこでも閲覧できる環境にすることで、意味のある議事録にすることが可能になります。
                              
是非、今回ご紹介させていただいたサービスをお試しいただき、社内環境の改善に繋げていただけると嬉しいです。

 
 

最も簡単にチームの情報を残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。