普段の業務でマニュアルは活用されておりますでしょうか。
 
マニュアル作成は面倒と思われる方も多いかもしれませんが、きちんと残しておくことで、経験やノウハウが適切に蓄積され、結果として業務効率化に繋げることが可能となります。
 
そこで今回は、マニュアル作成を簡単に行えるツールをご紹介させていただきます。

 

マニュアル作成の重要性

①経験やノウハウを蓄積できる

マニュアルとして残しておくことで、長年業務を経験している社員のノウハウなど、社内全体に共有すべきものをきちんと蓄積することができます。
 
そのため、ベテランに頼りきりになることなく、会社全体のレベルアップに繋げることが可能になりますし、もし社員が退職してしまった場合にもノウハウがゼロになってしまうことが無くなります。

②業務効率化に繋がる

定期的に発生する業務の場合、マニュアルとして残しておくことで、手順がきちんと残されていることから、次回以降の作業効率が格段に上がります。
 
また、担当者が変わった場合でも、同じ時間・同じクオリティーで作業をすることが可能になるため、業務効率化に繋がります。

③新しいメンバーへの共有がスムーズになる

マニュアルとしてノウハウや経験が蓄積されていれば、新人メンバーや担当者変更の際に、業務内容の共有に余計な時間を使う必要がありません。
 
マニュアルの内容を見てもらうだけで共有が完結するため、会議をしたり、一から共有する必要がありません。

マニュアル作成ツールを選ぶ際のポイント

①マニュアルが作りやすい

どんなに高機能などしても、肝心のマニュアル自体が作成しにくいと意味がありません。
実際に作成する人が作りやすい、シンプルな操作性のものを選ぶことが大事です。

②作成後の運用がしやすい

マニュアルは作って終わりではなく、その後アップデートし続けることが必要になります。
常に最新のマニュアルになっていることで、業務に支障をきたすことないため、混乱を招きません。

③社内で常に共有された状態にできる

一部の人しかマニュアルの存在を知らない、本当に必要な人がマニュアルを見たことがないという状況もあるのではないかと思います。
マニュアルは誰もが簡単にアクセスできる場所に管理し、いつでも必要な時に閲覧できるようにする必要があります。

④マニュアルに関するコミュニケーションができる

記載されているマニュアルについて質問があったり、誤りを見つけた場合の方法を決めておくと運用がスムーズになります。
例えば、ツール内のメッセージ機能を使って、やり取りをすることでスピーディーなコミュニケーションが可能になります。

⑤スマホやタブレットからでも利用できる

屋外での作業など、必ずしもパソコンからマニュアルを閲覧するとは限りません。
そのためには、どこにいてもマニュアルの確認ができるように、スマホやタブレットに対応しているツールだと便利です。

今すぐ使えるマニュアル作成ツール10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ファイルストレージのような面倒さが無いため、マニュアルなどのドキュメントを簡単に残すことができます。
ノート形式で管理をすることができるので、作成や閲覧が簡単なだけでなく、他の業務内容と一緒にマニュアルを管理することができ、Stock内で全ての文書を管理することが可能となります。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
 ノート形式で簡単に残すことができるため、議事録などのドキュメント作成に最適です。
 
2.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
 何よりも簡単に情報をストックができ、タスク管理も直感的で、会議中に発生したタスクを議事録と一緒に管理することが可能になります。
 
3.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
そのため、各部署やプロジェクトごとにマニュアルの管理をすることが可能になります。
また、ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができるので、マニュアルと一緒に関連するタスクを設定することができます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、マニュアルに関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
容量を増やしたり、管理機能を強化する場合など、有料プランで利用しても、1人あたり月額400~500円程度となっています。

■Stock利用ユーザーの声

Stockを使って、ECサイトの運営に関する経験やナレッジの蓄積をしている、実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、チャットツールを使うと情報が流れてしまい、ファイル管理だと記載するのが面倒で誰も情報を記載しないということから、日々の経験やナレッジが蓄積されないという課題がありました。
 
そのような中、Stockでサイト運営に関するナレッジを記載するようにしたことで、チーム内のナレッジが急激に蓄積されるようになったということです!
 
 
 

豊富な機能を使いたいなら「Dojo」

「Dojo」|マニュアル作成ソフト

https://www.tepss.com/

Dojoは、豊富な機能が搭載された、誰でも手軽に、誰が作っても簡単に高品質なマニュアルが作成できるツールです。

■Dojoの特徴

1. 手軽で高品質なマニュアルを作成できる
豊富に用意されたテンプレートを使えるので、特別な知識が必要なく、誰でもマニュアルを作成することができます。
 
2. eラーニングコンテンツも作成できる
ただマニュアルを作成するだけでなく、eラーニングコンテンツを作成することで、繰り返し学習で効果的に知識を身に付けることができます。

■Dojoの主な機能

マニュアル作成機能

分かりやすい操作性と豊富なテンプレートで、誰でも簡単に高品質なマニュアルを作成することができます。

■Dojoの料金

無料で体験版を利用することができますが、本格的に導入する場合には問い合わせをする必要があります。
 

e-ラーニングにも対応させたいなら「iTutor」

「iTutor」|マニュアル作成ソフトの決定版

https://itutor.jp/

iTutorは、様々な業種に対応した作業マニュアルの作成を簡単にできるソフトです。テキストのマニュアルだけでなく動画マニュアルやe-ラーニングなどにも対応しています。

■iTutorの特徴

1. いつもの操作をするだけでマニュアルができる
実際に画面上でマニュアル化したい動作を行うだけでマニュアルを作成することができます。
 
2. 動画マニュアルやe-ラーニングも作成できる
テキストでは分かりずらい部分を動画にしたり、マニュアルの内容をトレーニング教材として活用することができます。

■iTutorの主な機能

マニュアル作成

いつものようにPCを操作するだけで、iTutorが画面をキャプチャしてくれます。
また、キャプチャした内容は、パワーポイントのスライドのように1枚ずつ編集することができます。

■iTutorの料金

無料トライアルを利用することができますが、本格的に導入する場合には問い合わせをする必要があります。
 

様々な形式でアウトプットするなら「TeんDo」

「TeんDo」|マニュアル作成ソフトTeんDoシリーズ

https://www.tento.camp/tendo/

TeんDoは、導入実績2,200社以上の業務用ツールをクラウドで使いたい時、使いたい数だけ利用できるサービスです。

■TeんDoの特徴

1. 対象の画面を操作するだけでマニュアルが作成できる
操作内容を自動でキャプチャしてくれるため、マニュアル作成の手間が大幅に削減されます。
 
2. 多様なアプトプット
紙だけでなく、動画やテキストコンテンツとしても出力できるため、様々な使い方ができます。

■TeんDoの主な機能

マニュアル作成

自動キャプチャやエフェクトなどの機能があり、簡単にマニュアルを作成することができます。
また、マニュアル作成後は、紙での出力だけでなく、WordやExcelなどの出力にも対応しています。

■TeんDoの料金

30日間の無料トライアルを利用できますが、基本的には有料契約(68,000円/月(1ライセンス)〜)をする必要があります。
※契約期間は最低3ヶ月からになります。
 

管理機能の充実さを求めるなら「Teachme Biz」

「Teachme Biz」|動画で手順書を簡単作成

https://biz.teachme.jp/
Teachme Bizは、画像や動画などを利用したマニュアルの作成から公開、管理、分析など豊富な機能が充実した共通プラットフォームです。

■Teachme Bizの特徴

1.管理機能も充実している
マニュアルを作成するだけでなく、フォルダごとに管理をしたり、利用するユーザーの管理をすることもできます。
 
2. マニュアルの分析ができる
どのマニュアルがよく閲覧されているか、どのようなキーワードでマニュアルが検索されているかなどを分析することができます。

■Teachme Bizの機能

マニュアル作成

撮影した写真や動画を活用することも可能ですし、PC画面上でそのままスクリーンショットを撮り、マニュアル作成することができます。
タスク
マニュアルをタスクとして、期日や担当者を設定することができます。
コミュニケーション
マニュアルに対する質問などをコメントすることができます。

■Teachme Bizの料金

導入する場合には問い合わせをする必要があります。また、無料デモを依頼することもできます。
 

動画マニュアル作成に特化している「WebDemo」

「WebDemo」|企業の動画活用のことならウェブデモ

https://webdemo.co.jp/

WebDemoは、

■WebDemoの特徴

1. 動画に特化している
動画作成に特化した会社が開発をしているため、簡単に作成できるようになっています。
 
2. 企業だけでなく、教育機関や行政機関も利用している
動画マニュアルやeラーニング教材作成ツールとして、3500以上の団体に導入されています。

■WebDemoの主な機能

動画マニュアル作成
動画マニュアルを作成できるため、eラーニングへの活用や、より実践的なマニュアルの作成をすることが可能となります。

■WebDemoの料金


https://webdemo.co.jp/software/order/

ダウンロード版とパッケージ版があり、ダウンロード版は、64,800円/1ライセンス〜になります。
 

多言語対応のマニュアルを簡単に作成できる「AiLingual」

「AiLingual」|マニュアル作成・共有・一元管理クラウドサービス

https://www.konicaminolta.jp/ailingual/

AiLingualは、コニカミノルタが提供する、業務マニュアルの作成から共有までを一元管理できるクラウドサービスです。

■AiLingualの特徴

1.作成から共有までを一元管理
マニュアルを作成して終わりではなく、共有・更新までを管理することができます。
 
2.20カ国語以上への多言語化も可能
簡単な操作で多言語化することができるため、外国人従業員がいる企業には最適です。

■AiLingualの機能

マニュアル作成

シンプルな機能で簡単にマニュアルを作成することができ、共有や更新も管理できるため、常に最新のマニュアルを管理できるようになっています。

■AiLingualの料金

初期費用3万円に加え、管理者・閲覧者それぞれ1人で24,500円〜の費用がかかります。
 

取扱説明書のようなマニュアルを目指すなら「i-Share」

「i-Share」|マニュアル・販促・教育のコミュニケーションを支援

https://www.kwix.co.jp/product/product1

i-Shareは、マニュアル制作の専門会社としてのノウハウを活用して作られた、マニュアル作成ソフトです。

■i-Shareの特徴

1.取扱説明書のようなマニュアルも作れる
マニュアル作成のノウハウが詰め込まれたツールのため、簡単な操作で本格的なものが出来上がります。
 
2.多様な形式に出力が可能
PDF、 Word、InDesign、XMLなど、好みの形式での出力が可能になっています。

■i-Shareの機能

マニュアル作成
必要なスタイルやイラストをパレットから選択するだけで作成することができます。

■i-Shareの料金

ライセンス型の契約で、一人当たり月額26,400円となります。
 

動画による店舗マニュアルが作りやすい「ClipLine」

「ClipLine」|多店舗ビジネスを動画でカイゼンする

https://clipline.com/service/

ClipLineは、店舗でのスタッフの教育や、運営・管理のためのマニュアルなどを動画で共有することができるサービスです。

■ClipLineの特徴

1.あらゆる店舗業務に対応
接客の仕方からトラブル対応、身だしなみまで、店舗に必要なあらゆるマニュアルを作成できます。
 
2.ToDo機能がある
目的に合わせてToDoを作成し、それを報告するような共有機能が付いています。

■ClipLineの機能

マニュアル作成

スタッフ教育やマネジメント、コミュニケーションなどのマニュアルとして活用することができます。
Todo
各マニュアルに対してToDoを作成し、レポートとして提出することができます。

■ClipLineの料金

個別見積もりのため、問い合わせをする必要があります。
 

個人用と共有用で分けて管理したいなら「kibela」

「Kibela」|個人の発信を組織の力にする情報共有ツール

https://kibe.la/ja

Kibelaは、使うだけで、強いクリエイティブな組織を作れるようになるために開発された情報共有ツールです。
エンジニアに嬉しいMarkdownやwebhook、シングルサインオンに対応しています。

■Kibelaの特徴

1. 個人的なメモもチームのドキュメントも作成できる
個人的なメモを投稿できるBlogと、チームのドキュメント作成用のWikiの2種類を作成することができます。
 
2. メンバーの得意なことが分かる
情報発信することで、メンバーの顔や名前だけでなく、得意なことが分かるようになります。

■Kibelaの主な機能

Blog

個人的なメモや考えをBlogとして投稿することができます。
Wiki

メンバー間で自由に編集できるため、引き継ぎ内容にコメントを加えたりすることが可能になります。

■Kibelaの導入費用


https://kibe.la/ja#pricing

5名までは無料で利用することができます。
ユーザー数や作成できるグループ数などを無制限にするには、有料プラン(月540円〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
ツールと使うことでマニュアル作成の手間も減りますので、定期的な業務がある場合や属人的なノウハウがある場合には、一度業務の洗い出しをしていただければと思います。
 
その上で、今回ご紹介させていただいたツールをご活用いただき、業務効率化に繋げていただけると嬉しいです。