皆さんはタスクをどのように管理されておりますでしょうか。
 
個人的にきちんとメモなどに残していても、期限内に間に合わなかったり、メンバーそれぞれが個別にタスク管理をしているため、なかなか進捗管理がうまくいかないと思われている方も多いのではないでしょうか。
 
また、どのようなタスク管理ツールを使えばいいか迷われている方も多いかと思います。
 
そこで今回は無料でも使えるタスク管理ツールをご紹介させていただきます。

 

目次

良いタスク管理ツールの見分け方

①タスクの登録が簡単

タスクの登録が難しかったり、色々な項目を設定しないといけない場合には、利用するのが面倒になってしまい、ツールの利用が続かなくなってしまいます。
きちんとツールを利用できないと全てのタスクが登録されていない状態となり、管理が煩雑になってしまったり、タスク漏れや期限を守れないことが多くなります。

②タスク期限をリマインドしてくれる

タスクを登録したのに忘れてしまったこともあるのではないでしょうか。タスクを登録したとしても、期限内に完了できなければ意味がありません。
そのためには、きちんとタスクを期限内に完了できるようリマインドしてくれる機能が必要になります。

③自分だけでなく、他メンバーのタスクも確認できる

特にプロジェクト管理などをする際には、自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクも把握する必要があります。
その際には他メンバーのタスクも簡単に管理でき、一覧で把握できることが重要となります。

④パソコンからだけでなく、スマホからでも利用できる

パソコンからのみ利用できるものや、スマホからのみ利用できるものもありますが、日々使う上では様々なデバイスからアクセスできる必要があります。
そうすることで、いつでもタスクの登録や確認ができ、対応漏れを防ぐことができます。

⑤タスク管理以外の機能も充実している

例えば、タスクに関するドキュメントを管理できたり、メッセージのやり取りができるなど、タスク管理以外の機能にも注目してみることが大事です。
一つのツールで複数のことができると、コミュニケーションの効率化にも繋がります。

タスク管理ツールを使うときの注意点

①個人向けのツールを使ってしまうと、仕事で使いにくい

個人向けの場合、ただリスト化して管理するだけとなってしまい、仕事で使う上では不便を感じることが多くなります。
そのため、仕事で使うことを前提として作られたツールを活用することで、日々の業務で発生するタスクを効率よく管理することが可能となります。

②タスクに関する情報を記載できないと、どのようなタスクか分からなくなる

タスクの列挙のみの場合、どのような対応をすればいいのか、どのようなアウトプットが必要なのかが分からなくなることがあります。
詳細な要件などがあるタスクも多いと思いますので、そのような情報を分かりやすく記載しておくことが大事になります。

③期限を設定しないと、通知も受けることができず対応漏れに繋がる

各タスクの期限を設定していなければ、通知を受け取ることができず、ツールを利用している意味がなくなってしまいます。
タスクを登録するごとに期限を設定するクセをつけ、計画的に対応できるようにすることが必要です。

無料で使えるタスク管理ツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ノート形式で情報を残すことができ、タスクと一緒に作業内容や、依頼内容の詳細を管理できるのが特徴的です。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
 ノート形式で簡単に残すことができるため、議事録などのドキュメント作成に最適です。
 
2.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
 何よりも簡単に情報をストックができ、タスク管理も直感的で、会議中に発生したタスクを議事録と一緒に管理することが可能になります。
 
3.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができるので、マニュアルと一緒に関連するタスクを設定することができます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、マニュアルに関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
容量を増やしたり、管理機能を強化する場合など、有料プランで利用しても、1人あたり月額400~500円程度となっています。

■Stock利用ユーザーの声

Stockを使ったタスク管理を実践している、実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、シンプルにタスク管理がしたいだけというにも関わらず、チャットツールのタスク管理は直観的でなく、エクセルでの管理は複数人が競合編集して事故につながりかける等の問題がありました。
 
そのような中、Stockを導入したことで、他ツールのように単にタスク作成するだけでなく、例えば議事録にワンクリックでタスクを簡単に紐づけることが出来るため、事務所のタスク管理の土台になったということです!
 
 
 

ビジュアル重視で直感的にタスク管理したいなら「Trello」

「Trello」|みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール

https://trello.com/

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。

■Trelloの特徴

1.直感的な操作性
 付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加することができます。
 
2.タスクの進捗が管理しやすい
 タスクをカードのように並べ、ドラッグ&ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすくなります。

■Trelloの主な機能

タスク管理

カードのように並べるビジュアルと、直感的な操作性で簡単にタスク管理することができます。
また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちのようなステータスを管理することもできます。

■Trelloの料金

基本的には無料で利用することができますが、タスクに添付できるファイル容量を増加(無料プランは10MBまで)させたり、権限機能を付けるには、有料プラン($9.99/月〜)の契約が必要になります。
 

かんばん方式でタスク管理したいなら「Jooto」

「Jooto」|タスク・プロジェクト管理ツール

https://www.jooto.com/

Jootoは、かんばん方式のタスク管理ツールです。
Trelloに似た見た目や操作性のため、Trelloを使ったことがある方は同じような感覚で使うことができます。

■Jootoの特徴

1.シンプルな機能
 簡単な操作で、タスクを追加することができるため、ちょっとしたメモからプロジェクト管理まで幅広く利用できます。
 
2.カラフルなインターフェース
 タスク管理ツールでありながら、SNSのような感覚でタスクに関するコミュニケーションを取ることができます。

■Jootoの主な機能

タスク管理

Trelloと同様に、ドラッグ&ドロップでタスク管理ができ、ふせんを貼りながらタスクの管理をすることができます。

■Jootoの導入費用

ユーザー数2名までなら無料で使うことができるので、個人利用としての利用が多くなるかもしれません。
ユーザー数を増やしたり、容量を増加させるには有料プラン(月980円〜)の契約が必要になります。
 

エンジニア向けのタスク管理なら「Backlog」

「Backlog」|オンライン プロジェクト管理 & コラボレーションツール

https://www.backlog.jp/

Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を一括管理できるプロジェクト管理アプリです。
エンジニアの方に多く使われるツールになっています。

■Backlogの特徴

1.進捗を視覚的に把握できる
 ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、進捗の把握が視覚的にできます。
 
2.タスクに関するコミュニケーションができる
 コメント以外に、絵文字やアイコン、スター機能を使ってコミュニケーションができるので、単なるタスク管理ツールよりもコミュニケーションが活発になりそうです。

■Backlogの主な機能

タスク管理

期限だけでなく、ステータスや優先度などの設定することができます。また、ガントチャート表示にも対応しています。

Wiki

マークダウン形式でwikiを書くことができます。
開発要件などの情報をタスクではなく、wikiとして残すことが可能です。

■Backlogの料金

1プロジェクト10人までであれば、無料で利用することができます。
プロジェクト数を増やしたり、ユーザー数を増やす場合には、有料プラン(2000円/月〜(1チームあたり))の契約が必要になります。
 

海外の大企業にも導入されているタスク管理ツール「Wrike」

「Wrike」|仕事管理のための優れたソリューション

https://www.wrike.com/ja/

Wrikeは、アメリカ発のプロジェクト管理アプリで、メンバー間のスケジュール状況や、タスクの進捗状況などがリアルタイムで分かります。

■Wrikeの特徴

1. 大手企業も導入しているプロジェクト管理ツール
GoogleやAmazonでも利用実績があり、累計15,000社に導入されています。
 
2. タスクごとにタイムトラッキング機能を使える
タスクに紐づいて自動的にタイムトラッキングできるため、どの作業が非効率になっているかなどを把握しやすくなります。

■Wrikeの主な機能

タスク管理

タスクはリスト形式で一覧で管理できますし、ボード型のカンバン方式で管理することもできます。
ビューは簡単に変更できますので、自分の好みにあったビューで管理できるのがいいですね。
ファイル共有

各プロジェクトに関連するファイルを共有することができます。
Google DriveやDropboxとの連携をすると、どこにあるファイルでも簡単に共有することができます。

■Wrikeの料金

Wrikeは、5人まで無料で利用することができます。
ただし、人数を増やしたり、サブタスク機能やガントチャート機能を使うには、有料プラン($9.8/月〜(1人あたり))へのアップグレードが必要になります。
 

デザイン性に優れた高機能タスク管理ツール「Asana」

「Asana(アサナ)」|Asanaを使ってチームの仕事、プロジェクト、タスクをオンラインで管理

https://asana.com/ja/

Asanaは、元Facebookのエンジニア2人が開発した、タスク管理がメインの高機能プロジェクト管理アプリです。
また最近はデザインリニューアルや日本語対応をしており、親しみやすいツールへと変化しています。

■Asanaの特徴

1. プロジェクトの進行状況が見える化できる
タスクのボードやタイムラインを使って、現在の状況を一目で把握できるようになっています。
 
2. 統合できるアプリは100以上
SlackやDropboxなど有名なアプリをはじめ、100以上のアプリと連携が可能になっています。

■Asanaの主な機能

タスク管理

タスクはリスト形式やボード形式で確認することができます。
タスクにはファイルを添付したり、コメントを入れることも可能です。
チャット
プロジェクトごとにチャットをすることができます。
いいね!ボタンはありますが、ファイル添付などはできないようです。

■Asanaの料金

Asanaは、無料でも利用することができますが、メンバー数の増加(無料プランでは15人まで)、タスク開始日の設定、管理者機能などを利用するには、有料プラン($9.99/月〜(1人あたり))にする必要があります。
 

ガントチャートでタスクの管理をしたいなら「みんなでガント」

「みんなでガント」|プロジェクト管理に。無料ガントチャート共有サービス

http://minna-de-gantt.com/

みんなでガントは、プロジェクト内のメンバーと共有可能なガントチャートを作成できるサービスです。

■みんなでガントの特徴

1. 会員登録不要で使える
メールアドレスも登録する必要なく、すぐに使い始めることができます。
 
2. 修正履歴を確認できる
いつ誰が修正したのかを履歴で確認することができます。プロジェクトは常に変化するものなので、履歴を無料で使えるのが便利です。

■みんなでガントの主な機能

ガントチャート作成

ガントチャートを簡単に作ることができますし、サブタスク機能もあるので、サブタスクを設定すればガントチャートにも反映することができます。

■みんなでガントの料金

基本機能は無料で利用することができますが、印刷可能期間(3ヶ月以上)を伸ばしたりSSL、IP制限の利用をするには有料オプションの契約が必要になります。
また、パッケージ版を利用する場合には、利用料金が発生します。
 

ガントチャートだけでなく、コミュニケーション機能も使いたいなら「Brabio」

「Brabio!」|ガントチャート,プロジェクト管理,スケジュール表がサクサク作れる

https://brabio.jp/

Brabio!は、エクセルでの工程管理を簡単・便利にクラウドで共有できる、ガントチャート作成サービスです。

■Brabio!の特徴

1. グループウェアとしても使える
 タスクをスケジュール表示させたり、タスクに関するコメントができるなど、ガントチャート作成サービスでありながら、グループウェアとしての機能も備えています。
 
2. 各メンバーの担当状況を把握できる
 複数のプロジェクトが同時進行している場合など、現時点で誰が忙しいのかなどを一覧で把握することができます。

■Brabio!の主な機能

ガントチャート作成

作成したガントチャートをエクセルシートやCSVファイルとしてエクスポートすることができます。
また、多彩なビュー機能で、カレンダー表示やプロジェクト横断表示にも対応しているのがポイントです。

■Brabio!の料金

ユーザー数が5人までであれば、無料で使うことができますが、容量50MBまでという制限がつきます。
ユーザー数を増やしたり、容量を増加するには、有料プランへの契約が必要になります。
 

個人的なタスクを中心に管理をしたいなら「Wunderlist」

「Wunderlist(ワンダーリスト)」To-do リスト、リマインダー、タスク管理

https://www.wunderlist.com/ja/

Wunderlistは、シンプルなToDoリストアプリで、仕事でのToDoだけでなく、毎日の生活のToDoまで簡単に管理できるタスク管理ツールです。

■Wunderlistの特徴

1.通知設定が豊富
 締め切りの通知、リマインダー、タスクを振られた時の通知など、色々な通知を受け取ることができます。
 
2.あらゆる端末に対応している
 Windows、mac、iPhone、Androidはもちろんのこと、Kindle Fireなどのあらゆる端末で利用することができます。

■Wunderlistの主な機能

タスク管理

タスクをただ管理するためのリストを作成するだけでなく、リストを他のユーザーと共有できます。
また、タスクにサブタスク、メモ、ファイル、コメントをつけることができる。

■Wunderlistの導入費用

以前は有料プランもありましたが、現在は完全無料で利用できるようです。
 

個人向けのタスクを中心として、仕事のタスクも管理したいなら「Todoist」

「Todoist(トゥドゥリスト)」To-Doリストとタスク管理。無料、簡単、オンラインとモバイル用

https://ja.todoist.com/

Todoistは、シンプルにタスクを管理することができ、プライベートでも仕事でも使われているタスク管理ツールです。

■Todoistの特徴

1.タスクを階層化して管理できる
 関連するタスクを階層化して管理できるため、ただ一覧で管理するよりも、把握がしやすくなります。
 
2.優先度を設定できる
 タスクの優先度を設定できるため、多くのタスクがあっても、効率良くこなすことができます。

■Todoistの主な機能

タスク管理

タスクをリスト形式で確認できる他、カレンダーとの連携をすることができますが、カレンダー連携は有料プランの機能になります。

■Todoistの導入費用

プライベートでのタスク管理や、個人的なタスク管理、少人数チームのプロジェクト管理として使うのであれば、無料で十分な機能があります。
メンバー管理やチームとして使いこなしたい場合には、有料プラン(3500円/年(1人))を契約する必要があります。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
タスクを管理ツールを適切に利用することで、チームとしての進捗をしっかりと把握することが可能となります。
 
もし現状のタスクの管理方法で不満を感じていたり、うまく管理できていないようでしたら、是非今回ご紹介させていただいたツールをお試しいただければと思います。