仕事をする上で、多くの方がメモを取っているかと思いますが、どのように管理をされていますでしょうか。
 
メモ帳に手書きで記載をしたり、個人的にメモアプリを利用している方が多いのではないかと思います。
 
しかし、メモを自分だけのものにしておかず、社内やプロジェクトメンバーと共有することで、よりスムーズな情報共有になる効果が期待できます。
 
そこで今回は、業務効率化に繋がるメモ共有アプリをご紹介させていただきます。

 

メモを共有するメリットとは?

①自分の考えていることをメンバーに伝えることができる

メモを共有することで、アイデアや考えなどをメンバーに伝えることができるようになるため、お互いにどのようなことを考えているかが把握しやすくなります。
また、常に共有していることで情報共有にかける時間を大幅に削減することが可能になります。また、情報共有の質も高まります。

②タイムリーな情報共有ができる

メモは大事な一次情報として、リアルタイムで共有することで、情報共有のスピードが格段に上がりますし、タイムリーな情報共有は、プロジェクトなどの円滑な進行にも役立ち、常に最新の情報に触れることが可能となります。
また、メモを共有するだけでなく、様々なメモを蓄積していくことで情報資産として、社内のノウハウやナレッジとしての役割も果たします。

③認識齟齬が発生しにくい

常にアイデアや考えを共有していれば、認識合わせをしやすくなり、「思っていたことと違った」となることを防ぐことができます。
さらに、メモを共有すると共に、その内容についてコミュニケーションを取る習慣も必要になってくるのではないかと思います。

④ノウハウの伝達につながる

例えば、営業に関する知識のメモなどを、誰かに共有をすることでノウハウの伝達につながります。
そうすることで、引き継ぎが楽になったり、新しく入ったメンバーへの共有も簡単になります。

⑤社内の情報を蓄積していくことができる

メンバーそれぞれがメモを管理していると、退職者が出た場合などには、社内にその人のメモ情報を残しておくことができません。
しかし、常に共有をしておくことで、社内の情報がどんどんと蓄積されるような環境を作ることが可能になります。

スマホ対応しているメモアプリを選ぶ時のポイントは?

①iPhoneとAndroidの両方に対応している

例えば、iPhoneにのみ対応しているアプリの場合、Androidユーザーとの共有ができなくなってしまいます。
個人で利用する場合には問題ありませんが、仕事で利用する場合には確認しておく必要があります。

②自分のメモを他人へ共有する操作が簡単

自分が書いたメモを他の人に共有する際に、別のアプリを使って送らなければいけなかったり、スムーズな共有ができない可能性があります。
仕事で使う場合には、特に共有のしやすさは重要になりますので、操作性を予め確認することが大事です。

③パソコンとデータの同期ができる

スマホで記載したメモを、パソコンから確認したい、もしくはどの逆も多いかと思います。
そのような場合に備え、パソコンからも利用できるか、常にスマホとパソコンの内容を同期できるかを確認する必要があります。

業務効率化ができるメモ共有アプリ10選

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockを使うと、簡単に情報が残せるため、個人的な情報も仕事の情報も一箇所で管理することができます。
また、チャットツールのように情報が流れていくことがなく、ファイルストレージのような面倒さがないため、情報を蓄積するのに最適なアプリとなっています。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
 ノート形式で簡単に残すことができるため、議事録などのドキュメント作成に最適です。
 
2.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
 何よりも簡単に情報をストックができ、タスク管理も直感的で、会議中に発生したタスクを議事録と一緒に管理することが可能になります。
 
3.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。

■Stockの主な機能

ノート機能

テキスト形式で入力できるだけでなく、画像などのファイル添付ができるため、写真と共にアイデアなどを残しておくことが可能になります。
また、会議の議事録や作業依頼、マニュアルや連絡事項など、様々な情報を簡単に残すことができ、スマホからどこでも確認することができます。
タスク機能

個人的なタスクだけでなく、社内メンバーのタスクも一覧で手軽に管理できます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、アイデアに関するメッセージであれば、アイデアに関するやり取りだけをすることができます。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、運営するECサイトに関するノウハウのメモを蓄積しテイル実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、従来、施策内容をファイル化しメール添付によって共有していましたが、メール添付による共有は後から見返すことが困難で、過去に効果のあった施策に関するノウハウを蓄積することができていない状態でした。
 
そのような中、Stockを導入することで、運営するサイトに関するノウハウを、蓄積する環境を整えることができたということです!
 
 
 

手書きや音声機能も使いたいなら「Evernote」

「Evernote」|すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。

https://evernote.com/intl/jp/

Evernoteは、あらゆる情報を1箇所にまとめることができる、多機能なノートアプリです。
情報の集約ができるので、ちょっとしたアイデアをチームで発展させていくのに役立ちます。

■Evernoteの特徴

1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
 テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます。
 
2.webクリッパー機能
 Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なため、簡単に共有・管理できます。

■Evernoteの主な機能

ノート機能
テキストで残すだけでなく、音声や画像などあらゆるファイルを貼り付けることができます。

また、手書きにも対応しているので、サクッとメモを撮りたい時などに重宝します。

■Evernoteの料金

無料でも利用できますが、データ容量を増やしたり、同期端末制限を無制限にするには、有料プラン(600円/月〜(1人あたり))の契約が必要になります。
 

自由にアレンジを加えたいなら「OneNote」

「Microsoft OneNote」 | デバイスに対応したデジタルノート作成アプリ

https://products.office.com/ja-jp/onenote/digital-note-taking-app

OneNoteは、Microsoftが提供するノートアプリです。
Evernoteとは異なり、完全無料で同期端末の制限などがありません。

■Onenote特徴

1. テキストや画像を自由に配置できる
ワードとは異なり、テキストや画像をノート内に自由に配置することが可能なため、自由度が高いドキュメント作成が可能になります。
 
2. Officeソフトの連携
例えば、ノートにエクセルを貼り付けた場合には、1クリックでエクセルが立ち上がるため、わざわざダウンロードする必要がありません。

■OneNoteの主な機能

ノート
テキスト以外にも手書き入力などにも対応しており、記載箇所の配置を自由自在に変更できることも特徴の1つです。もちろん、あらゆるファイルを添付可能です。

■OneNoteの料金

OneNoteは完全無料で全ての機能を利用することができますが、保存先がOneDriveとなっているため、OneDriveの容量によっては、料金が発生することがあります。
 

Dropboxとの連携をしたいなら「Dropbox Paper」

「Dropbox Paper」|クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメント

https://www.dropbox.com/ja/paper

Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

■Dropbox Paperの主な機能

ドキュメント作成

写真や動画の挿入はもちろんのこと、チェックリストを作成したり、表の作成もできますので、ToDoの管理や簡単な資料を作ることもできます。
Dropbox Paperの中でDropboxのフォルダへリンクをし、ファイルの中身を見ることができるので、関連したファイルとの紐付けが容易です。

■Dropbox Paperの料金

Dropbox Paperは、無料で利用することができます。
 

プログラマー向けのメモ共有で使うなら「Boostnote」

Productivity – 「Boostnote」 | Boost Happiness, Productivity, and Creativity.

https://boostnote.io/ja/

Boostnoteは、開発者向けのEvernoteのような位置付けで、マークダウンへの対応など、プログラマー向けのノートアプリで、ダウンロードしてユーザー登録などもせず、すぐに使えるのが特徴です。

■Boostnoteの特徴

1. プログラマー向けのノート
Markdownの対応やJavascript、HTML、CSS等への対応など、プログラマーを意識した機能が豊富です。
 
2. ローカル環境で動く
インストールの手間がありますが、ローカル環境で動かすことができるため、ネットワークに依存せず使うことができます。

■Boostnoteの主な機能

ノート

Javascript、Python、HTML、CSS等100以上の言語でシンタックスハイライトを付けることができます。

■Boostnoteの導入費用

Boostnoteは、オープンソースプロジェクトのため無償利用することができます。
 

高機能なプロジェクト管理ツールと連携したいなら「Confluence」

「Confluence」|チームコラボレーションソフトウェア

https://ja.atlassian.com/software/confluence

Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを連携して利用することができるメモアプリです。
プロジェクト管理ツールと連携できるため、開発関連のドキュメントを共有するのに適しています。

■Confluenceの主な機能

ページ

プロジェクト管理ツール「JIRA」と連携して、開発関連のドキュメントをスムーズに共有することが可能になります。

■Confluenceの料金

利用する人数によって変動します。
例えば、10人以内で利用する場合には、1人あたり月額1200円になります。
 

エンジニアやデザイナー間でメモを共有するなら「Inkdrop」

「Inkdrop」|チームコラボレーションソフトウェア

https://inkdrop.app/

Inkdropは、エンジニアやデザイナーのための、Mac、Windows、Linuxで利用できるノートアプリです。

■Inkdropの主な機能

ノート

エンジニアやデザイナーが使いやすいように、マークダウンやコードの共有に対応しています。

■Inkdropの料金

無料プランはなく、60日間のお試し期間の後は有料プラン($4.99/月(1人あたり))を契約する必要があります。
 

個人的なメモが中心なら「Google Keep」

「Google Keep」|思いついたらすぐにメモ。

https://keep.google.com/

Google Keepは、Googleの提供するメモアプリです。
Googleアカウントと連動しているため、保存されたメモは全てGoogleアカウントに管理されます。

■Google Keepの特徴

1. Google アカウントと連動している
アカウントで繋がっていれば端末に関係なく、どこからでも自分のメモにアクセスすることができます。
 
2. パネル形式でメモが見やすい
保存したメモは、パネル形式で表示されるため、一覧性が高く把握しやすくなっています。

■Google Keepの主な機能

メモ
パネル形式で、保存したメモの一覧を管理することができるので、どのようなメモが書いてあるのか一目で分かるようになっています。

テキスト形式だけでなく、手書きや音声入力にも対応していますが、画像以外のファイルを添付することができません。

■Google Keepの料金

Google Keepは完全無料で全ての機能を利用でき、有料プランはありません。
 

Markdownを使った個人メモの記載なら「Simplenote」

「Simplenote」|The simplest way to keep notes.

https://simplenote.com/

Simplenoteは、簡単にメモやアイディアなどを残しておけるノートアプリです。
ノートをフォルダではなく、タグで管理するのが特徴的なアプリです。

■Simplenoteの特徴

1. Markdownが使える
メモアプリでは珍しく、マークダウンに対応しています。
 
2. 完全無料で使える
無料ながら、マークダウンやバックアップ機能を使うことができます。

■Simplenoteの主な機能

ノート
シンプルな構成になっていて、タイトルなども存在しません。
Markdown形式で入力することも可能です。

■Simplenoteの料金

Simplenoteは完全無料で全ての機能を利用でき、有料プランはありません。
 

カード形式で個人的なメモを管理したいなら「Zoho Notebook」

「Zoho Notebook」|フリーのメモアプリの決定版。無料で始めるノートアプリ

https://www.zoho.com/jp/notebook/

Zoho Notebookは、カード形式でメモを残すことができる完全無料のノートアプリです。

■Zoho Notebookの主な機能

ノート

ノートはカード形式で確認することができ、専用の機能を使えば、手書きでノートの保存をすることもできます。

■Zoho Notebookの料金

Zoho Notebookは、完全無料で利用することができます。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
単なるメモだとしても、メンバーで共有することで違った角度からの意見を取り入れることができ、効果的な情報になる可能性があります。
 
是非、今回ご紹介させていただいたアプリをお試しいただき、メモ共有を促進していただければと思います。