社内には様々なノウハウがあるかと思いますが、きちんと管理・共有することができていますでしょうか？
個人個人がメモなどとして管理しているかもしれませんが、社内で共有できている企業は少ないのではないかと思います。
ノウハウが蓄積・共有されることで、無駄な作業の削減や効率化を図ることができるため、蓄積や共有の仕組みを作るのが大事になります。
そこで今回は、ノウハウ共有に適したツールをご紹介させていただきます。
目次
ノウハウ共有ツールを選定する上で確認したいこと
①誰にでも簡単に共有・蓄積できるか？
ノウハウを共有したり、蓄積したりしようとしても、操作が面倒と感じてしまってはなかなか前に進むことができません。
そのためには、簡単に共有・蓄積できるツールを導入する必要があり、シンプルで見やすいものにする必要があります。
②少人数単位で導入できるか？
例えば、いきなり全社導入をしてしまうと、ルール決めや運用方法に混乱が生じ、結局使われなくなってしまいます。
まずは数人で試し、その後部署内に、最終的には全社導入へと、スモールスタートできることでしっかりとして体制を作れるようになります。
③ノウハウ共有の事例はあるか？
なかなかノウハウ共有に特化したツールはないため、基本的には情報共有ツールのようなものを利用することになります。
その中でも、ノウハウ共有・蓄積をしている事例があるツールを選ぶことで、自分たちの参考にもなりますし、安心して利用することができます。
ノウハウ共有ツール5選
誰でも簡単に使えるツールを使いたいなら「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チャットツールのように情報が流れることなく、ファイルストレージのような面倒さが無いため、ドキュメントを簡単に残すことができます。
ノート形式で管理をすることができるので、作成や閲覧が簡単なだけでなく、ノウハウを業務内容と一緒に管理することができ、Stock内で全ての文書を管理することが可能となります。
■Stockの特徴
１．ノートを簡単に作成できる。
ノート形式で簡単に残すことができるため、議事録などのドキュメント作成に最適です。
２．驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
何よりも簡単に情報をストックができ、タスク管理も直感的で、会議中に発生したタスクを議事録と一緒に管理することが可能になります。
３．とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
■Stockの主な機能
ノート
ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理
ノートに紐づけてタスクを管理することができるので、マニュアルと一緒に関連するタスクを設定することができます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ
Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、ノウハウに関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。
■Stockのノウハウ共有の事例
Stockには、ノウハウ共有の成功事例が、数多くサイト上で公開されています。
例えば、株式会社フューチャーゲートさんはECサイトを運営している企業様です。
株式会社フューチャーゲートさんでは、日々実施している施策で得られているはずのノウハウが、どこにも蓄積・共有されずに大変困っていました。
従来のチャットツールを使うとノウハウが流れていき、ファイル共有サービスを使うと面倒で誰も書き込まないからというのが理由で、簡単にノウハウを蓄積できる手段がどこにもなかったのです。
しかしStockを導入したことで、あたかもチャットツールを使うような感覚で驚くほど簡単に利用でき、しかも必要なノウハウが蓄積・共有されていくので、問題が一瞬で解消されました。
Stockを導入して以降、必要なノウハウがしっかりと蓄積され、蓄積された情報に基づくPDCAが高速で回り始めたということです。
詳細な事例インタビューは下記にありますので、是非ご覧ください。
https://www.stock-app.info/voice_detail_future.html
■Stockの料金
https://www.stock-app.info/pricing.html
70ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。
グループウェアとしても使いたいなら「iQube」
「iQube」｜無料クラウド型グループウェア
iQubeは、社内ノウハウの蓄積に特化したクラウド型グループウェアです。
■iQubeの特徴
1.社内ノウハウの蓄積や社内ルールの共有に特化している
作成した文章などを共有する相手を指定できるので、情報が必要な人にのみ共有することができます。
2.10人までなら無料で使える
有料プランと同じ機能を使うことができるので、少人数グループの場合は費用をかけることなく利用することができます。
■iQubeの主な機能
掲示板
１つの議題に関してコメントを付けることで、ディスカッションをすることができます。
Todoリスト
スケジュールとの連携やステータスの設定ができます。
スケジュール
メンバーの予定を一覧で確認でき、色別に予定（会議は赤、来客は青など）を表示することができます。
ファイル
フォルダ階層形式でファイルを保管することができます。また、ファイルにタグ付けすることも可能です。
■iQubeの料金
http://www.iqube.net/price.html
iQubeは無料で使うことができますが、人数を増やしたり（無料プランは10人まで）、ストレージ容量を増やす（無料プランは全員で30MBまで）には、有料プラン（400円/月〜（1人あたり））の契約が必要になります。
エンジニア向けのWikiとして使いたいなら「Confluence」
「Confluence」｜チームコラボレーションソフトウェア
https://ja.atlassian.com/software/confluence
Confuendeは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを開発しているAtlassianが提供する、Wikiツールです。
プロジェクト管理ツールと連携して利用することで、シームレスに業務を進めることが可能になります。
■Confuendeの特徴
1. JIRAと連携できる
既にJIRAを利用している場合には、Confluenceと連携することができるため、プロジェクト管理をドキュメント管理をシームレスに行うことができます。
2. 細かい権限設定
きめ細かい権限設定により、メンバーの閲覧や編集を制御することができます。
■Confuendeの主な機能
ドキュメント管理
テキスト情報以外にOffice文書や画像等を共有できます。また、バージョン管理、プレビュー、全文検索などにも対応しています。
■Confuendeの料金
https://ja.atlassian.com/software/confluence/pricing
7日間の無料トライアルを利用することができますが、基本的には有料プランへの契約が必要になります。
人数によって単価が異なるため、利用人数を確認した上で料金の確認をした方が良いです。また、JIRAを既に利用している場合には、無料でConfluenceの利用ができます。
自社向けに自由にカスタマイズしたいなら「kintone」
「kintone」サイボウズのビジネスアプリ作成プラットフォーム
https://kintone.cybozu.com/jp/
kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。
■kintoneの特徴
1.自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる
案件管理アプリや日報アプリなど、必要なアプリを簡単に作ることができます。
2.高度なアプリ開発やシステム連携ができる
APIを使って他システムと連携をしたり、Javascriptを使った開発もすることができます。
■kintoneの主な機能
スペース
テーマごとに掲示板の機能を作成したり、Wikiのように情報蓄積をすることができます。
ピープル
社員がマイページを作って投稿したり、ユーザー間でメッセージのやり取りをすることができます。
■kintoneの料金
https://kintone.cybozu.com/jp/price/
kintoneは無料お試しが30日間ありますが、それ以降は有料プランを契約する必要があります。
有料プランは月額（1人あたり）780円〜になります。
情報の種類が多岐に渡り、データ量が多くなるなら「Vertica」
「Vertica」エンタープライズ・ビッグデータ分析基盤
Verticaは、全社的なビッグデータ分析基盤として活用できる次世代型データベースです。このようなシステムを使うことで、自分の探しているノウハウやナレッジにもアクセスしやすくなります。
■Verticaの特徴
1.システム拡張が柔軟に対応できる
ユーザ数やデータ量の増加に合わせて、システムの拡張を柔軟かつ低コストで実現することができます。
2.意思決定にも役立つ
蓄積された大量のデータから必要な情報を抽出して分析することができるので、ビジネスで必要となる迅速な意思決定にも役立ちます。
■Verticaの主な機能
高度な圧縮機能
データの属性に応じた最適な圧縮アルゴリズムでストレージ容量を最大90%削減できます。データ圧縮によって検索時のディスクI/O量が減り、高速な検索処理を実現することができます。
データ分析機能
標準的なBIツール/ETLツールをそのまま利用できますし、R言語やPythonで書かれた高度な統計アルゴリズムを高速に実行することが可能です。
■Verticaの導入費用
実現したいシステムの内容によって費用が異なるため、問い合わせが必要になります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
ノウハウの蓄積や共有は面倒でなかなか進んでいないのが現状かもしれませんが、ツールを利用することで余計な手間をかける必要が無くなります。
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用いただき、社内に共有の文化が根付くようにしていただければと思います。
