チャットツールでやり取りをしたり、タスク管理ツールを使ってタスクの管理をしている方は多いと思いますが、大事な情報(特にメモやノートに記載しているもの)はどのように管理されていますでしょうか。
 
いつも使っているノートを個人で管理するのではなく、アプリを使って共有することで、社内の重要な情報が伝わっていないといったことなどを防ぐことが可能になります。
 
そこで今回は、業務の効率化に役立つノート共有アプリをご紹介させていただきます。

 

ノートを共有することによる効果

①情報を蓄積・共有する場所ができる

個人で管理をしていると、大事な情報が伝わっていなかったり、タスク漏れなどが発生したりすることが多くなってしまいます。
 
しかし、ノート共有アプリを使うことで、情報の蓄積・共有をする場所ができ、メンバー全員が同じところを見る環境が整います。

②大事な情報の共有漏れがなくなる

上述のように、共有する場所がない場合には、「何を共有して、何を共有していない」かが分からなくなってしまいます。
 
アプリを使うことで共有する場所ができ、全ての情報をメンバーに伝えることができるようになるため、共有漏れを防ぐことが可能になります。

③業務効率化に繋がる

常に共有される環境ができると、「そこを見れば全てが分かる」という状態を作り出すことができます。
 
そのため、確認や情報を探す手間などが無くなり、結果としてスムーズな業務に繋げることが可能になります。

おすすめノート共有アプリ6選

専門的な知識がなくとも使いこなせるノート共有アプリ「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ノート形式で情報を残すことができ、議事録はもちろん、チームでの作業内容や、依頼内容の詳細等を管理できるのが特徴的です。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
 ノート形式で簡単に情報をストックすることができるため、議事録などのドキュメント作成のストレスがなくなります。
 
2.情報のストックに加え「タスク管理」をすることもできる。
 ノートを使って情報ストックできるのはもちろん、ノートに紐づけてタスク管理もできるので、会議内容の議事録と発生したタスクを一緒に管理することが可能になります。
 
3.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができ、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、プロジェクトの細かい要件に関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

手書きや音声機能も使えるノート共有アプリ「Evernote」

「Evernote」|すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。

https://evernote.com/intl/jp/

Evernoteは、あらゆる情報を1箇所にまとめることができる、多機能なノートアプリです。
情報の集約ができるので、ちょっとしたアイデアをチームで発展させていくのに役立ちます。

■Evernoteの特徴

1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
 テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます。
 
2.webクリッパー機能
 Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なため、簡単に共有・管理できます。

■Evernoteの主な機能

ノート機能
テキストで残すだけでなく、音声や画像などあらゆるファイルを貼り付けることができます。

また、手書きにも対応しているので、サクッとメモを撮りたい時などに重宝します。

■Evernoteの料金

無料でも利用できますが、データ容量を増やしたり、同期端末制限を無制限にするには、有料プラン(600円/月〜(1人あたり))の契約が必要になります。
 

クリエイティブワーカー向けノート共有アプリ「DropboxPaper」

「Dropbox Paper」|クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメント

https://www.dropbox.com/ja/paper

Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

■Dropbox Paperの特徴

1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
チェックリストを付けたり、記載内容に対してコメントを付けれるなど、付加機能が豊富にあります。
 
2. Dropbox内のファイルとの連携
Dropbox Paper内にDropboxに保管されたファイルを貼り付けることができるだけでなく、1クリックで開くことができます。

■Dropbox Paperの主な機能

ドキュメント作成

写真や動画の挿入はもちろんのこと、チェックリストを作成したり、表の作成もできますので、ToDoの管理や簡単な資料を作ることもできます。
Dropbox Paperの中でDropboxのフォルダへリンクをし、ファイルの中身を見ることができるので、関連したファイルとの紐付けが容易です。

■Dropbox Paperの料金

Dropbox Paperは、無料で利用することができます。
 

コンテンツを自由に配置できるノート共有アプリ「OneNote」

「Microsoft OneNote」 | デバイスに対応したデジタルノート作成アプリ

https://products.office.com/ja-jp/onenote/digital-note-taking-app

OneNoteは、Microsoftが提供するノートアプリです。
Evernoteとは異なり、完全無料で同期端末の制限などがありません。

■Onenote特徴

1. テキストや画像を自由に配置できる
ワードとは異なり、テキストや画像をノート内に自由に配置することが可能なため、自由度が高いドキュメント作成が可能になります。
 
2. Officeソフトの連携
例えば、ノートにエクセルを貼り付けた場合には、1クリックでエクセルが立ち上がるため、わざわざダウンロードする必要がありません。

■OneNoteの主な機能

ノート
テキスト以外にも手書き入力などにも対応しており、記載箇所の配置を自由自在に変更できることも特徴の1つです。もちろん、あらゆるファイルを添付可能です。

■OneNoteの料金

OneNoteは完全無料で全ての機能を利用することができますが、保存先がOneDriveとなっているため、OneDriveの容量によっては、料金が発生することがあります。
 

Markdownが使えるノート共有アプリ「Simplenote」

「Simplenote」|The simplest way to keep notes.

https://simplenote.com/

Simplenoteは、簡単にメモやアイディアなどを残しておけるノートアプリです。
ノートをフォルダではなく、タグで管理するのが特徴的なアプリです。

■Simplenoteの特徴

1. Markdownが使える
メモアプリでは珍しく、マークダウンに対応しています。
 
2. 完全無料で使える
無料ながら、マークダウンやバックアップ機能を使うことができます。

■Simplenoteの主な機能

ノート
シンプルな構成になっていて、タイトルなども存在しません。
Markdown形式で入力することも可能です。

■Simplenoteの料金

Simplenoteは完全無料で全ての機能を利用でき、有料プランはありません。
 

Googleアカウントと連携できるノート共有アプリ「GoogleKeep」

「Google Keep」|思いついたらすぐにメモ。

https://keep.google.com/

Google Keepは、Googleの提供するメモアプリです。
Googleアカウントと連動しているため、保存されたメモは全てGoogleアカウントに管理されます。

■Google Keepの特徴

1. Google アカウントと連動している
アカウントで繋がっていれば端末に関係なく、どこからでも自分のメモにアクセスすることができます。
 
2. パネル形式でメモが見やすい
保存したメモは、パネル形式で表示されるため、一覧性が高く把握しやすくなっています。

■Google Keepの主な機能

メモ
パネル形式で、保存したメモの一覧を管理することができるので、どのようなメモが書いてあるのか一目で分かるようになっています。

テキスト形式だけでなく、手書きや音声入力にも対応していますが、画像以外のファイルを添付することができません。

■Google Keepの料金

Google Keepは完全無料で全ての機能を利用でき、有料プランはありません。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
もし、メンバーそれぞれが情報を持っていて、共有できていない環境だった場合には、それらを共有するだけで、業務効率化・生産性の向上に繋がり、つまらないミスも減らすことができます。
 
是非、今回ご紹介させていただいたアプリを使って情報共有をすることで、情報の漏れや共有ミスを無くすような仕組みにしていただけると嬉しいです。