クラウドツールの利用が当たり前になっていく中で、どのようなクラウドツールを導入されていますでしょうか。
 
既にビジネスにクラウドツールを導入されている方は、業務効率化を実感されている方もいるのではないかと思います。
 
まだ、導入されていない方も、今後は多くの業務でクラウドツールが主流になってくるため、今回ご紹介させていただくビジネスクラウドツールを、参考にしていただければと思います。

ビジネスにクラウドツールを導入すべき理由

①業務効率化に繋がる

クラウドツールを利用することで、必要な情報をまとめて管理できるだけでなく、ネット環境さえあれば、いつでもどこでも利用できることになります
 
そのため、情報を探す時間や移動時間など、今まで無駄になっていた時間を有効活用することができるようになり、業務効率化に繋がります。

②運用コストを抑えることができる

社内では様々な業務が存在しているため、それらを自社の仕組みで運用するためには、一から構築をする必要が出てきます。
 
クラウドサービスを導入することで、初期コストやその後の運用コストも削減することが可能になります。

③安心のセキュリティ環境

社外に情報を預けることになるため、セキュリティ面を不安に思う方が多いですが、実際の利用者からは、セキュリティの高さを評価している調査結果も出ています。
 
また、②のように、最新のセキュリティを構築する人的リソースの削減にもなります。

無料でも使えるビジネスクラウドツール10選

シンプルな機能で、チームの情報共有が簡単にできるツール「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ノート形式で情報を残すことができ、タスクと一緒に作業内容や、依頼内容の詳細を管理できるのが特徴的です。

■Stockの特徴

1.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
 
2.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
 議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
 
3.Stockだけで情報共有が完結する。
 「メッセージ」機能を使うこともでき、Stockさえあれば情報共有がこれ一つで完結します。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができ、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、プロジェクトの細かい要件に関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

使い方次第で、様々なカスタマイズができるチャットツール「Slack」

「Slack(スラック)」Where work happens

https://slack.com/intl/ja-jp

Slackは、ビジネス向けのチャットツールです。
日本語化されたことにより、あらゆる業種の人が使い始め、ビジネスチャットツールでは、チャットワークと並び有名なツールとなっています。

■Slackの特徴

1.他のサービスと連携させることができる
 例えば、タスク管理ツールと連携させれば、タスクの作成や完了の通知をSlackで流すことができるようになります。
 
2.カスタマイズ性が高い
 オリジナルの絵文字を作れたり、botを利用できたりと、自分好みのスペースにすることが可能です。

■Slackの主な機能

チャット

テキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用することもできます。
他ツールと連携することで、スケジュールの通知や勤怠の通知を受け取ることも可能になります。
コミュニケーションを活発にする仕掛けが多いのが、特徴的です。
ファイル共有

チャットに添付されたファイルを一覧で閲覧することができますので、後からファイルを探し出すことも可能です。

■Slackの導入費用


https://slack.com/intl/ja-jp/pricing

Slackは無料で使うことができますが、過去のメッセージの検索可能数を多くしたり(無料プランでは、10,000件まで)、Slackと連携できるサービスの数を増やすには、有料プランの契約(850円/月(1人あたり)〜)が必要になります。
 

情報の保管庫として使える、ファイルストレージサービス「Dropbox」

「Dropbox」|新しい働き方を実現するワークスペース

https://www.dropbox.com/ja/

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
役所に出す書類や、クライアントとのやり取りに使うファイルなど、保管庫としての役割で有用なサービスです。

■Dropboxの特徴

1.全てクラウド上に保存することができる
 端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
 
2.他人との共有が簡単
 簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。

■Dropboxの主な機能

ファイル管理

共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。

■Dropboxの導入費用


https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison

容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)1200円〜になります。
 

Facebookのように使える、社内SNS「Workplace by Facebook」

「Workplace by Facebook」|チームとの共同作業を効率的に行えるスペース

https://www.facebook.com/workplace

Workplace by Facebookは、Facebookが提供しているビジネス向けのコラボレーションツールです。
Facebookとは異なり、個人単位ではなく、チーム単位でページを作ることになります。

■Workplace by Facebookの特徴

1. Facebookと使い方が似ている
 FacebookのUIとほとんど同じのため、Facebookを利用している人であれば違和感なく使うことができます。
 
2. 他社サービスとの連携が充実している
 Facebookとは異なり、ビジネス向けであることから、Google Driveとの連携やチャットボットなど、ビジネス向けにカスタマイズがしやすいものになっています。

■Workplace by Facebookの主な機能

グループ

掲示板として各グループを使って投稿することができます。
グループ単位で投稿ができるため、掲示板として使いながらコミュニケーションもすることができます。
イベント

「今日のイベント」や「今週末のイベント」など、社内で行われるイベントを登録することができます。
飲み会や交流イベントなどを登録することで、チームメンバーの出欠確認までできるようになります。

■Workplace by Facebookの導入費用

Workplace by Facebookは、無料でも利用することができます。
プレミアムプラン($3/月(1アクティブユーザー))を契約すると、管理者機能やセキュリティに関する機能が利用できるようになります。
 

かんばん方式で直感的に操作できる、タスク管理ツール「Trello」

「Trello」|みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール

https://trello.com/

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。

■Trelloの特徴

1.直感的な操作性
 付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加することができます。
 
2.タスクの進捗が管理しやすい
 タスクをカードのように並べ、ドラッグ&ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすくなります。

■Trelloの主な機能

タスク管理

カードのように並べるビジュアルと、直感的な操作性で簡単にタスク管理することができます。
また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちのようなステータスを管理することもできます。

■Trelloの料金


https://trello.com/pricing

基本的には無料で利用することができますが、タスクに添付できるファイル容量を増加(無料プランは10MBまで)させたり、権限機能を付けるには、有料プラン($9.99/月〜)の契約が必要になります。
 

会員登録不要でweb会議ができるシステム「Zoom」

「Zoom」the leader in modern enterprise video communications

https://www.zoom.us/

Zoomは、高音質で高画質が特徴のweb会議システムです。
Skypeなどの既存のシステムよりも簡単で安定的に利用できることが特徴です。

■Zoomの特徴

1.招待される側はユーザー登録不要
 会議に招待された人は、招待用URLをクリックするだけで参加できるので、会員登録などをする必要がありません。
 
2.通信が安定している
 データ通信料が少ないため、通信環境の影響を受けずに安定して利用することができます。

■Zoomの主な機能

音声通話・ビデオ通話

Skypeと同じような機能になりますが、会議の主催者以外は会員登録をすることなく、招待用URLをクリックするだけで参加できるため、非常にスムーズに始めることができます。

■Zoomの導入費用

Zoomは無料でも利用できますが、グループミーティングは40分までなどの制限があるため、無制限にグループミーティングをするには、有料プラン(月14.99ドル〜)を契約する必要があります。
 

名刺に関する情報を一括管理できる、名刺管理ができるツール「Eight」

「Eight」|名刺でつながる、ビジネスのためのSNS

https://8card.net/

Eightは、無料で名刺管理ができるツールです。
最新の名刺情報が常に表示されるため、クライアントや見込み顧客の管理にも利用できます。

■Eightの特徴

1. 名刺を撮影するだけで、情報が保存される
手入力で情報が保存されるため、正確な情報を管理することができます。
 
2. 自分のプロフィールをweb上に公開できる
web上で名刺交換をしたり、会社の情報などを発信することができます。

■Eightの主な機能

名刺管理

名刺をスマホで撮るだけで、名刺の情報をクラウドで管理することが可能になります。
登録された名刺はリスト形式で確認でき、検索することですぐに必要な相手の情報を見つけることができます。

■Eightの導入費用

基本機能は全て無料で利用することができます。
Eightプレミアム(480円/月または、4800円/年)を契約すると、名刺データをダウンロードして管理することが可能になります。
 

初めての決算書作成でも簡単にできる、クラウド会計ソフト「freee」

「freee」|無料から使えるクラウド会計ソフト

https://www.freee.co.jp/

freeeは、初めての決算書作成や確定申告も簡単に行える、無料から使えるクラウド会計ソフトです。

■freeeの特徴

1.簡単にできる決算書の作成
 毎月の経理処理を行っていれば、決算書作成のボタンを押すだけで簡単に決算書が作成できます。
 
2.経営状況の見える化に役立つ
 自動的に作成されるレポートから、定期的に経営状況を数字やグラフで確認することが可能です。

■freeeの主な機能

請求書作成
情報を入力するだけで、すぐに請求書の作成ができます。またテンプレートのカスタマイズも可能です。
経費精算
スマホアプリを使えば、写真で撮るだけで自動で必要な情報が読み込まれます。

■freeeの導入費用


https://www.freee.co.jp/houjin/price/

30日間は無料で試すことができます。
それ以降は、2,380円/月〜で有料プランにする必要があり、請求書の作成や経費精算の機能が使えるようになります。
 

社内の人事情報をクラウドで一括管理できる、人事労務ソフト「SmartHR」

「SmartHR」|無料から使えるクラウド人事労務ソフト

https://smarthr.jp/

SmartHRは、社内の人事情報をクラウド上で管理できるソフトです。今まで書類のやり取りなど膨大にかかっていた時間を、圧倒的に削減することができます。

■SmartHRの特徴

1.入社などに関する書類を自動作成
従業員から簡単な情報を収集するだけで、役所への提出書類も含め、簡単に書類が作成できます。
 
2.全てweb上で完結できる
契約書や給与明細、年末調整など、全ての情報をweb上で管理し、従業員に配布することができます。

■SmartHRの主な機能

各種書類の作成

労務管理に必要な書類を全てweb上で管理することができます。

■SmartHRの料金


https://smarthr.jp/pricing/

従業員10名までであれば無料で利用することができます。
電話サポートを加えたり、従業員が11名以上になった場合には、有料プラン(550円/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 

シンプルな操作で簡単に請求書ができる、請求書作成サービス「misoca」


https://www.misoca.jp/

「misoca」|個人事業主の方に最適なクラウド見積・納品・請求書サービス
misocaは、クラウドの見積書・納品書・請求書の作成サービスです。作成から郵送まで一括して管理することができます。

■misocaの特徴

1.思い通りの書類を、素早く簡単に作成できる
シンプルな操作で簡単に書類作成が完了します。
 
2.見積書・請求書・納品書を一括管理できる
関連する書類を把握できるため、確認漏れなどを防ぐことが可能です。

■misocaの主な機能

見積書・納品書・請求書の作成

作成から郵送まで、一覧で管理することができるため、振込のチェックなども簡単にできます。

■misocaの料金


https://www.misoca.jp/plan.html

月間請求書作成数が5通までであれば、無料で利用することができます。
5通を超える場合や、郵送代行を利用する場合には、有料プラン(800円/月〜(1チームあたり))の契約が必要です。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
クラウドツールの利用が主流になることで、社内の様々な業務をクラウド化することが可能になっています。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールをご利用いただき、業務効率化に繋げていただけると嬉しいです。