日々発生するタスクですが、共有・管理はされていますでしょうか。
 
個人的にツールで管理をしていたり、一部のタスクを共有している方は多いかと思いますが、チーム全体で全てのタスクを共有・管理するというのは、なかなか難しく思われているのではないでしょうか。
 
しかし、チームのタスク管理に特化したツールを利用することで、今まで見えていなかった非効率な部分を洗い出すことができ、業務効率化に繋げることが可能になります。
 
そこで今回は、タスク共有に適した管理ツールをご紹介させていただきます。

 

タスクを共有するメリット

①新たな気づきや、助けを得やすくなる

今までは自分だけで対応していたことが、共有をすることで助けを得やすくなります。
 
お互いがタスクを見て、新たな気づきがあったり、得意分野を共有することで、メンバー全員の効率化に繋がります。

②他メンバーの進捗状況を見える化できる

タスクを共有することで、各メンバーがどのようなことに取り組んでいるかを把握しやすくなります。
 
また、タスクを進める上での協力が必要な時にでも、事前共有している分、スムーズに進めることが可能になります。

③タスクの期限切れを防ぐことができる

自分だけで管理していると、どうしても後回しにしがちなタスクでも、共有することで、期限への意識が高まります。
 
また、誰かに振られたタスクであれば、お互いに進捗の確認をすることで、タスクが期限内に終わらなかったということが少なくなります。。

タスク共有に適した管理ツール7選

最も簡単にタスク管理と関連情報が残せるツール「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockを使ってタスク管理する最大のメリットは、議事録等の「ストックしたい情報」と「タスク情報」を紐づけて管理できる点です。
Stockでは、下記のようにして「ストックしたい情報(ex.議事録等)」と「タスク情報」を紐づけることができます。
 
①例えば、「ノート」に打ち合わせの「議事録」を記載します

②Stockならば、この「議事録」に対して「タスク」を設定することができます。
(例えば、会議中に発生した「資料送付」というタスクを設定します)

③下記のように、「議事録」と「タスク」を紐づけて管理することができるようになります。

■Stockの特徴

1.誰でも簡単に利用できる。
 誰もが直観的に使うことができ、導入先の学習塾さんでは、ITに詳しくない65歳の方でも何の説明もなしに使いこなしているくらい単純でシンプルなプロダクトです。
 
2.議事録等の「ストックしたい情報」と「タスク情報」を紐づけることができる。
 従来のツールでは、議事録などの「ストックしたい情報」と「タスク情報」は別々に管理をする必要がありましたが、Stockを使えばこれらを紐づけて管理することが出来ます。
 
3.メッセージで簡単にやり取りできる。
 メッセージ機能がついているため、議事録等の「ストックしたい情報」や「タスク情報」についてとにかく簡単に議論することができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができるので、作業内容と一緒にタスクを設定することができます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、ナレッジに関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

70ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。
 
チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい——
最も簡単にチームの情報を残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

シンプルな機能で視覚的に管理できるツール「Trello」

「Trello」|みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール

https://trello.com/

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。

■Trelloの特徴

1.直感的な操作性
 付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加することができます。
 
2.タスクの進捗が管理しやすい
 タスクをカードのように並べ、ドラッグ&ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすくなります。

■Trelloの主な機能

タスク管理

カードのように並べるビジュアルと、直感的な操作性で簡単にタスク管理することができます。
また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちのようなステータスを管理することもできます。

■Trelloの料金


https://trello.com/pricing

基本的には無料で利用することができますが、タスクに添付できるファイル容量を増加(無料プランは10MBまで)させたり、権限機能を付けるには、有料プラン($9.99/月〜)の契約が必要になります。
 
チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい——
最も簡単にチームの情報を残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

チャットのやり取りからタスクを作成できる「チャットワーク」

「チャットワーク」|ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネス向けのチャットツールです。
メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、社内のコミュニケーションや情報共有が活発になります。

■チャットワークの特徴

1.気軽にコミュニケーションが取れる
 LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができ、スタンプ機能や返信機能などの機能が充実しています。
 
2. 既読機能がない
 既読機能がないのが特徴で、メッセージを自分のタイミングで確認できるため、返信などをきにすることなく、作業に集中しやすくなります。

■チャットワークの主な機能

グループチャット

テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
また、返信機能もついているので、どのメッセージに対するメッセージなのかが分かりやすくなっているため、会話の流れが分かりやくなっています。
タスク管理

各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理することができます。
自分のタスクだけでなく、他メンバーのタスクも見ることができるため、各グループチャット内でどのようなタスクが発生しているかを管理できます。

■チャットワークの導入費用

https://go.chatwork.com/ja/price/

チャットワークは、無料で使うことができますが、グループチャット数の制限(14個まで)があります。
グループチャット数を増やしたり、管理者機能などを利用するためには有料プラン(400円/月(1人)〜)を契約する必要があります。
 
チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい——
最も簡単にチームの情報を残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

開発のタスクが管理しやすいツール「Backlog」

「Backlog」|オンライン プロジェクト管理 & コラボレーションツール

https://www.backlog.jp/

Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を一括管理できるプロジェクト管理アプリです。
エンジニアの方に多く使われるツールになっています。

■Backlogの特徴

1.進捗を視覚的に把握できる
 ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、進捗の把握が視覚的にできます。
 
2.タスクに関するコミュニケーションができる
 コメント以外に、絵文字やアイコン、スター機能を使ってコミュニケーションができるので、単なるタスク管理ツールよりもコミュニケーションが活発になりそうです。

■Backlogの主な機能

タスク管理

期限だけでなく、ステータスや優先度などの設定することができます。また、ガントチャート表示にも対応しています。

Wiki

マークダウン形式でwikiを書くことができます。
開発要件などの情報をタスクではなく、wikiとして残すことが可能です。

■Backlogの料金


https://backlog.com/ja/pricing/

1プロジェクト10人までであれば、無料で利用することができます。
プロジェクト数を増やしたり、ユーザー数を増やす場合には、有料プラン(2400円/月〜(1チームあたり))の契約が必要になります。
 
チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい——
最も簡単にチームの情報を残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

かんばん方式でタスク管理ができるツール「Jooto」

「Jooto」|タスク・プロジェクト管理ツール

https://www.jooto.com/

Jootoは、かんばん方式のタスク管理ツールです。
Trelloに似た見た目や操作性のため、Trelloを使ったことがある方は同じような感覚で使うことができます。

■Jootoの特徴

1.シンプルな機能
 簡単な操作で、タスクを追加することができるため、ちょっとしたメモからプロジェクト管理まで幅広く利用できます。
 
2.カラフルなインターフェース
 タスク管理ツールでありながら、SNSのような感覚でタスクに関するコミュニケーションを取ることができます。

■Jootoの主な機能

タスク管理

Trelloと同様に、ドラッグ&ドロップでタスク管理ができ、ふせんを貼りながらタスクの管理をすることができます。

■Jootoの導入費用

https://www.jooto.com/pricing/

ユーザー数2名までなら無料で使うことができるので、個人利用としての利用が多くなるかもしれません。
ユーザー数を増やしたり、容量を増加させるには有料プラン(980円/月〜(1チームあたり))の契約が必要になります。
 
チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい——
最も簡単にチームの情報を残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

各種ツールを連携して管理できるツール「Asana」

「Asana(アサナ)」|Asanaを使ってチームの仕事、プロジェクト、タスクをオンラインで管理

https://asana.com/ja/

Asanaは、元Facebookのエンジニア2人が開発した、タスク管理がメインの高機能プロジェクト管理アプリです。
また最近はデザインリニューアルや日本語対応をしており、親しみやすいツールへと変化しています。

■Asanaの特徴

1. プロジェクトの進行状況が見える化できる
タスクのボードやタイムラインを使って、現在の状況を一目で把握できるようになっています。
 
2. 統合できるアプリは100以上
SlackやDropboxなど有名なアプリをはじめ、100以上のアプリと連携が可能になっています。

■Asanaの主な機能

タスク管理

タスクはリスト形式やボード形式で確認することができます。
タスクにはファイルを添付したり、コメントを入れることも可能です。
チャット
プロジェクトごとにチャットをすることができます。
いいね!ボタンはありますが、ファイル添付などはできないようです。

■Asanaの料金

https://asana.com/ja/pricing

Asanaは、無料でも利用することができますが、メンバー数の増加(無料プランでは15人まで)、タスク開始日の設定、管理者機能などを利用するには、有料プラン($9.99/月〜(1人あたり))にする必要があります。
 
チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい——
最も簡単にチームの情報を残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

多くの機能を備えている管理ツール「Wrike」

「Wrike」|仕事管理のための優れたソリューション

https://www.wrike.com/ja/

Wrikeは、アメリカ発のプロジェクト管理アプリで、メンバー間のスケジュール状況や、タスクの進捗状況などがリアルタイムで分かります。

■Wrikeの特徴

1. 大手企業も導入しているプロジェクト管理ツール
GoogleやAmazonでも利用実績があり、累計15,000社に導入されています。
 
2. タスクごとにタイムトラッキング機能を使える
タスクに紐づいて自動的にタイムトラッキングできるため、どの作業が非効率になっているかなどを把握しやすくなります。

■Wrikeの主な機能

タスク管理

タスクはリスト形式で一覧で管理できますし、ボード型のカンバン方式で管理することもできます。
ビューは簡単に変更できますので、自分の好みにあったビューで管理できるのがいいですね。
ファイル共有

各プロジェクトに関連するファイルを共有することができます。
Google DriveやDropboxとの連携をすると、どこにあるファイルでも簡単に共有することができます。

■Wrikeの料金


https://www.wrike.com/ja/price/

Wrikeは、5人まで無料で利用することができます。
ただし、人数を増やしたり、サブタスク機能やガントチャート機能を使うには、有料プラン($9.8/月〜(1人あたり))へのアップグレードが必要になります。
 
チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい——
最も簡単にチームの情報を残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
自分のタスクを共有したくないという方もいるかもしれませんが、自分だけで対応するよりも、共有をして、みんなで取り組む環境にすることで、多くのメリットを受けることができます
 
是非、今回ご紹介させていただいたツールを使って、チームのタスクの見える化、そして業務の効率化に繋げていただければと思います。

 
 

最も簡単にチームの情報を残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。