業務効率化をする上で欠かせないナレッジですが、どのように共有をされていますでしょうか。
 
共有をする重要性は理解をしていても、後手に回ってしまい、なかなか手を付けられていない方も多いかと思います。
 
ナレッジをきちんと管理することで、業務効率化に繋がるだけでなく、属人的なものが無くなるため事業継続性も高まります。
 
そこで今回は、ナレッジを共有するための手順と、オススメの管理ツールについて、ご紹介させていただきます。

 

ナレッジ共有をするための手順とは?

Step.1 社内の属人化しているナレッジや、散らばっている情報の洗い出しをする

多くのナレッジは属人化してしまい、社内に共有されていない可能であります。
 
また、ナレッジの共有場所を明確にしていないため、本当はナレッジを残しているにも関わらず、様々な場所に分散して管理されていて、誰も見ていないということもあります。
 
そのため、何がナレッジと残されているのか、どこで管理されているのかなどを洗い出す必要があります。

Step.2 管理ツールなどを使って文章化する

紙でナレッジを残していると、更新をするのが手間であったり、そもそも紛失の恐れがや核になります。
 
そこで、管理ツールを使ってナレッジを残しておくことで、更新を簡単に行うことができ、いつでも最新の状態で共有することができます。

Step.3 必要なナレッジを一箇所にまとめる

ナレッジを残しても、一箇所にまとまっていなくては、意味がありません。
 
バラバラに管理をしていると、どこに必要にナレッジがあるか分からず、結果として見られなくなってしまいます。

ナレッジを蓄積するためのオススメ管理ツール7選

誰でも簡単にナレッジの蓄積ができる「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockでは「ノート形式」のプロダクトで、とにかく簡単にナレッジを管理できます。
「ITに詳しくない65歳の方でも何の説明もなしに使うことができる」という説明の通り、とにかくシンプルに情報をストックすることが出来る点が特徴です。
Stockを使えば、「ナレッジ」はもちろん、それ以外の「議事録」や「作業要件」等も含め、チームの情報をすべて一か所に残すことができます。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
 ノート形式で簡単に残すことができるため、ナレッジ蓄積としてのドキュメント作成に最適です。
 
2.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
 何よりも簡単にナレッジ情報をストックができるだけでなく、タスク管理も直感的なため、ナレッジに関してのタスクを一緒に管理することが可能になります。
 
3.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単にナレッジを残すことができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができるので、マニュアルやナレッジと一緒に関連するタスクを設定することができます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、ナレッジに関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。

グループウェアのように使える「iQube」

「iQube」|無料クラウド型グループウェア

http://www.iqube.net/

iQubeは、社内ノウハウの蓄積に特化したクラウド型グループウェアです。

■iQubeの特徴

 1.社内ノウハウの蓄積や社内ルールの共有に特化している
 作成した文章などを共有する相手を指定できるので、情報が必要な人にのみ共有することができます。
 
 2.10人までなら無料で使える
 有料プランと同じ機能を使うことができるので、少人数グループの場合は費用をかけることなく利用することができます。

■iQubeの主な機能

掲示板
1つの議題に関してコメントを付けることで、ディスカッションをすることができます。
Todoリスト
スケジュールとの連携やステータスの設定ができます。
スケジュール
メンバーの予定を一覧で確認でき、色別に予定(会議は赤、来客は青など)を表示することができます。
ファイル
フォルダ階層形式でファイルを保管することができます。また、ファイルにタグ付けすることも可能です。

■iQubeの料金


http://www.iqube.net/price.html

iQubeは無料で使うことができますが、人数を増やしたり(無料プランは10人まで)、ストレージ容量を増やす(無料プランは全員で30MBまで)には、有料プラン(400円/月〜(1人あたり))の契約が必要になります。
 

エンジニア向けのナレッジ共有がメインなら「Confluence」

「Confluence」|チームコラボレーションソフトウェア

https://ja.atlassian.com/software/confluence

Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを開発しているAtlassianが提供する、Wikiツールです。
プロジェクト管理ツールと連携して利用することで、シームレスに業務を進めることが可能になります。

■Confluenceの特徴

1. JIRAと連携できる
既にJIRAを利用している場合には、Confluenceと連携することができるため、プロジェクト管理をドキュメント管理をシームレスに行うことができます。
 
2. 細かい権限設定
きめ細かい権限設定により、メンバーの閲覧や編集を制御することができます。

■Confluenceの主な機能

ドキュメント管理


テキスト情報以外にOffice文書や画像等を共有できます。また、バージョン管理、プレビュー、全文検索などにも対応しています。

■Confluenceの料金


https://ja.atlassian.com/software/confluence/pricing

7日間の無料トライアルを利用することができますが、基本的には有料プランへの契約が必要になります。
人数によって単価が異なるため、利用人数を確認した上で料金の確認をした方が良いです。また、JIRAを既に利用している場合には、無料でConfluenceの利用ができます。
 

ブログやWikiでナレッジ共有したいなら「Kibela」

「Kibela」個人の発信を組織の力にする情報共有ツール

https://kibe.la/ja

Kibelaは、使うだけで、強いクリエイティブな組織を作れるようになるために開発された情報共有ツールです。
エンジニアに嬉しいMarkdownやwebhook、シングルサインオンに対応しています。

■Kibelaの特徴

1. 個人的なメモもチームのドキュメントも作成できる
個人的なメモを投稿できるBlogと、チームのドキュメント作成用のWikiの2種類を作成することができます。
 
2. メンバーの得意なことが分かる
情報発信することで、メンバーの顔や名前だけでなく、得意なことが分かるようになります。

■Kibelaの主な機能

Blog

個人的なメモや考えをBlogとして投稿することができます。Blogを共有することで、自分の考えや得意なことを他メンバーに共有することができるようになります。
Wiki

メンバー間で自由に編集できるため、議事録や日報だけとして利用するだけでなく、ナレッジの蓄積先として利用することができます。

■Kibelaの導入費用


https://kibe.la/ja#pricing

5名までは無料で利用することができます。
ユーザー数や作成できるグループ数などを無制限にするには、有料プラン(月540円〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 

ナレッジをマニュアルとして管理できる「Dojo」

「Dojo」マニュアル作成ソフト

https://www.tepss.com/

Dojoは、豊富な機能が搭載された、誰でも手軽に、誰が作っても簡単に高品質なマニュアルが作成できるツールです。

■Dojoの特徴

1. 手軽で高品質なマニュアルを作成できる
豊富に用意されたテンプレートを使えるので、特別な知識が必要なく、誰でもマニュアルを作成することができます。
 
2. eラーニングコンテンツも作成できる
ただマニュアルを作成するだけでなく、eラーニングコンテンツを作成することで、繰り返し学習で効果的に知識を身に付けることができます。

■Dojoの主な機能

マニュアル作成機能

分かりやすい操作性と豊富なテンプレートで、誰でも簡単に高品質なマニュアルを作成することができます。

■Dojoの導入費用

無料で体験版を利用することができますが、本格的に導入する場合には問い合わせをする必要があります。
 

自社業務に合わせたナレッジツールにカスタマイズできる「Kintone」

「kintone」|サイボウズのビジネスアプリ作成プラットフォーム

https://kintone.cybozu.com/jp/

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

■kintoneの特徴

1.自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる
 案件管理アプリや日報アプリなど、必要なアプリを簡単に作ることができます。
 
2.高度なアプリ開発やシステム連携ができる
 APIを使って他システムと連携をしたり、Javascriptを使った開発もすることができます。

■kintoneの主な機能

スペース
テーマごとに掲示板の機能を作成したり、Wikiのように情報蓄積をすることができます。
ピープル
社員がマイページを作って投稿したり、ユーザー間でメッセージのやり取りをすることができます。

■kintoneの料金


https://kintone.cybozu.com/jp/price/

kintoneは無料お試しが30日間ありますが、それ以降は有料プランを契約する必要があります。
有料プランは月額(1人あたり)780円〜になります。
 

特殊なナレッジが多く、大量のデータがあるなら「Vertica」

「Vertica」エンタープライズ・ビッグデータ分析基盤

https://www.vertica.com/

Verticaは、全社的なビッグデータ分析基盤として活用できる次世代型データベースです。このようなシステムを使うことで、自分の探しているノウハウやナレッジにもアクセスしやすくなります。

■Verticaの特徴

1.システム拡張が柔軟に対応できる
ユーザ数やデータ量の増加に合わせて、システムの拡張を柔軟かつ低コストで実現することができます。
 
2.意思決定にも役立つ
蓄積された大量のデータから必要な情報を抽出して分析することができるので、ビジネスで必要となる迅速な意思決定にも役立ちます。

■Verticaの主な機能

高度な圧縮機能
データの属性に応じた最適な圧縮アルゴリズムでストレージ容量を最大90%削減できます。データ圧縮によって検索時のディスクI/O量が減り、高速な検索処理を実現することができます。
データ分析機能
標準的なBIツール/ETLツールをそのまま利用できますし、R言語やPythonで書かれた高度な統計アルゴリズムを高速に実行することが可能です。

■Verticaの導入費用

実現したいシステムの内容によって費用が異なるため、問い合わせが必要になります。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
管理ツールを使うことで、一度ナレッジを共有する場所を作ってしまえば、新しいナレッジの蓄積や更新が非常に楽になります。
 
また、共有場所ができると、ナレッジがどこにあるのかがすぐに分かるため、閲覧されるナレッジとなり、社内の資産として残し続けることが可能です。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを使って、ナレッジの共有場所を作っていただけると嬉しいです。