日々発生するタスクですが、どのような方法で管理をしていますでしょうか。
 
現在では、デジタルなものからアナログなものまで多くの管理方法がありますが、仕事の内容や個人の性格によって相性の良い方法があるのではないかと思います。
 
そこで今回は、様々なタスク管理方法についてご紹介させていただきます。

 

タスク管理法5選

タスク管理ツール

クラウドのタスク管理ツールに移行されるようになってきている中で、オススメのタスク管理ツールを3つご紹介させていただきます。

①最も簡単にタスク管理と関連情報が残せるツール「Stock」


「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockを使ってタスク管理する最大のメリットは、議事録等の「ストックしたい情報」と「タスク情報」を紐づけて管理できる点です。
Stockでは、下記のようにして「ストックしたい情報(ex.議事録等)」と「タスク情報」を紐づけることができます。
 
①例えば、「ノート」に打ち合わせの「議事録」を記載します

②Stockならば、この「議事録」に対して「タスク」を設定することができます。
(例えば、会議中に発生した「資料送付」というタスクを設定します)

③下記のように、「議事録」と「タスク」を紐づけて管理することができるようになります。

■Stockの特徴

1.誰でも簡単に利用できる。
 誰もが直観的に使うことができ、導入先の学習塾さんでは、ITに詳しくない65歳の方でも何の説明もなしに使いこなしているくらい単純でシンプルなプロダクトです。
 
2.議事録等の「ストックしたい情報」と「タスク情報」を紐づけることができる。
 従来のツールでは、議事録などの「ストックしたい情報」と「タスク情報」は別々に管理をする必要がありましたが、Stockを使えばこれらを紐づけて管理することが出来ます。
 
3.メッセージで簡単にやり取りできる。
 メッセージ機能がついているため、議事録等の「ストックしたい情報」や「タスク情報」についてとにかく簡単に議論することができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができるので、作業内容と一緒にタスクを設定することができます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、ナレッジに関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。

②付箋を使うイメージでタスク管理ができるツール「Trello」


「Trello」|みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール

https://trello.com/

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、タスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。

■Trelloの特徴

1.付箋を貼る感覚の操作性
 付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加することができます。
 
2.タスクの進捗が管理しやすい
 タスクをカードのように並べ、ドラッグ&ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすくなります。

■Trelloの主な機能

タスク管理

カードのように並べるビジュアルで簡単にタスク管理することができます。
また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちのようなステータスを管理することもできます。

■Trelloの料金


https://trello.com/pricing

基本的には無料で利用することができますが、タスクに添付できるファイル容量を増加(無料プランは10MBまで)させたり、権限機能を付けるには、有料プラン($9.99/月〜)の契約が必要になります。
 


③個人タスクに特化したタスク管理ツール「Todoist」


「Todoist(トゥドゥリスト)」To-Doリストとタスク管理。無料、簡単、オンラインとモバイル用

https://ja.todoist.com/

Todoistは、タスク管理に特化しており、プライベートでも仕事でも使われているタスク管理ツールです。

■Todoistの特徴

1.タスクを階層化して管理できる
 関連するタスクを階層化して管理できるため、ただ一覧で管理するよりも、把握がしやすくなります。
 
2.優先度を設定できる
 タスクの優先度を設定できるため、多くのタスクがあっても、効率良くこなすことができます。

■Todoistの主な機能

タスク管理

タスクをリスト形式で確認できる他、カレンダーとの連携をすることができますが、カレンダー連携は有料プランの機能になります。

■Todoistの導入費用


https://todoist.com/compare_plans

プライベートでのタスク管理や、個人的なタスク管理、少人数チームのプロジェクト管理として使うのであれば、無料で十分な機能があります。
メンバー管理やチームとして使いこなしたい場合には、有料プラン(3500円/年(1人))を契約する必要があります。
 

エクセル

チームでタスク管理をする場合、エクセルで管理されている方も多いかと思います。
エクセルに「日付」「タスク内容」「担当者」などを記載し、管理をします。
 
ソート機能を使うことで、日付や担当者ごとに絞り込みをすることができるため、チームの進捗を確認しやすくなります。
しかし、複数人の編集によるバージョン管理の問題や、記載漏れなどが起こりやすく、慎重な管理が必要になります。

メモ帳(手帳)

メモ帳の利用はタスク管理の定番の方法ではないでしょうか。
やることを箇条書きなどで書いていき、終わったら線で消すという運用になります。
 
スケジュール付きの手帳を使えば、スケジュールとタスクを紐づけることもできます。
 
箇条書きで書くことでタスクの全体量を把握しやすくなりますが、整理した状態で記載をしないとゴチャゴチャしてしまい、タスク漏れが出る可能性があります。

付箋

付箋でのタスク管理も定番の方法ではないでしょうか。
目に付く場所にタスクを書いて付箋を張っていき、完了したら剥がしていくという運用になります。

 
この方法の場合は、どのくらいタスクが残っているのかが分かりやすく、完了した達成感も感じやすいものになります。
しかし、剥がれ落ちて紛失をしてしまったり、あちこちに付箋を貼って優先度が分からなくてなってしまったりするなど、付箋を乱雑に貼り付けないような注意が必要になります。

スケジュール化

スケジュール付きの手帳を使うという方法もありますが、Googleカレンダーなどのサービスを使ってタスク化することもできます。
その日にやりたいタスクを時間ごとに切って登録する運用になります。
 
また、会議や他メンバーのスケジュールとの兼ね合いを見ながら、タスクを登録できるため、効率的にタスクを進めることができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
多くの管理方法がありますので、自身の仕事内容や使いやすさから選んだり、苦にならない方法を選ぶのが、効率的なタスク管理の一番の近道ではないかと思います。
 
もし既存のタスク管理方法に疑問を感じていたり、何か別の方法を探している場合には、今回ご紹介させていただいた方法を試してみてください。