「業務効率化しよう」と言われた時、どのようなことを思い浮かべますでしょうか。
 
実際に、自社もしくはチームで業務効率化をしたいと思っても、何から始めればいいか分からない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、事例で学ぶ業務効率化として、明日から実践できる方法をご紹介させていただきます。

 

事例で学ぶ業務効率化

事例①:業務の見える化・見直し

業務の内容、誰が担当しているかなどを細かく洗い出します。
そうすることで、業務ごとに誰に負担がかかっているか、具体的にどのような業務をしているのかをしっかりと把握することが可能になります。
 
その上で、不要な業務を廃止や、役割分担(業務担当の変更)をすることで、本当に必要な業務を適切な人員ですることができ、バランスの良い業務にすることが可能になります。

事例②:定例業務のやり方を改善

普段の業務の中で繰り返し行なっているものや、様々な人が同じ業務を行なっていることなどがあるかと思います。
そのような業務では、繰り返し行う業務や作業については型を作ってしまうことで、業務効率化に繋がります。
 
例えば、書類などの場合は「テンプレート化」、作業などの場合は「マニュアル化」をすることで、余計な作業を削減、かつ、クオリティを担保した業務をすることが可能になります。

事例③:情報共有ツールの導入

情報共有ツールを導入することで、情報管理やコミュニケーションの効率化を図ることが可能になります。
今回は「Stock」の概要と実際の導入事例についてご紹介をさせていただきます。
 
 

「Stock」とは?

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ノート形式で情報を残すことができ、タスクと一緒に作業内容や、依頼内容の詳細を管理できるのが特徴的です。

■Stockの特徴

1.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
 
2.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
 議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
 
3.Stockだけで情報共有が完結する。
 「メッセージ」機能を使うこともでき、Stockさえあれば情報共有がこれ一つで完結します。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができ、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、プロジェクトの細かい要件に関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

70ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

■Stockの導入事例(IT企業での導入)

「ずっと欲しかったのは、複雑で高度な情報共有ツールではなく、Stockのようにとにかく簡単なものでした」
———株式会社イグニス コーポレート本部 諸橋 貴彦様

https://www.stock-app.info/voice_detail_ignis.html

株式会社イグニス様では、スマートフォン向けアプリ事業やソーシャルゲーム事業のバックオフィス業務を担当しているホールディングスで、Stockをご利用いただいております。
 
Stockを導入された経緯は、既存の情報共有ツールは、使うのが難しかったり面倒くさいものが多く、使うのが面倒くさいため定着せず、チーム内で必要な情報共有がしっかりされないという事態に、常に悩まされていました。
 
しかし、Stockを利用することで、情報共有のハードルがとにかく低く、チームの情報共有が今までに比べ、格段にスムーズになったため、効率的な情報共有が出来るようになりました。
 
「Stock」には、主に下記の情報を管理し、業務効率化に役立てています。
①各部門との日常のやり取り
②ミーティング議事録
③定型の業務マニュアル
④個別案件ごとのプロセス
⑤新しいメンバーが入ってきた時にキャッチアップする情報
⑥最新の法制度・業界情報

まとめ

いかがでしたでしょうか?
 
業務効率化について、何から始めていいか分からなかった方も、事例があることでイメージができたのではないかと思います。
 
是非今回ご紹介させていただいた事例の中から、使えそうなものについて実践していただけると嬉しいです。

 
 

最も簡単にチームの情報を残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。