皆様の会社では、生産性向上のためにどのような取り組みをされていますでしょうか。
 
色々とどのような取り組みをしようか考えている方々も多いかと思いますが、生産性が低下している原因の把握や、向上させる目的がないとなかなか実施までは難しいのではないのでしょうか。
 
そこで今回は、明日から真似ができる生産性向上の方法を、事例ごとにご紹介させていただきます。

 

事例で学ぶ生産性向上3選

事例①:業務のマニュアル化

属人的な業務になっている場合、担当者が在職中は問題ありませんが、離職をしてしまうと一気に生産性が低下してしまいます。
その原因は、業務のやり方などが属人的なため、担当者任せになっており、引き継ぎがうまくできていないことになります。
 
そこで、業務のマニュアル化、テンプレート化をすることで、担当者が変わったとしても同じ時間・同じクオリティで業務を行うことができるため、生産性向上に繋がることになります。

事例②:業務ごとのタイムマネジメント

 
例えば、下記のようなことを実践し、1週間ごとに「どのような業務にどれくらいの時間を使ったか」を振り返り、次の1週間で改善することを繰り返すことで、徐々に生産性向上に繋がります。
 
1. 優先順位を決め、高いものから行う
2. 1日のどこかで、細かい作業をまとめて処理する時間を設ける
3. 各業務の時間を細かく設定し、スケジュールに登録する
4. 思い切って人に任せる
5. 各業務を行うにあたり、時間の目標値を設定する

事例③:情報共有ツールの導入

ツールの導入をすることで、今まで分散していた情報を一箇所にまとめることができ、コミュニケーションの活性化にも繋がります。
今回は「Stock」の概要と実際の導入事例についてご紹介をさせていただきます。
 
 

「Stock」とは?

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ノート形式で情報を残すことができ、タスクと一緒に作業内容や、依頼内容の詳細を管理できるのが特徴的です。

■Stockの特徴

1.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
 
2.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
 議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
 
3.Stockだけで情報共有が完結する。
 「メッセージ」機能を使うこともでき、Stockさえあれば情報共有がこれ一つで完結します。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができ、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、プロジェクトの細かい要件に関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

70ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

■Stockの導入事例(コンサルティング企業での導入事例)

「情報共有ツールひとつで、こんなにも働き方が変わるのかと衝撃的でした」
———株式会社シタシオンジャパン 代表取締役社長 田村大輔様
株式会社シタシオンジャパン様では、企業様向けサービスとして、全部で4事業を展開されており、従業員35名前後で利用しています。
 
Stockを導入された経緯は、常時50~100案件のプロジェクトが同時並行で動いている上に、各プロジェクトとも非常に活発なので、どうにか効率的に情報管理したいという強い要望がありました。
 
Stockを使うことで、『情報を残す場所はStock』ということでルールが統一されましたし、何か社内の情報を探す場合にはStockだけを探せば良いという状態になりました。
 
また、チャットツールではなく、Stockを導入した理由は、チャットツールだと、すべての情報がことごとく流れて行ってしまい、情報の管理ができないが、Stockは、集めた情報や全員で共有すべき情報がしっかりと残っていて、いつでも振り返ることができるという点になります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
大幅に業務のやり方を変えなくとも、現状の問題点を把握し、変化を加えることで生産性向上に繋がります。
 
是非、今回ご紹介させていただいた生産性向上の事例を参考に、自社にマッチする方法を試していただければと思います。

 
 

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。