皆さんの会社・チームではどのようなツールを導入されていますでしょうか。
 
幾つか業務効率化の一環としてツールを導入されている方も多いかと思いますが、まだまだ業務の一部への導入に過ぎないのではないでしょうか。
 
そこで今回は、業務効率化に役立つツールをカテゴリー別にご紹介させていただきます。

 

情報共有ツール編

ITの専門知識がないチームでも簡単に情報共有ができる「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ノート形式で情報を残すことができ、タスクと一緒に作業内容や、依頼内容の詳細を管理できるのが特徴的です。

■Stockの特徴

1.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
 
2.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
 議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
 
3.Stockだけで情報共有が完結する。
 「メッセージ」機能を使うこともでき、Stockさえあれば情報共有がこれ一つで完結します。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができ、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、プロジェクトの細かい要件に関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

70ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

社内SNS編

「Talknote」

「トークノート 」|いい会社をつくる社内SNS

https://talknote.com/

トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内SNSですので、コミュニケーションが中心になりますが、社内掲示板として利用することもできます。

■トークノートの特徴

1.シンプルなデザイン
 誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます。
 
2.管理機能が充実している
 既読・未読の管理やタスク管理など、メンバーの管理機能に加え、必要な機能が備わっています。

■トークノートの主な機能

グループ

グループでは、テーマごとに投稿することができますので、社内掲示板として利用することができます。
また、投稿内容に関してコメントやスタンプで返信することもできるので、掲示板の内容に対してのコミュニケーションが簡単です。
タスク

作成したタスクは、期限と共に一覧で確認することができます。

■トークノートの料金

https://talknote.com/price/index.php

無料トライアルはついていますが、無料期間が14日間と限られています。
有料プランの場合には、初期費用の他、1ユーザーあたりの月額費用が発生しますが、詳細の記載がないため、問い合わせをする必要があります。
 

Web会議システム編

URLをクリックするだけで会議をスタートできる「Zoom」

「Zoom」the leader in modern enterprise video communications

https://www.zoom.us/

Zoomは、高音質で高画質が特徴のweb会議システムです。
Skypeなどの既存のシステムよりも簡単で安定的に利用できることが特徴です。

■Zoomの特徴

1.招待される側はユーザー登録不要
 会議に招待された人は、招待用URLをクリックするだけで参加できるので、会員登録などをする必要がありません。
 
2.通信が安定している
 データ通信料が少ないため、通信環境の影響を受けずに安定して利用することができます。

■Zoomの主な機能

音声通話・ビデオ通話

Skypeと同じような機能になりますが、会議の主催者以外は会員登録をすることなく、招待用URLをクリックするだけで参加できるため、非常にスムーズに始めることができます。

■Zoomの料金


https://zoom.us/pricing

Zoomは無料でも利用できますが、グループミーティングは40分までなどの制限があるため、無制限にグループミーティングをするには、有料プラン(1679円/月〜)を契約する必要があります。
 

名刺管理システム編

名刺情報を一括管理できる「Eight」

「Eight」|名刺でつながる、ビジネスのためのSNS

https://8card.net/

Eightは、無料で名刺管理ができるツールです。
最新の名刺情報が常に表示されるため、クライアントや見込み顧客の管理にも利用できます。

■Eightの特徴

1. 名刺を撮影するだけで、情報が保存される
手入力で情報が保存されるため、正確な情報を管理することができます。
 
2. 自分のプロフィールをweb上に公開できる
web上で名刺交換をしたり、会社の情報などを発信することができます。

■Eightの主な機能

名刺管理

名刺をスマホで撮るだけで、名刺の情報をクラウドで管理することが可能になります。
登録された名刺はリスト形式で確認でき、検索することですぐに必要な相手の情報を見つけることができます。

■Eightの導入費用

基本機能は全て無料で利用することができます。
Eightプレミアム(480円/月または、4800円/年)を契約すると、名刺データをダウンロードして管理することが可能になります。
 

クラウド会計ツール編

初めての決算書作成でも簡単にできる、クラウド会計ソフト「freee」

「freee」|無料から使えるクラウド会計ソフト

https://www.freee.co.jp/

freeeは、初めての決算書作成や確定申告も簡単に行える、無料から使えるクラウド会計ソフトです。

■freeeの特徴

1.簡単にできる決算書の作成
 毎月の経理処理を行っていれば、決算書作成のボタンを押すだけで簡単に決算書が作成できます。
 
2.経営状況の見える化に役立つ
 自動的に作成されるレポートから、定期的に経営状況を数字やグラフで確認することが可能です。

■freeeの主な機能

請求書作成
情報を入力するだけで、すぐに請求書の作成ができます。またテンプレートのカスタマイズも可能です。
経費精算
スマホアプリを使えば、写真で撮るだけで自動で必要な情報が読み込まれます。

■freeeの導入費用


https://www.freee.co.jp/houjin/price/

30日間は無料で試すことができます。
それ以降は、2,380円/月〜で有料プランにする必要があり、請求書の作成や経費精算の機能が使えるようになります。
 

人事労務管理ツール編

社内の人事情報をクラウド化できる「SmartHR」

「SmartHR」|無料から使えるクラウド人事労務ソフト

https://smarthr.jp/

SmartHRは、社内の人事情報をクラウド上で管理できるソフトです。今まで書類のやり取りなど膨大にかかっていた時間を、圧倒的に削減することができます。

■SmartHRの特徴

1.入社などに関する書類を自動作成
従業員から簡単な情報を収集するだけで、役所への提出書類も含め、簡単に書類が作成できます。
 
2.全てweb上で完結できる
契約書や給与明細、年末調整など、全ての情報をweb上で管理し、従業員に配布することができます。

■SmartHRの主な機能

各種書類の作成

労務管理に必要な書類を全てweb上で管理することができます。

■SmartHRの料金


https://smarthr.jp/pricing/

従業員10名までであれば無料で利用することができます。
電話サポートを加えたり、従業員が11名以上になった場合には、有料プラン(550円/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 

請求書管理ツール編

簡単な操作で見積書や請求書が一括管理できる「Misoca」


https://www.misoca.jp/

「misoca」|個人事業主の方に最適なクラウド見積・納品・請求書サービス
misocaは、クラウドの見積書・納品書・請求書の作成サービスです。作成から郵送まで一括して管理することができます。

■misocaの特徴

1.思い通りの書類を、素早く簡単に作成できる
シンプルな操作で簡単に書類作成が完了します。
 
2.見積書・請求書・納品書を一括管理できる
関連する書類を把握できるため、確認漏れなどを防ぐことが可能です。

■misocaの主な機能

見積書・納品書・請求書の作成

作成から郵送まで、一覧で管理することができるため、振込のチェックなども簡単にできます。

■misocaの料金


https://www.misoca.jp/plan.html

月間請求書作成数が5通までであれば、無料で利用することができます。
5通を超える場合や、郵送代行を利用する場合には、有料プラン(800円/月〜(1チームあたり))の契約が必要です。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
日々の業務の様々なシーンでツールを導入することで、会社・チーム全体として、業務効率化に繋げることが可能になります。
 
是非、今回ご紹介させていただいたツールを活用いただき、業務効率化に役立てていただけると嬉しいです。