税理士事務所ではどのようなクラウドツールを導入されていますでしょうか。
 
経理業務に関するクラウド化は進んでいても、なかなか情報共有に関するツールを導入されている事務所は少ないのではないかと思います。
 
そこで今回は、税理士事務所に導入したいオススメ情報共有ツールをご紹介させていただきます。

 

情報共有ツールを導入することのメリット

①情報管理が楽になる

情報共有ツールを導入すると、クライアントや見込み客の管理などが一箇所で管理でき、常に最新の情報として残すことが可能になります。
 
また、議事録や作業内容なども一緒に管理ができるため、抜け漏れを防止することができ、必要な情報にいつでもアクセスできる状態になります。

②コミュニケションが円滑になる

情報共有ツールを使うことで、社内の連絡だけでなく、クライアントなど外部との連絡もスムーズになります。

クライアントとのやり取りをとにかく簡単に残すなら「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
何よりも簡単に情報を残すことができるため、情報共有のストレスが驚くほど削減されます。
税理士事務所で重要となる、クライアントの情報や議事録と、タスクの管理を一緒にできるのが特徴的です。

■Stockの特徴

1.ITに詳しくないチーム向けのツール。
 ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
 
3.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
 議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、議事録などのテキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができ、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
例えば、クライアントとの議事録にタスクを紐づけて管理することで、タスクの漏れを防ぐことができるようになります。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、クライアントとの議事録ごとにメッセージをすることができるため、情報があちこち分散することがありません。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。
「編集履歴機能」は、情報の管理が重要な税理士事務所では必須の機能ではないでしょうか。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

■「Stock」を導入した税理士事務所の事例

「税理士事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
———きずな綜合会計事務所 マネージャー 池本健太郎様

https://www.stock-app.info/voice_detail_kizuna.html

きずな綜合会計事務所様では、「クライアント様との打ち合わせ議事録(合計150社~200社)」と、「チームのタスク」でStockをご利用いただいております。
 
Stockを導入された経緯は、従来の「ワードファイル」による議事録管理は情報までの距離がとにかく遠くてすぐに情報アクセスできず、結果として情報の確認漏れなどにもつながってしまっていたためです。
 
しかし、Stockを利用することで、「いちいちファイルを開くことなく、サクサクと情報にアクセスすることができるようになった」(池本様)ということです。

チャットでのやり取りのみに絞るなら「チャットワーク」

「チャットワーク」|ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネス向けのチャットツールです。
メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、社内のコミュニケーションや情報共有が活発になります。

■チャットワークの特徴

1.気軽にコミュニケーションが取れる
 LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができ、スタンプ機能や返信機能などの機能が充実しています。
 
2. 既読機能がない
 既読機能がないのが特徴で、メッセージを自分のタイミングで確認できるため、返信などをきにすることなく、作業に集中しやすくなります。

■チャットワークの主な機能

グループチャット

テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
また、返信機能もついているので、どのメッセージに対するメッセージなのかが分かりやすくなっているため、会話の流れが分かりやくなっています。
タスク管理

各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理することができます。
自分のタスクだけでなく、他メンバーのタスクも見ることができるため、各グループチャット内でどのようなタスクが発生しているかを管理できます。

■チャットワークの料金

https://go.chatwork.com/ja/price/

チャットワークは、無料で使うことができますが、グループチャット数の制限(累計14個まで)があります。
グループチャット数を増やしたり、管理者機能などを利用するためには有料プラン(400円/月(1人)〜)を契約する必要があります。
 

ファイル管理のみに使うなら「Dropbox」

「Dropbox」|Dropboxで創造力を働かせよう

https://www.dropbox.com/ja/

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
役所に出す書類や、クライアントとのやり取りに使うファイルなど、保管庫としての役割で有用なサービスです。

■Dropboxの特徴

1.全てクラウド上に保存することができる
 端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
 
2.他人との共有が簡単
 簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。

■Dropboxの主な機能

ファイル管理

共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。

■Dropboxの料金


https://www.dropbox.com/buy?_tk=individual_hero_button

容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)1300円〜になります。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
情報共有ツールを導入することで、必要な情報にアクセスできるスピードが上がるだけでなく、小さなミスやタスクの漏れなどを防げるようになるかと思います。
 
是非、今回ご紹介させていただいたツールを活用いただき、税理士事務所の業務効率化に繋げていただければと思います。