日常の業務で頻繁に行われる会議ですが、きちんとした形で議事録を残せていますでしょうか。
 
「ただ議事録を書いただけ」、「議事録を書いても誰も見ない」という状況になっていることも多いかと思います。
 
議事録をきちんとした形で残しておくことで、会議をスムーズに進めることができ、余計な手間や時間を削減することが可能になります。
 
そこで今回は効率よく会議を進めることのできる、議事録作成ツールをご紹介させていただきます。

 

効率的な議事録作成のポイントとは?

①メモを取る

後から議事録を作成するためのメモになるため、しっかりと取っておくことで作成が楽になります。
ただ、闇雲にメモを取るだけでは、後から整理をするのが大変になってしまうため、会議の順序に沿ってメモを取っておくことが大事です。

②テンプレートを活用する

毎回決まっている項目などはテンプレート化することで、作成の手間を省くことができます。
また、会議中の内容を書式に沿って入力していくだけになるため、会議中に作成してしまうことも可能です。

③ツールを活用する

議事録作成にツールを活用することで、効率化することが可能になります。
作成後は、リアルタイムでの共有が可能なため、会議出席者との認識合わせも簡単に行えます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
チャットツールのように情報が流れていくことがなく、また、ファイル管理のような面倒さがありません。
Stockを使えば、議事録をノート形式で簡単に残しておくことができるため、後から
振り返ったり、共有をすることが楽になります。
また、テンプレート機能もあるため、議事録作成が効率的に行えます。

■Stockの特徴

1.ITに詳しくないスモールチーム向けのツール。
 ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
 
3.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
 議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
会議の議事録だけでなく、作業依頼や要件など、業務に関する情報を簡単に残すことができるため、議事録作成以外の用途でも活用することができます。
また、ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、会議に関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができるため、議事録と一緒に関連するタスクを設定することができます。
また、個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
会議の内容や議事録に関する内容をメッセージ機能を使いながら、コミュニケーションを取ることができます。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

エンジニアやデザイナーの方向け

「Dropbox Paper」

「Dropbox Paper」|クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメント

https://www.dropbox.com/ja/paper

Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

■Dropbox Paperの特徴

1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
チェックリストを付けたり、記載内容に対してコメントを付けれるなど、付加機能が豊富にあります。
 
2. Dropbox内のファイルとの連携
Dropbox Paper内にDropboxに保管されたファイルを貼り付けることができるだけでなく、1クリックで開くことができます。

■Dropbox Paperの主な機能

ドキュメント作成

写真や動画の挿入はもちろんのこと、チェックリストを作成したり、表の作成もできますので、ToDoの管理や簡単な資料を作ることもできます。
Dropbox Paperの中でDropboxのフォルダへリンクをし、ファイルの中身を見ることができるので、関連したファイルとの紐付けが容易です。
 

「Simplenote」

Simplenoteは、簡単にメモやアイディアなどを残しておけるノートツールです。
ノートをフォルダではなく、タグで管理するのが特徴的なツールです。
「Simplenote」|The simplest way to keep notes.

https://simplenote.com/

■Simplenoteの特徴

1. Markdownが使える
メモアプリでは珍しく、マークダウンに対応しています。
 
2. 完全無料で使える
無料ながら、マークダウンやバックアップ機能を使うことができます。

■Simplenoteの主な機能

ノート

シンプルな構成になっていて、タイトルなども存在しません。
Markdown形式で入力することも可能です。

■Simplenoteの料金

Simplenoteは完全無料で全ての機能を利用でき、有料プランはありません。
 

「Qiita:Team」

「Qiita:Team」|生産性を向上させる情報共有ツール

https://teams.qiita.com/

Qiita:Teamは、日報や議事録などのドキュメント作成・共有ツールです。
主に、エンジニアチームを中心として利用されており、属人的なノウハウや技術要件が共有され、組織の見える化を進めることができます。

■Qiita:Teamの特徴

1. 簡単に書けて簡単に共有できる
テンプレート機能を利用して読みやすくきれいなドキュメントを作成・共有することができます。
 
2. 他ツールとの連携機能が豊富
Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールとの連携や、Webhook機能使った連携も可能です。

■Qiita:Teamの主な機能

ドキュメント作成

Markdownやテンプレート機能に対応しており、エンジニアにとっては慣れた形式で作成することができます。また、作成したドキュメントもすぐにフィードに投稿できるため、共有も簡単です。

■Qiita:Teamの導入費用


https://teams.qiita.com/pricing/

30日間の無料トライアルがついていますが、基本的には有料プラン(1490円/月(3人まで)〜)の契約が必要になります。
メンバー数に応じて料金が変動(機能に違いはない)するシンプルなスタイルです。
 

「Docbase」

「DocBase」|ストレスフリーなドキュメント共有ツール

https://docbase.io/

DocBaseは、様々な人やツールに分散していた情報を一元管理できるドキュメント共有ツールです。
柔軟な権限設定とシンプルな機能で、誰でも簡単にきれいなドキュメントを作ることができます。

■DocBaseの特徴

1. 同時編集機能に対応している
1つのメモを複数人で同時編集することができるため、リアルタイムでドキュメントを作り上げることができます。
 
2. 高い安全性
2段階認証への対応のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。

■DocBaseの主な機能

文書作成

Markdownやテンプレート機能に対応しており、リアルタイムプレビューで入力内容を確認しながら、ドキュメントを作成することができます。

■DocBaseの導入費用


https://docbase.io/#plan

30日間の無料体験がついていますが、基本的には有料プラン(900円/月(3人まで)〜)の契約が必要になります。
利用人数を増やしたり、ストレージ容量が増えるごとに料金が変わります。
 

高機能が特徴で、多くの機能を使いこなしたい人向け

「Onenote」

「Microsoft OneNote」 | デバイスに対応したデジタルノート作成アプリ

https://products.office.com/ja-jp/onenote/digital-note-taking-app

OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。
主な機能はEvernoteに似ており、完全無料で端末制限なく使えるのが特徴です。

■Onenote特徴

1. テキストや画像を自由に配置できる
ワードとは異なり、テキストや画像をノート内に自由に配置することが可能なため、自由度が高いドキュメント作成が可能になります。
 
2. Officeソフトの連携
例えば、ノートにエクセルを貼り付けた場合には、1クリックでエクセルが立ち上がるため、わざわざダウンロードする必要がありません。

■Onenoteの主な機能

ノート

手書きやリストなど様々な記入方法に対応していますので、議事録作成中のメモとしても利用することができます。
PDFエクスポート
ノートを簡単にPDF形式で出力できるため、議事録をメールに添付しなければならない場合や、印刷したりする際には便利な機能になります。

■Onenoteの料金

Onenoteは完全無料で使えますが、保存先がOnedriveとなるため、Onedriveの容量を越えた場合には、Onedriveの費用を払う必要があります。
 

「Evrenote」

「Evernote」|すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。

https://evernote.com/intl/jp/

Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリです。
ノート形式のツールなので、議事録作成ツールとしても利用することができます。

■Evernoteの特徴

1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
 テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます。
 
2.webクリッパー機能
 Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なため、簡単に共有・管理できます。

■Evernoteの主な機能

ノート

テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができるため、議事録に音声データやホワイトボードの画像を添付して残すことができます。
Webクリッパー

Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存することができます。
ドキュメントの参考情報として、議事録と共に一緒に管理をすることが可能です。

■Evernoteの料金

https://evernote.com/intl/jp/get-started

Evernoteは無料でも利用することができます。
容量を増加したり、同期できる端末を無制限(無料プランでは同期端末が2台まで)にするには、有料プラン(3100円/年〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 

議事録作成のみに特化したツールを使いたい人向け

「GIJI」

「GIJI」|リアルタイム議事録共有サービス

https://web.giji.io/

GIJIは、議事録作成に特化したリアルタイムの共有サービスです。
そのため、作成を手助けする機能が豊富に揃っています。

■GIJIの特徴

1. 議事録作成に特化している
議事録に特化したエディタで、誰でも分かりやすい議事録を作成することができます。
 
2. 直感的なユーザーインターフェース
誰でも簡単に議事録作成ができるよう、様々な操作が直感的に行えるようになっています。

■GIJIの主な機能

議事録作成

複数人での同時編集に対応しており、直感的な操作でインデントの変更やラベル付けなどをすることができます。
また、作成した議事録の共有と承認までがスムーズに行えます。

■GIJIの料金


https://web.giji.io/#topCont3

GIJIは、無料でも利用することができます。
ユーザー数や容量を無制限にしたり、変更履歴機能などを利用するには、有料プラン(300円/月(1人あたり))に契約が必要になります。
 

議事録自動作成ツールは使えるのか?

議事録が自動作成されることで、今まで作成にかけていた時間が削減されるため、非常に便利なことですが、全ての音声を正確に認識して100%完璧な議事録は難しいです。
例えば、下記のようなデメリットもあり、なかなか望んだような議事録ができないのではないかと思います。

①雑音が入ってしまう

資料をめくる音など、会議中には様々な雑音が発生します。
それらの音を除去した上で、正確に人の発する声のみを拾って認識するのは難しいのではないかと思います。

②完全に音声認識されることはない

発音の仕方やイントネーションなど、人による発生の違いを完全に認識することも難しいかと思います。
そのため、正確な文章としてアウトプットされず、意味の通らないものになってしまうことがあります。

③結局人の確認や修正が必要

上記の通り、100%完璧な議事録が作成されることは難しいため、人の確認や修正が必要になってしまいます。
一から作成するよりは手間が減るかもしれませんが、細かい点の確認や修正にも時間がかかってしまうことから、効率化されるとは言い難いのではないでしょうか。

[参考]テンプレートを使った議事録作成の紹介記事

議事録は「テンプレート」を作成して効率的に書こう!

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
議事録に特化したツールも便利ですが、普段の業務で使えるツールを使うことで、スムーズに議事録の作成・共有ができるのではないかと思います。
 
是非、今回ご紹介させていただいたツールを活用いただき、会議の効率化を測っていただけると嬉しいです。