業務を効率化するためのツールには様々な種類のものがありますが、どのようなツールを導入されていますでしょうか。
 
課題感を持っている業務や、無駄が発生している業務に対して、適切なツールを導入することで、仕事の仕方自体を大きく変えることが可能になります。
 
そこで今回は、普段の仕事に取り入れたい、業務効率化ツールをご紹介させていただきます。

 

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
何よりも簡単に情報共有することができるため、情報共有のストレスが驚くほど削減されます。
Stockを使えば、「ノート機能」、「タスク管理」、「メッセージ機能」を利用することができるため、Stockだけでチーム内の情報共有を完結することが可能です。

■Stockの特徴

1.ITに詳しくないチーム向けのツール。
 ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
 
3.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
 議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができ、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

70ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

社内のファイル共有を効率化するツール

「Dropbox」

「Dropbox」|Dropboxで創造力を働かせよう

https://www.dropbox.com/ja/

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
役所に出す書類や、クライアントとのやり取りに使うファイルなど、保管庫としての役割で有用なサービスです。

■Dropboxの特徴

1.全てクラウド上に保存することができる
 端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
 
2.他人との共有が簡単
 簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。

■Dropboxの主な機能

ファイル管理

共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。

■Dropboxの料金


https://www.dropbox.com/buy?_tk=individual_hero_button

容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)1300円〜になります。
 

「Google One」

「Google One」|追加の保存容量と Google の各種特典

https://one.google.com/about

Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどとの連携が特徴です。

■Google Oneの特徴

1.無料で15GBの容量が使える
 Dropboxは無料で2GBまでしか使えないことから、ファイルを保管するだけであれば、圧倒的にGoogleドライブがおすすめです。
 
2.Googleアカウントとの連携ができる
 Gmailに添付されているファイルをワンクリックでGoogleドライブに保管できたりと、普段Googleアカウントを利用している人にとっては、非常に便利ですね。

■Google Oneの主な機能

ファイル管理

ファイルを保管するだけでなく、Google Oneからスプレッドシートなどの作成をすることができます。

■Google Oneの料金


https://one.google.com/about

容量が15GBまでは無料で使うことができ、容量増加する場合のみ、有料プランの契約が必要となります。
有料プランは、1人あたり250円/月〜となります。
 

会議を効率化するWeb会議ツール

「Zoom」

「Zoom」the leader in modern enterprise video communications

https://www.zoom.us/

Zoomは、高音質で高画質が特徴のweb会議システムです。
Skypeなどの既存のシステムよりも簡単で安定的に利用できることが特徴です。

■Zoomの特徴

1.招待される側はユーザー登録不要
 会議に招待された人は、招待用URLをクリックするだけで参加できるので、会員登録などをする必要がありません。
 
2.通信が安定している
 データ通信料が少ないため、通信環境の影響を受けずに安定して利用することができます。

■Zoomの主な機能

音声通話・ビデオ通話

Skypeと同じような機能になりますが、会議の主催者以外は会員登録をすることなく、招待用URLをクリックするだけで参加できるため、非常にスムーズに始めることができます。

■Zoomの料金


https://zoom.us/pricing

Zoomは無料でも利用できますが、グループミーティングは40分までなどの制限があるため、無制限にグループミーティングをするには、有料プラン(1679円/月〜)を契約する必要があります。
 

営業活動を効率化するツール

「Eight」

「Eight」|名刺でつながる、ビジネスのためのSNS

https://8card.net/

Eightは、無料で名刺管理ができるツールです。
最新の名刺情報が常に表示されるため、クライアントや見込み顧客の管理にも利用できます。

■Eightの特徴

1. 名刺を撮影するだけで、情報が保存される
手入力で情報が保存されるため、正確な情報を管理することができます。
 
2. 自分のプロフィールをweb上に公開できる
web上で名刺交換をしたり、会社の情報などを発信することができます。

■Eightの主な機能

名刺管理

名刺をスマホで撮るだけで、名刺の情報をクラウドで管理することが可能になります。
登録された名刺はリスト形式で確認でき、検索することですぐに必要な相手の情報を見つけることができます。

■Eightの導入費用

基本機能は全て無料で利用することができます。
Eightプレミアム(480円/月または、4800円/年)を契約すると、名刺データをダウンロードして管理することが可能になります。
 

「マネーフォワード クラウド経費」


https://biz.moneyforward.com/expense

「マネーフォワード クラウド経費」|経費精算システム
マネーフォワードクラウド経費は、経費精算にかかる時間を1/10にできるクラウド型経費精算システムです。
毎月面倒だった経費精算の手間を大幅に削減することができます。

■マネーフォワード クラウド経費の特徴

1.レシートを自動読み取り
手入力することがなくなるため、申請の手間が省けます。
 
2.交通系ICカードとも連携
カードリーダーを使うことで、ワンタッチで履歴を取り込むことができます。

バックオフィス業務を効率化するツール

■マネーフォワード クラウド経費の主な機能

経費精算

レシートを自動で読み取ることができたり、交通系ICカードの履歴も取り込めることから、手作業での申請に比べ、経費精算の手間が大幅に削減されます。

■マネーフォワード クラウド経費の料金


https://biz.moneyforward.com/expense/pricing

複数人で利用する場合、1アクティブユーザーあたり500円/月〜利用することができます。
また、上位プランを申し込むことで、コーポレートカードと連携ができたり、電子帳簿保存法に対応できます。
 

「Misoca」


https://www.misoca.jp/

「misoca」|個人事業主の方に最適なクラウド見積・納品・請求書サービス
misocaは、クラウドの見積書・納品書・請求書の作成サービスです。作成から郵送まで一括して管理することができます。

■misocaの特徴

1.思い通りの書類を、素早く簡単に作成できる
シンプルな操作で簡単に書類作成が完了します。
 
2.見積書・請求書・納品書を一括管理できる
関連する書類を把握できるため、確認漏れなどを防ぐことが可能です。

■misocaの主な機能

見積書・納品書・請求書の作成

作成から郵送まで、一覧で管理することができるため、振込のチェックなども簡単にできます。

■misocaの料金


https://www.misoca.jp/plan.html

月間請求書作成数が5通までであれば、無料で利用することができます。
5通を超える場合や、郵送代行を利用する場合には、有料プラン(800円/月〜(1チームあたり))の契約が必要です。
 

「SmartHR」

「SmartHR」|無料から使えるクラウド人事労務ソフト

https://smarthr.jp/

SmartHRは、社内の人事情報をクラウド上で管理できるソフトです。今まで書類のやり取りなど膨大にかかっていた時間を、圧倒的に削減することができます。

■SmartHRの特徴

1.入社などに関する書類を自動作成
従業員から簡単な情報を収集するだけで、役所への提出書類も含め、簡単に書類が作成できます。
 
2.全てweb上で完結できる
契約書や給与明細、年末調整など、全ての情報をweb上で管理し、従業員に配布することができます。

■SmartHRの主な機能

各種書類の作成

労務管理に必要な書類を全てweb上で管理することができます。

■SmartHRの料金


https://smarthr.jp/pricing/

従業員10名までであれば無料で利用することができます。
電話サポートを加えたり、従業員が11名以上になった場合には、有料プラン(550円/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
 
是非、今回ご紹介させていただいたツールを業務に取り入れ、効率化に役立てていただければと思います。