大学でも多くのクラウドツールが使われるようになってきていますが、
 
アカデミック向けのプランが充実しているツールが多いため、そのような制度を活用することで、手軽にゼミや研究室内の情報共有を円滑にすることが可能になります。
 
そこで今回は、大学でも簡単に導入でき、ゼミ・研究室での情報共有に使えるツールをご紹介させていただきます。

 

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」、「タスク管理」、「メッセージ機能」を利用することができるため、ゼミや研究室内の情報共有をStockだけで完結することができるようになります。

■Stockの特徴

1.ITに詳しくないチーム向けのツール。
 ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
 
3.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
 議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができるので、課題や研究内容ごとにカテゴリー別に管理することができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、画像や動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理できることが特徴的です。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、全員のタスクも管理することができるため、課題の進捗などを確認するのに役立ちます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、混乱することなくコミュニケーションを取ることができます。
またダイレクトメッセージにも対応しているため、チャットツールとの併用も必要ありません。

■アカデミックプランの料金

https://www.stock-app.info/pricing_academic.html

特定の条件を満たせば、アカデミックプランを10人で1980円/月〜と非常に低価格で利用することができます。
アカデミックプランでもStockの全ての機能を利用することができます。

■Stockを使ったアクティブラーニングの事例

実際にStockを使ってアクティブラーニングを取り入れている大学があります。どちらの大学もツールを導入することで、より効果的な授業をすることに成功しています。
國學院大學経済学部の事例

「学生主導のアクティブラーニングには、Stockを強くお勧めします」
———國學院大學 経済学部 野村一夫教授

https://www.stock-app.info/voice_detail_kokugakuin.html

野村ゼミ様では、ゼミ生のプロジェクトに関するアウトプットを全て記載する場所として利用されています。
Stockを導入するに至った経緯としては、野村ゼミ様では、重要視しているアウトプットの作業内容を、系統的に整理する場所がありませんでした。
 
また、『チャットツール』を使っていると、情報はことごとく流れて行ってしまうので、アウトプットの作業内容を系統的に整理することはできません。また、『ファイル共有ツール』の場合だと、使うのがどうにも面倒で日々の作業をスピード感持って管理するのには全く向いていないという問題点がありました。
 
しかし、Stockを使うことで、常にStockを見れば最新の情報が見れる、全員が新しい情報に触れられるという状態になっており、系統立ててゼミ活動を管理できているので、Stockの存在はゼミ運営に欠かせない存在となりました。
早稲田大学人間科学部の事例

「学生が主体的に学ぶゼミ・研究室には、Stockの導入をお勧めします」
 ———早稲田大学 人間科学部 原知章准教授

https://www.stock-app.info/voice_detail_waseda.html

原ゼミ様では、『学年毎の共有フォルダ』『共同研究プロジェクトのフォルダ』『学生の個人フォルダ』の3種類のフォルダを作成して、情報管理をされています。
 
各フォルダでは、具体的に下記のような情報を管理されています。
『学年毎の共有フォルダ』には、ゼミの年間スケジュール・ゼミ合宿のこと等の事務的な内容の他、ゼミで用いる文献資料やリンク集など、全員で共有すべき情報をストック。
 
『共同研究プロジェクトのフォルダ』には、プロジェクトに関連する情報を共有する他、アイデアや意見の交換・まとめ用のノートやプレゼン・論文の原稿をストックする場所として活用。
 
『学生の個人フォルダ』には、学生1人に1フォルダ割り当て、ゼミの課題や個人研究関連の情報や成果を蓄積。
 
また、Stockの画面をゼミ室のスクリーンに投影して、そこに記載してある内容を見ながら議論をされています。Stockでは、内容がリアルタイムで更新されますので、議論内容を随時入力しながらディスカッションを進めていくことができます。

ファイル管理を中心にしたいゼミ・研究室向けツール

「Dropbox」

「Dropbox」|Dropboxで創造力を働かせよう

https://www.dropbox.com/ja/

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
役所に出す書類や、クライアントとのやり取りに使うファイルなど、保管庫としての役割で有用なサービスです。

■Dropboxの特徴

1.全てクラウド上に保存することができる
 端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
 
2.他人との共有が簡単
 簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。

■Dropboxの主な機能

ファイル管理

共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。

■アカデミックプランの料金

https://www.dropbox.com/ja/education

アカデミックプランの価格や利用条件については、問い合わせをして確認する必要があります。
 

チャットコミュニケーションを中心にしたいゼミ・研究室向けツール

「Slack」

「Slack(スラック)」Where work happens

https://slack.com/intl/ja-jp

Slackは、ビジネス向けのチャットツールです。
2013年にアメリカでサービスがスタートして以降、日本でもIT業界を中心に利用する人が増え、ビジネスチャットツールでは、チャットワークと並び有名なツールとなっています。

■Slackの特徴

1.他のサービスと連携させることができる
 例えば、タスク管理ツールと連携させれば、タスクの作成や完了の通知をSlackで流すことができるようになります。
 
2.カスタマイズ性が高い
 オリジナルの絵文字を作れたり、botを利用できたりと、自分好みのスペースにすることが可能です。

■Slackの主な機能

チャット

テキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用することもできます。
他ツールと連携することで、スケジュールの通知や勤怠の通知を受け取ることも可能になります。
コミュニケーションを活発にする仕掛けが多いのが、特徴的です。
ファイル共有

チャットに添付されたファイルを一覧で閲覧することができますので、後からファイルを探し出すことも可能です。

■アカデミックプランの料金

https://get.slack.help/hc/ja/articles/206646877-Slack-の-教育支援プログラム

応募フォームから申請して許可されることで、各プランを85%割引料金 (年額・月額ともに) にて利用することができるようになります。
 

SNSとして使いたいゼミ・研究室向けツール

「Workplace by Facebook」

「Workplace by Facebook」|チームとの共同作業を効率的に行えるスペース

https://www.facebook.com/workplace

Workplace by Facebookは、Facebookが提供しているビジネス向けのコラボレーションツールです。
Facebookとは異なり、個人単位ではなく、チーム単位でページを作ることになります。

■Workplace by Facebookの特徴

1. Facebookと使い方が似ている
 FacebookのUIとほとんど同じのため、Facebookを利用している人であれば違和感なく使うことができます。
 
2. 他社サービスとの連携が充実している
 Facebookとは異なり、ビジネス向けであることから、Google Driveとの連携やチャットボットなど、ビジネス向けにカスタマイズがしやすいものになっています。

■Workplace by Facebookの主な機能

グループ

掲示板として各グループを使って投稿することができます。
グループ単位で投稿ができるため、掲示板として使いながらコミュニケーションもすることができます。
イベント

「今日のイベント」や「今週末のイベント」など、社内で行われるイベントを登録することができます。
飲み会や交流イベントなどを登録することで、チームメンバーの出欠確認までできるようになります。

■アカデミックプランの料金

https://ja-jp.facebook.com/help/work/142977843114744

要件を満たすグループであれば、学校のドメインで登録して簡単な認証を受けることで完全無料で利用することができます。
 

グループウェアを使いたいゼミ・研究室向けツール

「Office 365」

「Office365」|Microsoft Office

https://www.office.com/

Office365は、Microsoftが提供するグループウェアで、Officeアプリケーションを使うことができます。

■Office365の特徴

1.Officeアプリケーションとの連携がスムーズ
 エクセルやワードなど、普段利用するOfficeアプリケーションとの互換性が高いです。
 
2.常に最新のOfficeアプリケーションを使うことができる
 クラウド型のため、アップデートに費用をかけることなく、常に最新版のOfficeアプリケーションを利用することができます。

■Office365の主な機能

スケジュール
Googleカレンダーのように、個人やメンバーのスケジュールを一覧で見ることができます。
ファイル共有
OneDriveを使えば、全てのファイル一括保管し、Officeアプリケーションとの連携もスムーズです。
チャット
Yammerを使えば、細かな設定と高セキュリティで社内コミュニケーションを取ることができます。

■アカデミックプランの料金

https://products.office.com/ja-jp/academic/compare-office-365-education-plans

基本的なアプリケーションは無料で利用することができます。管理やセキュリティに関する機能を利用する場合には、学生が1人270円〜、教職員が1人350円〜で利用することができます。
 

「G Suite」

「G Suite」|ビジネスに対応した Gmail、ドキュメント、ドライブ、カレンダーなどのサービス

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

G Suiteは、Googleが提供するGmailやカレンダー、ストレージなどの仕事に必要なツールすべてを1つのパッケージで利用できるサービスです。

■G Suiteの特徴

1.仕事に必要なものが全て1つに
 GmailやGooleカレンダー、Google Driveなどが全て一つになっています。
 
2.企業で使えるように最適化されている
 Gmailなどは個人でも利用することができますが、G Suiteを使うことでメンバーの管理や利用状況を把握することができます。

■G Suiteの主な機能

メール
ビジネス用のメールアドレスをGmailを使って作ることができます。
カレンダー
Googleカレンダーでスケジュールを共有することなく、個人やメンバーのスケジュールを一覧で見ることができます。
ファイル共有
Google Driveで全てのファイル一括保管し、スプレッドーシートなどを使えば、メンバーと1 つのドキュメントを同時に編集することができます。

■アカデミックプランの料金

https://edu.google.com/intl/ja/products/gsuite-for-education/?modal_active=none

アカデミックプランの価格や利用条件については、問い合わせをして確認する必要があります。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
様々なタイプのツールがありますが、活動内容に合っているツールを選定することで、ゼミ運営や研究がスムーズに進むのではないかと思います。
 
是非、今回ご紹介させていただいたツールを活用し、ゼミや研究室での情報共有をスムーズにしていただければと思います。