担当者変更や退職時に発生する引き継ぎですが、抜け漏れなく正確な情報を引き継ぐことができていますでしょうか。
 
急な引き継ぎや、十分に引き継ぎができず、困った経験をされた方も多いのではないかと思います。
 
そこで今回は、急に引き継ぎをすることになっても焦らないために、引き継ぎに役立つツールをご紹介させていただきます。

 

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
何よりも簡単に情報共有することができるため、情報共有のストレスが驚くほど削減されます。
Stockを使えば、「ノート機能」、「タスク管理」、「メッセージ機能」を利用することができるため、チーム内のコラボレーションが促進されます。

■Stockの特徴

1.ITに詳しくないチーム向けのツール。
 ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
 
3.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
 議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、あらゆるファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができ、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。

■Stockの料金


https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

エンジニア向けの引き継ぎに使いたいツール

「kibela」

「Kibela」|個人の発信を組織の力にする情報共有ツール

https://kibe.la/ja

Kibelaは、使うだけで、強いクリエイティブな組織を作れるようになるために開発された情報共有ツールです。
エンジニアに嬉しいMarkdownやwebhook、シングルサインオンに対応しています。

■Kibelaの特徴

1. 個人的なメモもチームのドキュメントも作成できる
個人的なメモを投稿できるBlogと、チームのドキュメント作成用のWikiの2種類を作成することができます。
 
2. メンバーの得意なことが分かる
情報発信することで、メンバーの顔や名前だけでなく、得意なことが分かるようになります。

■Kibelaの主な機能

Blog

個人的なメモや考えをBlogとして投稿することができます。
Wiki

メンバー間で自由に編集できるため、引き継ぎ内容にコメントを加えたりすることが可能になります。

■Kibelaの導入費用


https://kibe.la/ja#pricing

5名までは無料で利用することができます。
ユーザー数や作成できるグループ数などを無制限にするには、有料プラン(月540円〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 

引き継ぎ内容をマニュアル化する時に使いたいツール

「Teachme Biz」

「Teachme Biz」|動画で手順書を簡単作成

https://biz.teachme.jp/

Teachme Bizは、画像や動画などを利用したマニュアルの作成から公開、管理、分析など豊富な機能が充実した共通プラットフォームです。
管理機能がついているため、本格的な社内のマニュアル整備をすることができます。

■Teachme Bizの特徴

1.管理機能も充実している
マニュアルを作成するだけでなく、フォルダごとに管理をしたり、利用するユーザーの管理をすることもできます。
 
2. マニュアルの分析ができる
どのマニュアルがよく閲覧されているか、どのようなキーワードでマニュアルが検索されているかなどを分析することができます。

■Teachme Bizの機能

マニュアル作成

撮影した写真や動画を活用することも可能ですし、PC画面上でそのままスクリーンショットを撮り、マニュアル作成することができます。
タスク
マニュアルをタスクとして、期日や担当者を設定することができます。
コミュニケーション
マニュアルに対する質問などをコメントすることができます。

■Teachme Bizの料金

導入する場合には問い合わせをする必要があります。また、無料デモを依頼することもできます。
 

個人的な情報蓄積に向いているツール

「Evernote」

「Evernote」|すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。

https://evernote.com/intl/jp/

Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリです。
ノート形式のツールなので、議事録作成ツールとしても利用することができます。

■Evernoteの特徴

1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
 テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます。
 
2.webクリッパー機能
 Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なため、簡単に共有・管理できます。

■Evernoteの主な機能

ノート

テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができるため、あらゆる情報を添付して残すことができます。

■Evernoteの料金

https://evernote.com/intl/jp/get-started

Evernoteは無料でも利用することができます。
容量を増加したり、同期できる端末を無制限(無料プランでは同期端末が2台まで)にするには、有料プラン(3100円/年〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 

引き継ぎ内容をファイルとして残しておくツール

「Dropbox」

「Dropbox」|Dropboxで創造力を働かせよう

https://www.dropbox.com/ja/

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
引き継ぎ内容をファイル化して保存したり、資料の保管庫としての役割で有用なサービスです。

■Dropboxの特徴

1.全てクラウド上に保存することができる
 端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
 
2.他人との共有が簡単
 簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。

■Dropboxの主な機能

ファイル管理

共有フォルダを作ることで簡単にファイルの共有をすることができます。

■Dropboxの料金


https://www.dropbox.com/buy?_tk=individual_hero_button

容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)1300円〜になります。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
引き継ぎ直前だけでなく、日頃からツールを活用することで、引き継ぎのための準備などがなくなり、余計な作業が発生しなくなります。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、引き継ぎをスムーズに進めていただければと思います。