社内のコミュニケーションにクラウドツールを活用している方も多いと思いますが、うまく使いこなすことができていますでしょうか。
 
導入するツールを誤ってしまうと、社内コミュニケーションが効率化するどころか、スムーズな業務を妨げるものとなってしまいます。
 
そこで今回は、社内の円滑なコミュニケーションに役立つツールをご紹介させていただきます。

 

目次

社内コミュニケーションを活性化させる3つの方法

①オフィス環境の改善

例えば、リフレッシュルームを設けるなど、自然と人が集まりやすい環境を作ることも1つの方法です。
リラックスした雰囲気で雑談のできる場所を作ることで、コミュニケーションの活性化に効果があります。

②社内イベントの実施

リアルなコミュニケーションを生み出す方法として、社内イベントの実施があります。
普段は接しないような部署の人たちとの交流を促すことで、新しい繋がりが生まれやすいです。

③ツールを活用する

業務内でのコミュニケーションを活性化する方法として、ツールの活用が挙げられます。
ツールをうまく活用することで、情報の共有が促進されるため、積極的に導入を進めている企業も多くなっています。

社内コミュニケーションツールを導入すべき理由

①気軽な情報共有が可能になる

ツールを使えば、メールや対面よりも手軽にコミュニケーションを取ることができます。
そのため、些細な情報などでも共有しやすくなり、社内の情報共有が促進されます。

②業務効率化に繋がる

共有された環境になることで、あらゆる情報が可視化されているため、確認に余計な時間を取る必要がありません。
また、過去の情報なども常に閲覧できる状態となっているため、引き継ぎや担当者の変更の際にもスムーズなやり取りが可能です。

③社内ノウハウの蓄積になる

例えば、営業のノウハウや業界の情報など、ツールを使って蓄積することが可能です。
そのため、個人個人が持っていたノウハウなどの情報が共有される形となり、会社全体としてのノウハウ蓄積に役立ちます。

社内コミュニケーションツールを選定する上で検討したいこと

①どんなメンバーでも使いこなせることができるか

社内には様々な職種、様々なバックグラウンドの方たちがいると思いますので、どのような方でも使いこなせることがコミュニケーションの活性化につながります。
例えば、エンジニア向けに使いやすいツールの場合だと、一部の職種の人たちの活性化には繋がりますが、全体としては難しくなってしまいます。

②様々なデバイスから操作することができるか

例えば、社内からでないと使えないようなものでは、コミュニケーションの活性化には繋がりません。
今や働き方が多様化しているため、どこからでもアクセスできるツールが必要です。

③ストック情報とフロー情報を使い分けることができるか

コミュニケーションの中には、後から見返すべき内容や残しておきたい情報(ストック情報)と、その時だけ確認できれば良い情報(フロー情報)があります。
それらをうまく使い分けることができるツールを選ぶことで、社内の多くの情報を効果的に共有することが可能です。

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」、「タスク管理」、「メッセージ機能」を利用することができるため、社内の情報共有やコミュニケーションを促進させることができます。

■Stockの特徴

1.ITに詳しくないチーム向けのツール。
 ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
 
3.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
 議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

■Stockの主な機能

ノート

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

ノートはフォルダ形式で管理をすることができるため、簡単に情報の整理ができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、Officeファイルや画像など、あらゆるファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

ノートに紐づけてタスクを管理することができ、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。

■Stockの料金

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できます。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

チャットに特化した社内コミュニケーションツール

「Slack」

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

「Slack(スラック)」Where work happens

https://slack.com/intl/ja-jp

Slackは、ビジネス向けのチャットアプリです。
IT業界を中心に利用する人が増えており、ビジネスチャットツールでは、後述のチャットワークと並び有名なアプリとなっています。

■Slackの特徴

1.他のサービスと連携させることができる
 例えば、タスク管理ツールと連携させれば、タスクの作成や完了の通知をSlackで流すことができます。
 
2.カスタマイズ性が高い
 オリジナルの絵文字を作れたり、botを利用できたりと、自分好みのスペースにすることが可能です。

■Slackを使う上で気をつけたい点

1.大事な情報が流れていってしまう
 チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます。
 
2.ストック情報を管理できない
 フロー情報を扱うツールのため、タスク機能がなかったりと、ストック情報を管理することができません。

■Slackの主な機能

チャット

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

テキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用することもできます。
また、他ツールと連携することができるため、スケジュールの通知やタスクの完了通知を受け取ることが可能です。

■Slackの料金

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!
https://slack.com/pricing

Slackは無料で使うことができますが、過去のメッセージの検索可能数を多くしたり(無料プランでは、10,000件まで)、Slackと連携できるサービスの数を増やすには、有料プランの契約(850円/月(1人あたり)〜)が必要です。
 
【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

「チャットワーク」

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

「チャットワーク」|ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネス向けのチャットツールです。
メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、社内のコミュニケーションや情報共有が活性化されます。

■チャットワークの特徴

1.気軽にコミュニケーションが取れる
 LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができ、スタンプ機能や返信機能などの機能が充実しています。
 
2. 既読機能がない
 既読機能がないのが特徴で、メッセージを自分のタイミングで確認できるため、返信などを気にすることがなく、作業に集中しやすいです。

■チャットワークを使う上で気を付けておきたい点

1.大事な情報が流れていってしまう
 チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しいです
 
2.無料プランだと累計14個までしかチャットグループを作れない
 制限が厳しいため、リモートワークでチャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります

■チャットワークの主な機能

グループチャット

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
また、返信機能もついているので、どのメッセージに対するメッセージなのかが分かりやすくなっているため、会話の流れが分かりやくなっています。
タスク管理

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理することができます。
自分のタスクだけでなく、他メンバーのタスクも見ることができるため、各グループチャット内でどのようなタスクが発生しているかを管理できます。

■チャットワークの料金

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!https://go.chatwork.com/ja/price/

チャットワークは、無料で使うことができますが、グループチャット数の制限(累計14個まで)があります。
グループチャット数を増やしたり、管理者機能などを利用するためには有料プラン(400円/月(1人)〜)を契約する必要があります。
 
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社内SNSをしたい時に活用するコミュニケーションツール

「Workplce by Facebook」

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

「Workplace by Facebook」|チームとの共同作業を効率的に行えるスペース

https://www.facebook.com/workplace

Workplace by Facebookは、Facebookが提供しているビジネス向けのコラボレーションツールです。
Facebookとは異なり、個人単位ではなく、チーム単位でページを作れます。

■Workplace by Facebookの特徴

1. Facebookと使い方が似ている
 FacebookのUIとほとんど同じのため、Facebookを利用している人であれば違和感なく使うことができます。
 
2. 他社サービスとの連携が充実している
 Facebookとは異なり、ビジネス向けであることから、Google Driveとの連携やチャットボットなど、ビジネス向けにカスタマイズがしやすいものになっています。

■Workplce by Facebookを使う上で気を付けておきたい点

1. コミュニケーション機能が多い
掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、どこに投稿すればいいか迷うことがあります
 
2. フィードの使い方が難しい
フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、どの情報が重要なのかを判断しにくいため、見逃しが多くなってしまいます

■Workplace by Facebookの主な機能

グループ

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

掲示板として各グループを使って投稿することができます。
グループ単位で投稿ができるため、掲示板として使いながら、メンバーとコミュニケーションも取ることができます。

■Workplace by Facebookの料金

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

Workplace by Facebookは、無料でも利用することができます。
プレミアムプラン($3/月(1アクティブユーザー))を契約すると、管理者機能やセキュリティに関する機能が利用できます。
※プレミアムプランには、90日間の無料トライアルがついています。
 
【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

「トークノート」

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

「トークノート 」|いい会社をつくる社内SNS

https://talknote.com/

トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内SNSですので、コミュニケーションが中心になりますが、社内掲示板として利用することもできます。

■トークノートの特徴

1.シンプルなデザイン
 誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます。
 
2.管理機能が充実している
 既読・未読の管理やタスク管理など、メンバーの管理機能に加え、必要な機能が備わっています。

■トークノートの主な機能

グループ

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

グループでは、テーマごとに投稿することができますので、社内掲示板として利用することができます。
また、投稿内容に関してコメントやスタンプで返信することもできるので、掲示板の内容に対してのコミュニケーションが簡単です。
タスク

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

作成したタスクは、期限と共に一覧で確認することができます。

■トークノートの料金

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!https://talknote.com/price/index.php

無料トライアルはついていますが、無料期間が14日間と限られています。
有料プランの場合には、初期費用の他、1ユーザーあたりの月額費用が発生しますが、詳細の記載がないため、問い合わせをする必要があります。
 
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日報に特化したコミュニケーションツール

「gamba!」

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

gamba!は、日報をクラウドで共有するツールです。
テキストで日報を共有することに加え、チーム間の仕事に対する目標や達成状況も共有することができます。

■gamba!の特徴

1.日報をSNSのように使える
 日報を書くだけでなく、日報に対してのいいねやコメント、スタンプ、足あと機能を利用できます
 
2.手軽に日報を残すことができる
 テンプレート機能やスケジュール機能を使うことで、簡単に日報を書くことができます

■gamba!を使う上で気を付けておきたい点

1.あくまで日報機能がメイン
 日報を起点にコミュニケーションをするため、タスク管理などの機能は付いていません
 
2.15日間しか無料トライアルがない
 無料トライアル期間が短いため、短期間で試さなければなりません

■gamba!の主な機能

日報

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

日報を元にコミュニケーションができ、ただ日報を記載するだけでなく、ノウハウの共有にも繋がるため、円滑な社内の情報共有ツールとしても利用できます。

■gamba!の料金

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!
https://www.getgamba.com/price/

15日間の無料お試し期間がありますが、それ以降は有料プラン(月800円〜/人)を契約する必要があります。
 
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高度で多機能な社内コミュニケーションツール

「kintone」

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

「kintone」|サイボウズのビジネスアプリ作成プラットフォーム

https://kintone.cybozu.com/jp/

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

■kintoneの特徴

1.自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる
 案件管理アプリや日報アプリなど、必要なアプリを簡単に作ることができます。
2.高度なアプリ開発やシステム連携ができる
 APIを使って他システムと連携をしたり、Javascriptを使った開発もすることができます。

■kintoneの主な機能

スペース
テーマごとに掲示板の機能を作成したり、Wikiのように情報蓄積をすることができます。
ピープル
社員がマイページを作って投稿したり、ユーザー間でメッセージのやり取りをすることができます。

■kintoneの料金

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!
https://kintone.cybozu.com/jp/price/

kintoneは無料お試しが30日間ありますが、それ以降は有料プラン(780円/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 
【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

社員同士で感謝の気持ちを伝え合うためのツール

「Unipos」

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

「Unipos」|貢献を見える化し組織を強くするピアボーナス

https://unipos.me/ja/

Uniposは、感謝・賞賛のメッセージを、オープンな場で送り合うことを実現したwebサービスです。
社員同士で感謝の気持ちを簡単に伝えることができるため、従業員エンゲージメントや働きがいを高める効果があります。

■Uniposの特徴

1.ちょっとした感謝の気持ちを簡単に伝えられる
 普段のちょっとした感謝を、ポイント送るという行為で気軽に伝えることができます。
 
2.承認されている実感が増す
 多くの人から感謝をされることで、誰かのためになっていることを実感できます

■Uniposを使う上で気を付けておきたい点

1.初期費用が高い

 初期費用が20〜30万するだけでなく、月額費用も発生することから、ある程度予算のかけられる企業向けです。
 
2.社内に浸透するまで時間がかかる
 業務の延長線上で使うツールでもないため、社内全体で使う習慣がつくまでに時間がかかります

■Uniposの主な機能

ポイントを送る
メンバー同士が、日頃の感謝や仕事に対する賞賛をメッセージとともに、ポイントを送り合うことができます。
タイムライン
送られたメッセージやポイントは、タイムライン形式で共有され、働きがいやモチベーションのアップに繋がります。

■Uniposの料金

【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!
https://unipos.me/ja/plan

Uniposには3つのプランがありますが、どれも費用は非公開のため、問い合わせをする必要があります。
【社内コミュニケーションツール8選】ツールを活用して社内を活性化!

社内コミュニケーションツールを使う上で注意する点

①ツールを使ってコミュニケーション不足を解消できるのか

コミュニケーションに課題を抱えている場合、その解決方法がツールなのかをしっかりと議論しておくことが大事です。
コミュニケーション不足の原因は様々な要因があるため、ツールを導入すれば活性化されるわけではないということを理解しておかなければなりません。

②ツールを使う人と使わない人に分かれてしまわないか

どんなに高機能なツールだとしても、リテラシーの違いなどで使い方に混乱が生じてしまうことがあります。
結果として、ツールを頻繁に使う人と使わない人での溝が深まることになり、ツールの導入が逆効果になってしまいます。

③対面コミュニケーションの機会が無くならないか

あまりにツールでのコミュニケーションに依存してしまうと、ツール上のみのやり取りしか発生しなくなってしまいます。
対面でのコミュニケーションが無くなってしまうことも問題なため、定期的に顔を合わせる機会などを設けることが必要です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
様々な特徴を持った社内コミュニケーションツールがありますので、自社の業務や、メンバーのタイプから選定するのがいいのではないでしょうか。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、社内コミュニケーションの活性化に繋げていただければと思います。