社内の情報共有・業務効率化に最近注目が集まっています。
しかし実際どの情報共有ツールを導入すれば良いかお悩みの企業様も多いのではないでしょうか。
 
もしくは、既に導入しているものの、うまく活用することができず、お悩みの方もいるかと思います。
 
最近はチャットツールが流行っていますが、様々なツールが存在する中、いったいどのようなツールを選べばいいのでしょうか。
 
今回は、有名ツールをメインに比較したいと思います。是非、情報共有ツール選びの参考にしてみてください!

 

情報共有ツールの選び方

多くのツールがある中から、自社にあったツールを選ぶのは難しいですよね。
まずは、以下の点について注目しながら選んでみてはいかがでしょうか?
①情報共有の目的は?
コミュニケーションを活性化させたいのであれば、チャットツールがいいですが、情報やノウハウを蓄積ということであれば、チャット以外にも情報を残しておく機能が必要です。
②本当にみんなで使うことができる?
情報共有ツールを導入したものの、誰も使いこなせず意味がなかった・・・ということにならないように、誰でも分かる操作性かどうかを確認しないといけません。
特定の業界に特化したものではないか?専門的な知識がなくても使いこなせるか?などの確認が必要になりますね。
③主な機能は?
情報を残すためのものか?タスクを管理するためのものか?コミュニケーションをするためのものか?など、どんな機能があって、どのようなことができるかは当然しっかり確認しなければなりません。
ただ情報共有ツールを導入すれば、問題が解決するわけではないということに注意して、普段の業務の悩みを解決するツールを検討したいですね。
④料金体系は?
無料でも使えるもの・1か月お試し期間がついているもの・初期費用があるもの等、情報共有ツールによって、料金体系が大きく違いますので、事前にしっかりとチェックしておく必要があります。
機能と同様、導入にかかる費用もきちんとチェックしておきたいですね。

情報共有の有名ツールを徹底比較

Stock(ストック)

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock(ストック)」

https://www.stock-app.info/

Stockは、直感的な操作性で、簡単に情報を残すことができる情報共有ツールです。
非常にシンプルであることが特徴のサービスで、ITに詳しくない人でも、説明なしで簡単に使い方が分かってしまいます。
 
Stockを使えば、チャットツールだと情報が流れてしまうといった問題を解消することができます。

Stockで情報共有する目的は?

必要な情報や、メンバー内で共有すべき情報を残しておこうとした時に、Stockを使った情報共有は威力を発揮します。
テキスト情報や写真だけでなく、ファイルを添付することができますので、全ての情報をひとまとめとして残すことができます。
また、情報に関連するタスクがある場合は「タスク」設定を、メンバーとのやり取りが必要な場合には、「チャット」を使って、情報共有をします。

Stockはみんな使うことができる?

Stockは非常にシンプルなツールで、ITに詳しくない人でも、説明なしで簡単に使い方がわかってしまうことから、老若男女問わず、誰でも使うことができます。
専門的な知識も必要ないため、導入までに使い方を覚えなければいけないといったこともありません。
 
(Stock導入先の学習塾さんだと、ITに詳しくない65歳の方でも何の説明もなしに使いこなせるほどシンプルです)

Stockの主な機能は?

Stockには、「ノート」「タスク」「チャット」の3つの機能があります。
「ノート」のテーマごとに「タスク」と「チャット」が付いているため、情報が分散することがないのがいいですね。
全ての情報を1箇所で見れることで、必要な情報を簡単に取り出せるはかなり特徴的ではないでしょうか。
ノート機能

Stockの土台となる機能です。
会議の議事録やマニュアル、ノウハウの蓄積など、様々な情報を簡単に残すことができます。
ノートには、画像やファイルをドラッグ&ドロップで簡単に添付することができ、ファイルの中身はweb上でプレビューすることができます。
タスク管理

情報を残した際にはタスクが発生することがありますね。
自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクも一覧で手軽に管理できます。
チャット

チャットはノートのテーマ毎にできるのが特徴的です。
そのため、色々な話題が混在して、情報がどこかにいってしまったというストレスなくコミュニケーションを取ることができます。
また、メンション機能が使えるので、余計な通知を受けることもないのがいいですね。

Stockの料金は?


https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは無料プランでも、ほとんどの機能を利用することが可能です(無料で利用できる期間制限もありません)。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、1人月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

Chatwork(チャットワーク)

「ChatWork(チャットワーク)」ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネスに特化したチャットツールです。チャットがメインの情報共有ツールのため、簡単にコミュニケーションを取ることができます。

Chatworkで情報共有する目的は?

チャットでメンバーと業務に関するやり取りをするのが目的となります。
やり取りの中で発生したタスクは、「タスク」設定をすると一覧で確認することができますし、メッセージ内に添付された画像やファイルも一覧で確認することができます。

Chatworkはみんな使うことができる?

チャットに特化したサービスですので、簡単に使うことができます。
タスクも1クリックで設定できることから、特に専門的な知識がなくとも始められます。

Chatworkの主な機能は?

チャットワークは主に、「メッセージ」「タスク」「ファイル共有」の機能があります。
「メッセージ」メインで利用することで、スムーズなコミュニケーションを取ることができるので、離れた場所で作業をしていてもコミュニケーションが円滑に進むのがいいですね。
グループチャット

テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
タスク管理

チャットのメッセージから簡単にタスクを作ることができます。
また、各グループチャットごとに、タスクを一覧で管理をすることができます。
ファイル共有

グループチャットに送信したファイルを一覧で管理することができます。
後からダウンロードしたい場合には、便利ですね。

Chatworkの料金は?


https://go.chatwork.com/ja/price/

無料で使うにはグループチャットが14個までという制限があります。
この制限を外したり、管理者機能が必要な場合には、有料プランにする必要があります。
チームで使うにはユーザー管理などの管理者機能がある、有料プランが良さそうですね。
 

Slack(スラック)

「Slack(スラック)」Where work happens

https://slack.com/intl/ja-jp

Slackは、ビジネス向けのチャットに特化した情報共有ツールです。
主にIT業界・エンジニアの方が多く利用しているため、カスタマイズ性が高く、様々な機能を使いこなすにはある程度の知識が必要になります。

Slackで情報共有する目的は?

チャットワークのように「チャット」を使ってメンバーと業務に関するやり取りをするのが目的です。
「チャット」には絵文字などが使えたり、画像やファイルを添付することができます。
例えば、Gmailに来たメールの通知をSlackに流したり、Googleカレンダーと連携して、予定のリマインドをSlackに流して、Slackに情報をまとめることもできますね。

Slackはみんな使うことができる?

通常のチャットであれば、チャットワーク同様に誰でも簡単に使うことができます。
ただし、チーム用にカスタマイズしたり、他サービスとの連携をするには、専門的な知識が必要になるため注意しなければいけません。

Slackの主な機能は?

Slackは主に、「チャット」「ファイル共有」「他サービス連携」の機能があります。
「チャット」は通常のメッセージや絵文字などに加え、スラッシュコマンドを利用することもできます。
また、他サービスとの連携をすることで、チームに合ったツールにカスタマイズできるのが特徴的なので、エンジニアなど専門知識のあるチームは利用を検討したいところです。
チャット

テキストメッセージはもちろんのこと、絵文字やファイル添付ができます。
他にもスラッシュコマンドを利用することもできますので、使い方を覚えれば利用範囲が広がりますね。
ファイル共有

チャットに添付されたファイルを一覧で閲覧することができます。

Slackの料金は?


https://slack.com/intl/ja-jp/pricing

Slackは無料で使うことができます。
ただし、過去のメッセージの検索可能数を増やしたり、連携できるサービスの数を増やす場合は、有料プランにする必要があります。
自分たちのチーム向けにカスタマイズしていきたい場合は、有料プランにした方が良さそうですね。
 

Chatter(チャター)

クラウド型社内情報共有SNS「Chatter(チャター) 」
Chatterは、Salesforceが提供するクラウド型の社内情報共有ツールです。
Facebookと操作性が似ているため、Facebookを使うような感覚で、プロジェクトの進捗や社内の情報を確認することができます。

Chatterで情報共有する目的は?

「グループ」を作成し、メンバーとディスカッションをすることが目的になります。
Facebookのようにいいね!ボタンもあるのでコミュニケーションが活性化します。
ディスカッション中に共有されたファイルは一覧で確認できますし、タスク設定することもできます。
また、必要に応じてメンバーの意見をアンケート機能で回収してもいいですね。

Chatterはみんな使うことができる?

チャットでメッセージのやり取りをしたり、アンケートで意見を回収したりする分には、特に知識を必要とすることなく、利用することができます。
Salesforceと連携したい場合などは、Sakesforceの知識があった方が、より使いこなすことができるかもしれませんね。

Chatterの主な機能は?

Chatterは主に、「グループ」「アンケート」の機能があります。
グループ機能を利用すると、メンバーでディスカッションができ、ファイルや記録を共有したり動画を組み込むこともできます。
他のツールと違い、アンケート機能があるのが特徴的ですね。
グループ
グループを作って、メンバーとディスカッションをすることができます。
普段のコミュニケーションだけでなく、イベントやキャンペーン用にグループを作ってディスカッションするのもいいですね。
アンケート

簡単にアンケート作成し、メンバーから意見を回収できる気軽さがいいですね。

Chatterの料金は?


https://www.salesforce.com/jp/chatter/overview/chatter_signup.jsp

Chatterは無料で利用することができますが、取引先や取引先責任者、ダッシュボードといったCRM機能を利用するには、有料プランの契約が必要になります。
Salesforceを利用していれば、追加で料金がかかることなく、すぐに有料プランの内容で利用を開始することができます。
 

Yammer(ヤマー)

「Microsoft Yammer(ヤマー)」

https://www.microsoft.com/ja-jp/yammer/

Yammerは、Microsoftが提供する企業向けのチャットがメインの情報共有ツールです。
現在は単体でのサービスが終了したため、Ofiice365と一緒に使うことができるサービスとなっています。Microsoftが提供しているため、Office製品との連携がスムーズにできます。

Yammerで情報共有する目的は?

「メッセージ」でメンバーとコミュニケーションを取ることが目的です。
もちろん、ファイル添付も可能で、Microsoft提供のため、プレビュー機能も便利です。
また、Facebookのように、「いいね」 などのコミュニケーションもできます。
メッセージでは流れてしまって困る内容は「ノート」に記載して、内容を共有します。

Yammerはみんな使うことができる?

Yammerはチャットがメインサービスになりますので、簡単に誰でも使うことができます。
もし、テキストを装飾したい場合には、リッチテキストなどの少し専門的な知識が必要になる場合があります。
特にOffice365を既に利用している方は、すぐに使うことができますので、便利かもしれません。

Yammerの主な機能は?

Yammerは、主に「メッセージ」「ノート」「ファイル共有」の機能があります。
単なるメッセージを送るだけでなく、リッチテキストで情報を残す「ノート」機能があります。また、Microsoftが提供しているため、ファイルのプレビュー機能が優れています。
メッセージ

他のチャットツール同様にテキストメッセージに加え、いいね!ボタンや絵文字でコミュニケーションを取ることができます。
ノート

画像やファイルを貼り付けたり、リッチテキストを使ってノートを装飾することで、情報を綺麗に残すことができます。
ファイル共有

他メンバーとの共有はもちろんのこと、Microsoftが提供しているため、プレビュー機能が優れているのが特徴です。

Yammerの料金は?

Yammerは単体サービスとして利用できないため、別途Office365の契約をする必要があります。

https://products.office.com/ja-jp/compare-all-microsoft-office-products?tab=2

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?
 
今回は、有名情報共有ツールを徹底比較してみました。いずれも多くの企業様で使われている人気ツールなので、それぞれ非常にシャープな特徴があるものばかりです。
 
ただし、単にツールを導入しただけでは、結局ツールをうまく活用できずに終わってしまったということになりかねません。
 
社内の状況に照らし合わせながら、一番自社にマッチするツールを選定頂ければと思います。
 
自社に合うものを選定できれば、驚くほど業務効率化することが可能ですので、是非それぞれのツールをお試し頂ければと思います!