今では当たり前のように使われている情報共有ツールですが、自社業務にマッチしているツールを選定できていますでしょうか。
 
今回の記事では、情報共有ツールを選定する上での気をつけたいことや、おすすめのツールをご紹介させていただきます。
 
ツールを使う業務や利用メンバーによって、選定する基準などが異なりますので、是非参考にしてみてください。

 

情報共有ツールを選定する時に気をつけたいこと

①誰でも使えるようなツールか

どんなに高機能な情報共有ツールでも、使いこなすことができなければ意味がありません。
シンプルな機能で、どのような人でも簡単に使えるツールを選ぶことで、チーム内の情報共有が促進されます。

②業務に必要な情報にいつでもアクセスできるか

情報共有をしたものの、後から見直したいときに「どこを見ればいいか分からない」という状況はよくあるかと思います。
簡単に情報の整理ができて、いつでも必要な情報にアクセスできる状態を作り出せるツールが必要になります。

③自社に必要な機能は何か

情報共有ツールにはシンプルなものから、多くの機能があるものまで様々です。
使わない機能があっても ので、自社の業務に必要な機能は何か、その機能が揃っているツールはどれか、という観点で選ぶことも大事です。

おすすめ情報共有ツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
「ノート機能」、「タスク管理」、「メッセージ機能」など、情報共有ツールに必須の機能一通り揃っているため、社内の情報共有をStockだけで完結できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

無料から利用できますが、40ノートまでの制限があります。
有料プランにすることで、作成できるノート数が無制限になり、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などの機能を利用することができます。
有料プランの場合でも、1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格になります。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用企業の声>

Stockを情報共有ツールとして導入している企業の声をご紹介いたします。



コード共有にも適したエンジニア向け情報共有ツール

「Qiita:Team」

Qiita:Teamは、日報や議事録、開発要件などのドキュメント作成・共有ツールです。
Markdown記法に対応していたり、他アプリとの連携が豊富なため、主に、エンジニアを中心としたチームで利用されています。

<Qiita:Teamをおすすめするポイント>

  1. Markdown記法に対応
    テンプレート機能などを利用して、開発ドキュメントを簡単に作成・共有することができます
  2. Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携
    ドキュメントの作成やコメントがあった通知をチャットツールで受け取ることができます

Qiita:Teamの詳細はこちら

 


「Docbase」

DocBaseは、様々な人やツールに分散していた情報を一元管理できるドキュメント共有ツールです。
柔軟な権限設定とシンプルな機能で、誰でも簡単にきれいなドキュメントを作ることができます。

<DocBaseをおすすめするポイント>

  1. 同時編集機能に対応
    複数人での同時編集に対応しているため、リアルタイムでドキュメントを作り上げることが可能です
  2. 高い安全性
    2段階認証への対応のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています

DocBaseの詳細はこちら

 

クリエイティブな業務の情報共有に適したツール

「Dropbox Paper」

Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でクリエイティブなドキュメントが作成できるツールです。
Dropboxでのファイル共有がメインであったり、デザインツールを使っている場合には、共同作業がしやすくなります。

<Dropbox Paperをおすすめするポイント>

  1. フィードバック機能
    ドキュメント内の特定箇所へのコメントが可能です
  2. Invision、Sketch、Dropboxのファイルをプレビュー
    例えば、プロトタイピングツールの「Invision」のファイルを貼り付けるだけで、簡単にプレビューができます。

Dropbox Paperの詳細はこちら

 


「Milanote」

Milanoteは、クリエイティブワークに特化したオンラインノートサービスです。
ボードと呼ばれる場所に、ドキュメントや画像・動画などを自由に配置することができるため、視覚的に把握することができます。

<Milanoteをおすすめするポイント>

  1. ノートや画像を視覚的に関連づけられる
    ボードと呼ばれる場所にノートや画像を貼り付けると関連するもの同士を線で結ぶことができます
  2. PDFやWordへのエクスポートが可能
    ボードの内容をエクスポートでき、関連づけた情報がまとまって出力されます

Milanoteの詳細はこちら

 

[参考]情報共有ツールに関する紹介記事

情報共有ツールのメリット・デメリットとは?今話題のオススメ9選も紹介!

特徴別に探す情報共有ツール7選

まとめ

今や情報共有ツールは、会社の必須ツールとなってきていますが、選定方法を誤ると業務効率を下げてしまう可能性があります。
 
しかし、自社に合ったツールを選ぶことで、社内の情報共有が促進され、業務効率化や生産性向上に繋げることができます。
 
今回ご紹介したツールを是非選定の参考にしてみてください。