徐々にリモートワークを導入する企業が増えてきており、実際にリモートワークを経験した方も多いのではないでしょうか。
 
まだまだ環境などがしっかり定まっておらず、想定よりも成果が出なかったり、混乱を招くこともあるかと思います。
 
今回は、リモートワークを社内で進めていく上で事前に気をつけておきたいポイントや、リモートワークを効果的にするツールをご紹介させていただきます。
 
今後、リモートワークを社内で広めたい場合には、是非参考にしてみてください。

 

社内でリモートワークを推奨する上で気をつけたいこと

①リモートワークが制度化されているか

「1週間のうち2日まではリモートワークを許可する」「1日の報告はメールで行う」など、予め決まりごとを作っておく必要があります。
それぞれがバラバラに動いてしまうと、状況把握の時間だけが無駄に過ぎてしまい、リモートワークの良さがなくなってしまいます。

②社内でリモートワークの知識が浸透しているか

セキュリティの問題などもあるため、リモートワークをする上での注意点は多くあります。
実際に始める前には研修をしたり、お互いに進め方などを確認することが大事になってきます。

③ツールの環境が整っているか

リモートワークにはツールの導入が必要です。
例えば「情報共有はどうすうるのか?」「離れたところで会議をするにはどうするのか?」などの問題があるため、それぞれに適したツールを選定しなければなりません。

効果的なリモートワークを実現させるツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
「ノート機能」、「タスク管理」、「メッセージ機能」が利用できるため、リモートワークをする際の情報共有に必要な機能が揃っています。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

無料から利用できますが、40ノートまでの制限があります。
有料プランにすることで、作成できるノート数が無制限になり、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などの機能を利用することができます。
有料プランの場合でも、1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格になります。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用企業の声>

リモートワークでStockを利用した企業の声をご紹介いたします。
 
 

チャットでのやり取りのみに特化したツール

「チャットワーク」

チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
チャットで気軽にやり取りができることから、コミュニケーションが活発になり、情報共有が促進されます。
しかし、チャット形式のため、重要な情報を投稿した際にそのまま流れていってしまうため、きちんと管理する必要があります。

<チャットワークのポイント>

  1. 気軽なコミュニケーションが可能
    全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
  2. 既読を表す機能がない
    メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります

<リモートワークをする上で気を付けておきたい点>

  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
  • 無料プランだと累計14個までしかチャットグループを作れない
    制限が厳しいため、リモートワークでチャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります
 

タスク管理のみに特化したツール

「Backlog」

Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を、一括管理できるプロジェクト管理ツールです。
Gitなどと連携できることから、エンジニアの方々に多く利用されています。

<Backlogをおすすめするポイント>

  1. プロジェクトの進捗を見える化できる
    ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、視覚的に進捗の把握ができます
  2. Gitなどを使ってソースコードを管理できる
    BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます。

<リモートワークをする上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールになるため、用語や使い方で迷うことが多くなります
  • タスクに関するコミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります。
 


「Trello」

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、タスクの管理できるツールです。
ボードと呼ばれる場所で、ステータスを視覚的に把握できるため、進捗の確認がしやすくなります。
しかし、あくまでタスク管理にのみ特化していることから、コミュニケーションをするには別のツールを使う必要があります。

<Trelloをおすすめするポイント>

  1. 直感的に操作ができる
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 進捗の管理がしやすい
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります。

<リモートワークをする上で気を付けておきたい点>

  • タスクに関するコミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • 管理機能が不十分なため、個人の進捗は把握しやすいが、チーム全体を把握しづらい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、細かい設定を加えるには有料化の必要があります
 

Web会議を円滑にするツール

「Zoom」

Zoomは、高音質・高画質なweb会議を可能にするツールです。
Skypeなどに比べると簡単に利用ができ、安定的な通信が可能なため人気が出ています。

<Zoomをおすすめするポイント>

  1. 会議参加者はユーザー登録が不要
    会議参加者はユーザー登録をすることなく、招待用のURLをクリックするだけで参加できます
  2. 通信が安定している
    既存システムに比べ、データ通信量が少ないため、ネットワーク環境の影響を受けることなく安定的な利用が可能です

<リモートワークをする上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの場合、3人以上の連続通話は40分までに制限される
    通話時間の制限があるため、大人数での会議が頻繁に行われる場合には、有料プランにしなければいけません
 

[参考]リモートワークに関する紹介記事

【働き方改革】リモートワークするなら、情報共有ツールを使おう!

リモートワークで生産性向上!簡単に導入できるおすすめツール10選

まとめ

リモートワークにはメリット・デメリットがそれぞれありますが、きちんとした環境整備をしていれば、会社にとっても社員にとっても良い働き方になるのではないかと思います。
 
最初から、うまくいくことはなかなか難しいかもしれませんが、社内の業務の進め方や働き方に合わせて、リモートワークを進めていくのもいいのではないでしょうか。
 
ツールの導入は必須になりますので、今回ご紹介したツールを是非検討してみてください。