社内にはどのようなナレッジがあり、それらがどこに蓄積・共有されているか管理できていますでしょうか。
 
今回の記事では、ナレッジ共有の必要性と、共有するのに適しているツールをご紹介させていただきます。
 
なかなかナレッジ共有の環境を作るのは難しいと思いますが、是非今回ご紹介するツールを参考にしていただきながら、実際に使い始めていただければと嬉しいです。

 

ナレッジ共有が必要な理由

①業務効率化に繋がる

毎週繰り返す作業などの定期的に発生する業務は、ナレッジとして共有することで、誰がやっても同じ時間・同じクオリティで作業ができるようになります。
また、その業務を引き継ぐ場合にも、常に共有がされていれば、スムーズな引き継ぎが可能になります。

②属人的なナレッジが社内に展開される

社内の様々な情報が属人的になっている場合、もしその情報を持った社員が退職などしてしまうと、それが社内に残ることはありません。
ナレッジも一つの重要な資産なため、常に蓄積を指定く必要があります。

③新たなアイデアが生まれやすい

個々のナレッジを共有していくことで、様々な人の目に触れ、新しい気づきが生まれやすくなります。
そうすることで、業務改善や生産性の向上に繋がることになります。

社内のナレッジ共有に適したツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」をナレッジ共有として使うだけでなく、「タスク管理」、「メッセージ機能」と合わせて利用することで、普段の業務の情報共有ツールとしても活用できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができますが、有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できます。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用企業の声>

Stockを、施策内容のナレッジ蓄積場所として利用している企業の声をご紹介いたします。
 
 

エンジニア向けナレッジ共有ツール

「Confluence」

Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを連携して利用することができるWikiツールです。
プロジェクト管理ツールと連携できるため、開発関連のナレッジを共有するのに適しています。

<Confluenceのポイント>

  1. プロジェクト管理ツールとの連携
    JIRAとの連携ができるため、開発関連のナレッジをシームレスに共有することができます
  2. 細かい権限設定が可能
    Wikiの閲覧や編集を細かく制限することが可能です

<ナレッジ共有する上で気をつけておきたい点>

  • エンジニア向けツール
    JIRAとの連携やMarkdownでの記載など、エンジニアが使いやすい仕様になっており、逆に非エンジニアのビジネスパーソンには難易度が高い可能性があります
 


「Kibela」

Kibelaは、個人の発信を組織の力にする情報共有ツールです。
Markdownやwebhook、シングルサインオンに対応していることから、エンジニアが多い組織で利用されています。

<Kibelaをおすすめするポイント>

  1. 個人用と共有用とで整理できる
    個人的なBlogと、共有用のWikiで情報を整理することができます。
  2. 各メンバーの特徴を把握しやすい
    基本プロフィールだけでなく、それぞれの「得意なこと」が分かるようになっています。

<ナレッジ共有する上で気をつけておきたい点>

  • BlogとWikiの使い分けが難しい
    個人用と共有用を別々に書けるメリットはありますが、どのようなものを共有用にするかなど、ルール決めをしないと使い分けが難しくなります
 

自社向けにカスタマイズして使えるナレッジ共有ツール

「Kintone」

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneをおすすめするポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムにすることができます
  2. アプリ開発やAPI連携も可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<ナレッジ共有する上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
  • 使い方を理解するのが難しい
    豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
 

ナレッジ蓄積に特化したツール

「Dojo」

Dojoは、豊富な機能が搭載された、手軽で簡単に高品質なマニュアルが作成できるツールです。
ナレッジをマニュアル化して共有したい場合や、専門のツールを使いたい場合におすすめです。

<Dojoをおすすめするポイント>

  1. マニュアル化が簡単
    テンプレートが用意されているため、蓄積されたナレッジを簡単にマニュアル化できます
  2. eラーニングの作成が可能
    蓄積したナレッジを、eラーニングとして社内で後悔することができます。

<ナレッジ共有する上で気をつけておきたい点>

  • 手軽な共有がしにくい
    一度マニュアル化することになるため、気軽な共有には向いていません
 

[参考]ナレッジ共有ツールに関する紹介記事

ナレッジ共有って何をするの?オススメのナレッジ管理ツール7選

ナレッジ共有を円滑にするおすすめツール8選

まとめ

ナレッジ共有を続けることで、業務効率化や生産性向上に繋げることが可能になります。
 
共有する習慣がなくとも、使いやすいツールや普段の業務の流れで共有できるツールを導入することで、自然と社内にも変化が出てくると思います。
 
まずは少人数からでもいいかと思いますので、是非ナレッジ共有をスタートしてみてはいかがでしょうか。