仕事をする上で普段からメモを取っている方も多いかと思いますが、そのメモをどのように管理されていますでしょうか。
 
個人のメモ帳やアプリを使って管理していても、なかなか他の人に共有したりすることはしづらいのではないかと思います。
 
今回の記事では、今まで個人的に蓄積していたメモを、他の人に簡単に共有できるツールをご紹介させていただきます。
 
メモ共有ツールを使うことで、個人個人のアイデアやノウハウが社内で共有されるため、情報共有が促進されることになりますので、是非参考にしてみてください。

 

メモ共有ツールを使うことのメリット

①社内の情報共有環境が整う

ツールを使い、自然と共有される仕組みを作ることで、様々な情報を共有する環境を整えることができます。
そうすることで、有益な情報にいつでもどこでもアクセスできるようになり、効率的な仕事に繋がります。

②属人的な情報がなくなる

メモを個人だけのものとしていると、ノウハウなどが属人的なものとなり、社内の資産として残されることはありません。
しかし、ツールを使って共有されることで、情報のアップデートをしていくことが可能になり、常に最新の情報として残すことができます。

③新しい気づきを得ることができる

メモが共有されると、他メンバーのアイデアであったり、仕事をする上での気づきを知ることができます。
そういったことが、個人個人のスキルアップに繋げることが可能になります。

いつものメモがチーム内で共有できるツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、簡単に情報を残せるため、社内の情報共有が促進され、様々な情報を一箇所で管理することが可能になります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができますが、有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できます。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

エンジニア向けメモ共有ツール

「Scrapbox」

Scrapboxは、あらゆる情報を自動で整理することができる知識共有サービスです。
同一ページで、複数名がリアルタイムで編集をすることが可能で、書いた内容はリアルタイムで保存されるのが特徴です。

<Scrapboxのポイント>

  1. 開発者のための機能
    プログラミングコードの共有や、CSSによるカスタマイズが可能です
  2. Gyazoとの連携
    Gyazoと同じ会社が作っているため、GyazoのURLを貼り付けるだけで画像がプレビューされます

<メモ共有する上で気をつけておきたい点>

  • スマホの公式アプリがない
    公式アプリがないため、スマホでの操作ができません。そのため、外出先でのメモなどには向いていません
 

「Inkdrop」

Inkdropは、エンジニアやデザイナーのための、Mac、Windows、Linuxで利用できるノートアプリです。

<Inkdropのポイント>

  1. エンジニアやデザイナーに嬉しい機能が充実
    マークダウンやコード共有に対応しているため、エンジニアやデザイナーに取って使いやすいものになっています
  2. 60日間の無料お試し期間
    1週間や30日間でないため、十分な検討期間を設けることができます

<メモ共有する上で気をつけておきたい点>

  • 日本語対応していない
    メニューなどが全て英語のため、抵抗がある方はうまく使いこなすのが難しいです
 

自由自在にカスタマイズできるメモ共有ツール

「Dropbox Paper」

Dropbox Paperは、チームのメンバー同士でドキュメントを作り上げることができるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

<Dropbox Paperのポイント>

  1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
    チェックリストが入れれたり、特定の内容にコメントを付けれるなど、付加機能が豊富にあります
  2. Dropboxとの連携
    Dropbox内のファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなく、すぐに開くことができます

<メモ共有する上で気をつけておきたい点>

  • 情報の整理が難しい
    作ったものは作成順に表示されるため、それらをフォルダごとに分けるなどの操作に手間がかかります
  • 各機能を覚えるのに時間がかかる
    ほとんどの機能がアイコン表示のため、どのアイコンがどういった機能なのかを習得するのに時間がかかります
 

「Onenote」

OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。
テキストを書くだけでなく、画像や動画、ファイルを任意の場所に自由自在に貼り付けることができます。

<Onenoteのポイント>

  1. テキストや画像の自由な配置が可能
    テキストや画像を、ノート内の任意の箇所に自由に配置できるため、自由度が高いメモを作れます
  2. Office製品との連携
    ExcelやWordのファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなく、すぐに開くことができます

<メモ共有する上で気をつけておきたい点>

  • 情報構造の概念が難しい
    「セクション」や「ページ」など情報構造を把握するのが難しいため、気軽にサクッと情報を残すようなことができません
 

[参考]メモ共有ツールの紹介記事

使い方簡単!複数デバイスで使えるメモ共有ツール5選

メモ共有アプリ5選【iPhone・Androidに対応してるから安心!】

まとめ

メモ共有は単に社内に情報を残す役割を果たすだけでなく、個人の様々なノウハウなどが共有されるため、スキルアップにも繋がります。
 
ツールを使うのが面倒でも、「簡単に残すことができる」「いつでもどこでも操作できる」状態であれば、共有することの効果をすぐに実感できるのではないかと思います。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを使い、社内の情報共有を始めてみてください。