会議をする度に作成する議事録ですが、どのように作成し、全体に共有していますでしょうか。
 
多くの方は、会議中にメモを取り、会議後にWordなどでまとめて社内に展開されているのではないかと思います。
 
しかし、クラウド上で会議中に議事録を完成させることで、リアルタイムで共有することが可能になり、作成に要する時間を削減することができます。
 
今回の記事では、オススメの議事録アプリをご紹介させていただきます。
 
議事録作成に限らず、普段の業務でも利用できるアプリもありますので、是非参考にしてみてください。

 

議事録を作成するのに、なぜWordではなくアプリなのか?

①リアルタイム作成・共有

議事録作成アプリを使えば、会議中に議事録の作成ができるだけでなく、そのままリアルタイムでの共有が可能です。
そのため会議後の作成に時間をかける必要もありませんし、その場で会議内容に関して認識合わせをすることもできます。

②どこからでも確認できる

スマホからも確認できるようになるため、時間や場所に関係なく、いつでも議事録の確認ができます。
例えばクライアントとの打ち合わせの際に、前回の議事録を確認することも可能です。

③管理が簡単

アプリを使うことで、クラウド上に議事録を管理することができます。
そのため、文書管理の手間が省け、いつでも必要な議事録にアクセスできます。

議事録作成アプリを使うことで効率化できること

①議事録の作成

今までは、会議中にメモを取り、終了後にWordなどでまとめることが多かったのではないかと思います。
しかし、議事録作成アプリを使うことで、会議中に簡単に作成することができ、終了までには完成させることが可能です。

②出席者や全社への共有

会議終了後に、メールで出席者などに共有している場合が多いかと思います。
しかし、この方法では、添付ファイルを開く手間などもあり、全員に見られることは少ないのではないでしょうか。
議事録作成アプリを使えば、作成した議事録をすぐに共有することができ、いつでも簡単に閲覧できるため、確認漏れや見逃しを防ぐことができます。

③会議内容の振り返り

後から会議の内容を振り返るために、議事録の作成は大事です。
しかし、メールで送りっぱなしの場合や、きちんと管理されていない場合には、どこに議事録があるのか探す手間が発生します。
しかし、議事録アプリを使うことで、クラウド上で管理されるため、必要な時に必要な議事録へのアクセスがすぐにできます。

これなら誰でも使える!議事録アプリ6選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使うことで、議事録などのストック情報と、タスクを一緒に管理することが可能です。

https://www.stock-app.info/

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができますが、有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できます。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html


議事録作成に特化したツール

「GIJI」

GIJIは、議事録の作成に特化したアプリです。
議事録作成に必要な機能が豊富に揃っています。

<GIJIのポイント>

  1. 議事録作成に特化
    誰でも簡単に議事録の作成ができるように、専用のエディタが用意されています
  2. シンプルなインターフェース
    余計な機能が一切ないため、迷うことなく議事録の作成ができます

<議事録作成で気をつけたい点>

  1. スマホアプリがない
    スマホから使うことができなため、外出先での確認などには向いていません
  2. 議事録作成以外の用途に使えない
    あくまで議事録作成に特化しているため、普段の情報共有ツールとして使うことができず、普段の情報共有に他アプリを用意することが必要です
 

議事録も作成できる高機能なノートアプリ

「Evernote」

Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリです。
ノート形式で情報を記載することができるので、議事録作成アプリとしても利用することができます。

<Evernoteのポイント>

  1. 録音機能がついている
    容量制限がありますが、例えば、スマホから録音機能を使えば、会議の内容を音声で残すことができます
  2. あらゆる情報を全て一箇所に
    テキスト情報や画像、動画など、あらゆる情報を一つのノートで管理することができます

<議事録作成で気をつけたい点>

  1. チーム全体への共有には向いていない
    あくまで個人向けのアプリになるため、チーム全体で共有して使うことには向いていません
  2. 高機能なため、使い方が難しい
    様々な機能がついているため、シンプルに作成したい場合には使い方に迷う可能性があります
 

「Dropbox Paper」

Dropbox Paperは、メンバー同士で議事録を作り上げることができるアプリです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

<Dropbox Paperのポイント>

  1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
    チェックリストが入れれたり、特定の内容にコメントを付けれるなど、付加機能が豊富にあります
  2. Dropboxとの連携
    Dropbox内のファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなく、すぐに開くことができます

<議事録作成で気をつけたい点>

  • 情報の整理が難しい
    作ったものは作成順に表示されるため、それらをフォルダごとに分けるなどの操作に手間がかかります
  • 各機能を覚えるのに時間がかかる
    ほとんどの機能がアイコン表示のため、どのアイコンがどういった機能なのかを習得するのに時間がかかります
 

「Onenote」

OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。
テキストを書くだけでなく、画像や動画、ファイルを任意の場所に自由自在に貼り付けることができます。

<Onenoteのポイント>

  1. テキストや画像の自由な配置が可能
    テキストや画像を、ノート内の任意の箇所に自由に配置できるため、自由度が高いメモを作れます
  2. Office製品との連携
    ExcelやWordのファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなく、すぐに開くことができます

<議事録作成で気をつけたい点>

  • 情報構造の概念が難しい
    「セクション」や「ページ」など情報構造を把握するのが難しいため、気軽にサクッと情報を残すようなことができません
 

エンジニア向けの開発会議で議事録が作成しやすいアプリ

「Qiita:Team」

Qiita:Teamは、日報や議事録、開発要件などのドキュメント作成・共有ツールです。
Markdown記法に対応していたり、他アプリとの連携が豊富なため、主に、エンジニアを中心としたチームで利用されています。

<Qiita:Teamのポイント>

  1. Markdown記法に対応
    テンプレート機能などを利用して、簡単に議事録の作成・共有をすることができます
  2. Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携
    ドキュメントの作成やコメントがあった通知をチャットツールで受け取ることができます

<Qiita:Teamを使う上で気をつけたい点>

  • 情報の整理が難しい
    タグでの分類ができるものの、フォルダ構成がないため、多くの情報が溜まった時に整理が難しくなってしまいます
  • エンジニア向けのツール
    エンジニアの方が使いやすいツールになっているので、非エンジニアの方との記載ルールを統一するのに苦労するかもしれません

Qiita:Teamの詳細はこちら

 

[参考]議事録作成ツールの紹介記事

議事録作成に役立つツールを使って効率化しよう!今から使えるオススメ5選

【議事録作成ツール6選】ツールを使って会議を効率的に進めよう!

まとめ

議事録の作成は、アプリを使うことで効率化することが可能です。
 
また、普段の業務で使えるアプリにすることで、日常の情報共有にも役立ち、よりチーム全体の業務効率化に繋げることができます。
 
是非、今回ご紹介させていただいたツールを参考にしていただき、会議の効率化を測っていただければと思います。