業務効率化のために様々なところでツールを導入されているかと思いますが、それぞれのツールを十分使いこなすことができていますでしょうか。
 
今回の記事では、ツールを導入しておきたい業務について、それぞれのオススメツールをご紹介させていただきます。
 
まだ導入していないツールがありましたら、この機会に業務効率化に向けて検討していただければと思います。

 

ツールを導入したい業務

①人が行なっている定例業務

定期的に発生する業務がある場合、ツールを導入することで作業時間が削減することが可能になります。
また、そういった作業はツールを介して作業内容を残しておくことで、引き継ぎが容易になります。

②情報の確認や検索に時間がかかっている業務

情報があちこちに散らばっていると、検索に時間がかかるだけでなく、それぞれの確認するのに手間がかかります。
ツールを導入すれば、それらを一括管理することが可能になるため、情報へのアクセスが効率化されます。

③アナログな業務

例えば、紙を使った業務のやり取りをしている場合、ツールを導入することでペーパーレスになるだけでなく、紛失の心配もありません。

仕事の仕方が変わる業務効率化ツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使うことで、今まで感じていた情報共有のストレスが削減されるだけでなく、必要な情報へのアクセススピードが格段に上がります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができますが、有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できます。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用企業の声>

Stockを導入して業務効率化を実感している企業の声をご紹介いたします。
 
 

営業の業務効率化を実現できるツール

「Eight」

Eightは、無料で名刺管理ができるツールです。
名刺情報をクラウド上で管理できるため、いつでもどこでも最新の情報確認することができます。

<Eightのポイント>

  1. 名刺を撮影するだけで保存
    もらった名刺を撮影するだけで、名刺内の情報がすぐに反映されます
  2. ツール上で名刺交換が可能
    自分の名刺をプロフィールと共に公開できるため、ツール上でのやり取りが可能になります
 

「Zoom」

Zoomは、高音質で高画質が特徴のweb会議システムです。
Skypeなどの既存のシステムよりも簡単で安定的に利用できることが特徴です。

<Zoomのポイント>

  1. ユーザー登録不要で使える
    会議に招待された人は、ユーザー登録をすることなく、招待用URLをクリックするだけで参加できます
  2. 安定的な通信が可能
    データ通信料が少ないため、通信環境の影響を受けずに利用することができます
 

バックオフィスの業務効率化を実現できるツール

「SmartHR」

SmartHRは、社内の人事情報をクラウド上で管理できるソフトです。
今まで書類のやり取りなど膨大にかかっていた時間を削減することが可能になります。

<SmartHRのポイント>

  1. 書類の自動作成
    従業員の情報を入力すれば、役所への提出書類などが自動で作成できます
  2. web上で全て完結
    契約書や給与明細、年末調整などのあらゆる書類を、紙ではなく、全てweb上で共有できます
 

「freee」

freeeは、初めての決算書作成や確定申告も簡単に行える、無料から使えるクラウド会計ツールです。
普段から経理情報などを入力しておくことで、決算などの時期に余計な業務が発生することがありません。

<freeeのポイント>

  1. 1クリックで書類の作成ができる
    例えば、毎月の経理処理を行っていれば、決算書作成のボタンを押すだけで簡単に決算書が作成できます
  2. 経営状況の見える化が可能
    定期的に経営状況の数値が、自動でレポート作成されます
 

[参考]業務効率化ツールの紹介記事

【2018年度版】業務効率化に役立つビジネスクラウドツール10選

カテゴリー別にオススメする業務効率化ツール7選

まとめ

適切なツールを導入することで、今まで時間を割いていた業務を効率化することが可能になります。
 
もし、まだツールを導入していないようでしたら、一部の業務からでもツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
 
今回ご紹介させていただいたツールが選定のお役に立てれば嬉しいです。