日々の様々な業務の中で必要となる情報ですが、どのように管理をされていますでしょうか。
紙の書類であったり、EXCELやWORDのファイル、USBなどに入っているデータもあるかもしれません。
 
これらの情報が様々な形で管理され、社内で散らばっている状態であると、大事な情報を紛失してしまったり、すぐに必要なものを取り出せないという大きなデメリットがあります。
 
今回の記事では、それらの情報を効率的に管理できるツールをご紹介させていただきます。
 
情報管理に困っている方々は、是非参考にしていただけると嬉しいです。

 

適切な情報管理が重要な理由

①情報を一箇所で管理することができる

ツールを使えば、様々な情報を一括管理することができます。
一箇所での管理をすることで、社内の情報分散を防ぐことができ、必要な情報をすぐに取り出すことが可能になります。

②社内で常に共有された状態を作ることができる

情報管理ツールを使うことで、常に共有された環境を作り出すことできます。
そのため、今までは一部の人しか知らなかった情報やノウハウなどが、簡単に必要な人へ共有できるようになります。

③クラウド上で管理することで、社外でも必要な時に情報を閲覧できる

アナログな管理では、社内にいないと情報を見ることはできませんが、クラウド上での管理は場所に囚われず、情報の閲覧が可能になります。

簡単に社内情報の整理ができる情報管理ツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」、「タスク管理」、「メッセージ機能」が利用でき、社内の情報を一括管理できるようになります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用企業の声>

Stockを情報管理ツールとして導入している企業の声をご紹介いたします。
 
 

ファイル管理のみを目的とした情報管理ツール

「Dropbox」

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理できつため、社内の保管庫としての役割で使えるサービスです。

<Dropboxのポイント>

  1. あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
    全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません。
  2. 他人との共有が簡単
    リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. ファイル以外の保管が不便
    例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 

「Google One」

Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。

<Google Oneのポイント>

  1. 無料プランでも15GBの容量が使える
    Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
  2. Googleアカウントとの連携
    例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります

<Google Oneを使う上で気をつけたい点>

  1. 管理のルール決めをしないといけない
    すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 

個人ユーザー向けの情報管理ツール

「Evernote」

Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートツールです。
ノート形式で情報を記載することができる他、多くの機能が付いているので、高機能ツールを使いたい人に向いています。

<Evernoteのポイント>

  1. Webクリップ機能
    ノート内に気になったweb上の記事などを簡単に添付することができます
  2. あらゆる情報を全て一箇所に
    テキスト情報や画像、動画など、あらゆる情報を一つのノートで管理することができます

<Evernoteを使う上で気をつけたい点>

  1. チーム全体への共有には向いていない
    あくまで個人向けのツールになるため、チーム全体で共有して使うことには向いていません
  2. 高機能なため、使い方が難しい
    ノート機能には様々な機能がついているため、シンプルに使いたい場合には迷う可能性があります
 

「Onenote」

OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。
テキストを書くだけでなく、画像や動画、ファイルを任意の場所に自由自在に貼り付けることができます。

<Onenoteのポイント>

  1. テキストや画像の自由な配置が可能
    テキストや画像を、ノート内の任意の箇所に自由に配置できるため、自由度が高いメモを作れます
  2. Office製品との連携
    ExcelやWordのファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなく、すぐに開くことができます

<Onenoteを使う上で気をつけたい点>

  • 情報構造の概念が難しい
    「セクション」や「ページ」など情報構造を把握するのが難しいため、気軽に情報を管理するようなことができません
 

[参考]情報管理に最適な情報共有ツールの紹介記事

社内の情報共有の悩みを解決するツール12選

まとめ

情報管理ツールを使えば、社内情報の一括管理が可能になります。
 
そうすることで、今まで情報を探すのにかかっていた無駄な時間や作業を減らすことができます。
 
是非、普段の業務効率化に向けて情報管理ツールの導入を検討してみてください。