社内のノウハウが蓄積されていない、属人化されていると感じる方々は多いのではないでしょうか。
 
ノウハウの重要性は分かってはいるものの、なかなか整備に手をつけられていないのが現状ではないかと思います。
 
そこで今回の記事では、ノウハウ共有をするメリットと、適したツールをご紹介させていただきます。
 
社内のノウハウ管理にお困りの方は、是非参考にしていただければと思います。

 

ノウハウ共有ツールを使うメリット

①社内のノウハウが蓄積される

ツールを使うことで、個人個人が持っていたノウハウを蓄積することが可能になります。
ノウハウの蓄積をすることで、今まで属人的だったノウハウが共有されるだけでなく、知りたい知識をすぐに活用することができるようになります。

②業務効率化に繋がる

ノウハウを蓄積することで、例えば同じような作業を繰り返す場合には、誰がやっても同じ時間・クオリティでの作業が可能になります。
引き継ぎの時間や教育の時間を削減することができるため、業務効率化に繋がります。

③ノウハウが検索できるようになる

ノウハウを蓄積することで、必要な時に検索すれば、すぐに必要なノウハウにたどり着くことができます。

社内のノウハウ共有に適したツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」、「タスク管理」、「メッセージ機能」が利用できるため、ノウハウの蓄積や共有に限らず、普段の情報共有ツールとしても活用できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用企業の声>

Stockでノウハウ共有をしている企業の声をご紹介いたします。
 
 

エンジニア向けのノウハウ共有に適したツール

「Confluence」

Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを連携して利用することができるWikiツールです。
プロジェクト管理ツールと連携できるため、開発関連のノウハウを共有するのに適しています。

<Confluenceのポイント>

  1. プロジェクト管理ツールとの連携
    JIRAとの連携ができるため、開発関連のナレッジをシームレスに共有することができます
  2. 細かい権限設定が可能
    Wikiの閲覧や編集を細かく制限することが可能です

<Confluenceを使う上で気をつけておきたい点>

  • エンジニア向けツール
    JIRAとの連携やMarkdownでの記載など、エンジニアが使いやすい仕様になっているため、非エンジニアの方には難易度が高いです
 

「Qiita:Team」

Qiita:Teamは、日報や議事録、開発要件などのドキュメント作成・共有ツールです。
Markdown記法に対応していたり、他アプリとの連携が豊富なため、主に、エンジニアを中心としたチームで利用されています。

<Qiita:Teamのポイント>

  1. Markdown記法に対応
    テンプレート機能などを利用して、開発ドキュメントを簡単に作成・共有することができます
  2. Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携
    ドキュメントの作成やコメントがあった通知をチャットツールで受け取ることができます

<Qiita:Teamを使う上で気をつけたい点>

  • 情報の整理が難しい
    タグでの分類ができるものの、フォルダ構成がないため、多くの情報が溜まった時に整理が難しくなります
  • エンジニア向けのツール
    エンジニアの方が使いやすいツールになっているので、非エンジニアの方との記載ルールを統一するのに苦労するかもしれません

Qiita:Teamの詳細はこちら

 

自社向けのカスタマイズに適したツール

「Kintone」

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたノウハウ共有ツールにすることができます
  2. アプリ開発やAPI連携も可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<Kintoneを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
  • 使い方を理解するのが難しい
    豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
 

「Data Knowledge」

Data Knowledgeは、社内にある大量のデータを、各種機能により全社員がデータ活用できるようにするためのツールです。
BIツールの設定に詳しい方がいる企業や、大企業が利用しやすい仕様になっています。

<Data Knowledgeのポイント>

  1. 様々な種類の分析レポートを出力できる
    社内に蓄積されている、経営関連などのデータから、簡単にレポートを作成することができます
  2. 分析ノウハウが共有できる
    社内で作成された各種の分析ノウハウを公開・共有して、誰もがデータ分析をスムーズに行うことができます

<Data Knowledgeを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    ツールを使うには高度な知識が必要のため、社内に該当の方がいない場合には、使うのが難しくなります
  • 多くのデータ量が必要
    様々な分析をするには、多くのデータ量が必要になるため、一定規模以上の企業が対象となります
 

[参考]ノウハウ共有ツールの紹介記事

社内のノウハウ共有がスムーズになるツール6選

ノウハウとナレッジって何が違うの?おすすめの簡単に蓄積できるツールも紹介!

まとめ

ノウハウを共有するといっても、どのようなノウハウかによって使うツールも変わってきます。
 
また、ノウハウ共有のみのためにツールを使うのか、普段の業務でも使えるツールを使うのかという点も重要になってきます。
 
今回ご紹介させていただいた中から、最適なものを見つけていただけると嬉しいです。