リモートワークの必要性を感じている企業の方も多いかと思いますが、何から始めていいか分からず、なかなか手を付けられていないのが実情ではないでしょうか。
 
今回の記事では、リモートワークが必要な理由と、リモートワークの際に使えるツールをご紹介させていただきます。
 
社内の規定の整備などの必要性もあるかと思いますが、まずは実際に始めた際に必要なツールについて、検討していただければと思います。

 

いまリモートワークが必要な理由

①働き方が多様化している

育児や介護だけの事情だけでなく、社員それぞれが様々な働き方を意識するようになっています。
リモートワークの導入は、そのような状況へ対応でき、今までと同じように業務をすることを可能にします。

②生産性の向上が見込める

例えば、朝の通勤ラッシュのストレスなどは、業務の生産性にも影響します。
リモートワークを推進することで、そのようなストレスから解放されるだけでなく、自分のペースでの仕事を可能にするため、生産性の向上が期待できます。

③社員の満足度が上がる

働き方を選べることは、社員の満足度向上にも繋がります。
例えば、週1回はリモートワークができるようにするなどの規定を設けることで、自分の生活スタイルに合わせて働くことが可能になります。

リモートワークをする際に導入したいツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、議事録などのストック情報と、メッセージ機能やタスク機能のフロー情報を一括管理できるため、リモートワークをしても業務に支障をきたすことがありません。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html


Web会議をするために必須のツール

「Zoom」

Zoomは、高音質・高画質なweb会議を可能にするツールです。
よく利用されているSkypeなどに比べると、簡単に利用ができるだけでなく、安定的な通信が可能なため人気が出ています。

<Zoomをおすすめするポイント>

  1. 会議参加者はユーザー登録が不要
    会議参加者はユーザー登録をすることなく、招待用のURLをクリックするだけで参加できます
  2. 通信が安定している
    既存システムに比べ、データ通信量が少ないため、ネットワーク環境の影響を受けることなく安定的な利用が可能です

<ZOOMを使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの場合、3人以上の連続通話は40分までに制限される
    通話時間の制限があるため、大人数での会議が頻繁に行われる場合には、有料プランにしなければいけません
 

チャットでしかやり取りをしないチーム向けのツール

「Slack」

Slackは、ビジネス向けのチャットツールです。
エンジニア中心に使われてきましたが、最近ではIT業界を中心に、他業種の方でも利用する人が増えています。

<Slackのポイント>

  1. 他サービスとの連携が豊富
    タスク管理やスケジュールとの連携など、あらゆるツールからの通知を受け取ることができます
  2. カスタマイズ性が高い
    例えば、独自の絵文字を作ったり、勤怠管理をしたりなど、専門知識があれば様々なカスタマイズができます

<Slackを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使い方が難しい
    チャネルやスレッドの使い方など、使い方をマスターするまでには時間がかかります
  • 大事な情報が流れていってしまう
    チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  • ストック情報を管理できない
    フロー情報を扱うツールのため、議事録などのストック情報を管理することができません
 

タスク管理

「Trello」

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、タスク管理ができるアプリです。
ボードと呼ばれる場所で、タスクのステータスを視覚的に把握しやすくなっています。

<Trelloのポイント>

  1. 直感的に操作ができる
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 進捗の管理がしやすい
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります。

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • チーム全体の進捗が把握しにくい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります
 

ファイル管理のみで十分なチーム向けツール

「Dropbox」

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理できるため、社内のファイルの一括管理が可能になります。

<Dropboxのポイント>

  1. あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
    全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません。
  2. 他人との共有が簡単
    リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. ファイル以外の保管が不便
    例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
  2. フロー情報の管理ができない
    チャット機能などがないため、フロー情報が扱いづらくなります
 

[参考]リモートワークで使えるツールの紹介記事

リモートワークで生産性向上!簡単に導入できるおすすめツール10選

まとめ

リモートワークは適切なツールを使いことで、いつもと変わらない業務を可能にします。
 
もちろん、実際にスタートするまでには、社内の整備や各社員への意識付けなど、やることは多いかと思いますが、リモートワークは今後の働き方の重要な1つになります。
 
まずは一度試していただき、リモートワーク推進のお役に立てれば嬉しいです。