ナレッジの蓄積や共有は、やってはいると感じている方が多いものの、実情と合っていないナレッジであったり、一部の人にしか共有されていないような状況ではないかと思います。
 
ナレッジは会社の資産であり、上手に活用することが生産性の向上や業務効率化に繋がります。
 
今回の記事では、ナレッジ蓄積や共有をする際に利用される方法と、オススメのツールをご紹介させていただきます。
 
ナレッジの重要性をわかってはいるものの、なかなか蓄積と共有の運用ができていない方々は是非参考にしていただければと思います。

 

よく利用されるナレッジ蓄積や共有の方法

①ドキュメントに残して保管をする

例えば、ナレッジを記載したドキュメントを印刷し、ファイリングする方法を取っている企業が多いのではないでしょうか。
しかし、印刷したものを保管していると更新するのが不便であったり、紛失の恐れもあることから、なかなか活用できないのが実情ではないかと思います。

②定期的に勉強会を開く

属人的になっているナレッジを他メンバーへ伝えるには、良い方法ではないかと思います。
しかし、勉強会の内容をしっかりと残しておかないと後で振り返ることができず、どれくらい知識を習得できたのかも人任せになってしまいます。

③ツールを活用する

最近定番となっているのが、ツールを活用する方法ではないでしょうか。
ツールを使うことで、更新の手間もなく、いつでもナレッジの確認をすることができるため、蓄積や共有の方法としては一番良いのではないかと思います。

ナレッジの蓄積や共有に適したツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を使ってナレッジの蓄積や共有を行えるだけでなく、「タスク機能」「メッセージ機能」を利用することができるため、ナレッジ管理以外にも付随する業務の情報共有ツールとして活用できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html


自社向けにナレッジ共有アプリを作りたい企業向けツール

「Kintone」

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneをおすすめするポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムにすることができます
  2. アプリ開発やAPI連携が可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<Kintoneを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
  • 使い方を理解するのが難しい
    豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
 

Markdownを使ったナレッジ共有がしたいエンジニア向けツール

「Confluence」

Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを連携して利用することができるWikiツールです。
プロジェクト管理ツールと連携できるため、開発関連のナレッジを共有するのに適しています。

<Confluenceのポイント>

  1. プロジェクト管理ツールとの連携
    JIRAとの連携ができるため、開発関連のナレッジをシームレスに共有することができます
  2. 細かい権限設定が可能
    Wikiの閲覧や編集を細かく制限することが可能です

<Confluenceを使う上で気をつけておきたい点>

  • エンジニア向けツール
    JIRAとの連携やMarkdownでの記載など、エンジニアが使いやすい仕様になっており、逆に非エンジニアのビジネスパーソンには難易度が高い可能性があります
 

ナレッジに関するデータが膨大にある大企業向けツール

「Vertica」

Verticaは、全社的なビッグデータ分析基盤として活用できる次世代型データベースです。
Verticaを使うことで、自分の探しているノウハウやナレッジにアクセスしやすくなります。

<Verticaのポイント>

  1. システム拡張への柔軟な対応が可能
    社内のデータ量に合わせて、システムの拡張を柔軟かつ低コストで実現することが可能です
  2. 意思決定のためのデータとしても使える
    蓄積された大量のデータから必要な情報を抽出して分析することができます

<Verticaを使う上で気をつけておきたい点>

  • 導入へのハードルが高い
    運用するためには専門的な知識が必要になり、運用のための担当者をつける必要があります
  • データが膨大にある大企業向け
    データが膨大にある場合に効果を発揮するため、大企業がメインターゲットのツールになります
 

ナレッジ蓄積だけのためにツールを用意したい企業向け

「Dojo」

Dojoは、豊富な機能が搭載された、高品質なマニュアルが作成できるツールです。
ナレッジやノウハウをマニュアル化して共有したい場合や、専門のツールを使いたい場合に使えます。

<Dojoのポイント>

  1. マニュアル化が簡単
    テンプレートが用意されているため、簡単にナレッジをマニュアル化することができます
  2. eラーニングの作成が可能
    作成したマニュアルから、eラーニングとして社内に公開することができます。

<Dojoを使う上で気をつけておきたい点>

  • 手軽な共有がしにくい
    ナレッジを一度マニュアルとして完成させる必要があるため、気軽な共有には向いていません
  • ナレッジ蓄積以外の用途で使えない
    ナレッジをマニュアルにすることに特化しているため、他の業務で利用することができません
 

[参考]ナレッジマネジメントツールの紹介記事

社内の情報蓄積に役立つナレッジマネジメントツール5選

まとめ

多くのナレッジがある中で、ツールを使えば蓄積や共有ができるだけなく、各業務ごとに整理をすることも簡単になります。
 
また、今まで共有されていなかった重要なナレッジであったり、多くの人に役立つナレッジは、ツールの力ですぐに必要な人の元に届くようになります。
 
今回ご紹介したツールを活用し、是非ナレッジ蓄積を進めていただけると嬉しいです。