業務効率化を実現するためにできること

①業務フローの見直し

普段当たり前のようにしている業務でも、改善をすることで効率化に繋げることができます。
一度業務の内容やそれぞれの担当の洗い出しを行い、どのフローで非効率になってしまっているかを把握することで、適切な見直しをすることが可能になります。

②業務の分担

他の人でもできる業務については分担することで、日々のルーティンワークを減らすことに繋がります。
また、それぞれのタスクにかかる時間や内容を正確に把握することで、自分がやるべきことと分担をするべきことが明確になります。

③ツールの導入

情報管理やコミュニケーションに改善の余地がある場合には、ツールを導入することで効率化を図ることが可能になります。
また、ツールを導入する際には、効率化を図りたい業務に適したツールを選ぶことが重要になります。

目的別の業務効率化を実現できるツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を使ったストック情報の管理だけでなく、「タスク機能」「メッセージ機能」を利用したフロー情報の管理もできるため、Stockだけで社内の情報を一括管理することが可能になります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

営業活動の業務効率化を実現するツール

「Zoom」

Zoomは、高音質・高画質なweb会議を可能にするツールです。
外回りの営業は、移動時間などを考えると多くの時間を要してしまうので、Zoomのようなweb会議ツールを使うことで効率的に営業活動をすることが可能になります。

<Zoomをおすすめするポイント>

  1. 会議参加者はユーザー登録が不要
    会議参加者はユーザー登録をすることなく、招待用のURLをクリックするだけで参加できます
  2. 通信が安定している
    既存システムに比べ、データ通信量が少ないため、ネットワーク環境の影響を受けることなく安定的な利用が可能です

<ZOOMを使う上で気を付けておきたい点>

  • 無料プランの場合、3人以上の連続通話は40分までに制限される
    通話時間の制限があるため、大人数での会議が頻繁に行われる場合には、有料プランにしなければいけません
 


「Eight」

Eightは、無料で名刺管理ができるツールです。
名刺情報をクラウド上で管理できるため、いつでもどこでも最新の情報確認することができます。

<Eightのポイント>

  1. 名刺を撮影するだけで保存
    もらった名刺を撮影するだけで、名刺内の情報がすぐに反映されます
  2. ツール上で名刺交換が可能
    自分の名刺をプロフィールと共に公開できるため、ツール上でのやり取りが可能になります

<Eightを使う上で気をつけたい点>

  1. 名刺を溜めこむと撮影が大変
    撮影するだけで登録できるメリットがある一方、溜まった名刺をまとめて撮影する際には多くの時間を要してしまいます
 

社内に散らばっているファイルの管理を効率化するツール

「Google One」

Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。

<Google Oneのポイント>

  1. 無料プランでも15GBの容量が使える
    Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
  2. Googleアカウントとの連携
    例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります

<Google Oneを使う上で気をつけたい点>

  1. 管理のルール決めをしないといけない
    すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 


「Dropbox」

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理できるため、社内のファイルの一括管理が可能になります。

<Dropboxのポイント>

  1. あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
    全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません。
  2. 他人との共有が簡単
    リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. ファイル以外の保管が不便
    例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
  2. フロー情報の管理ができない
    チャット機能などがないため、フロー情報が扱いづらくなります
 

[参考]業務効率化に役立つ、ビジネス向けクラウドツールの紹介記事

【2018年度版】業務効率化に役立つビジネスクラウドツール10選

まとめ

業務効率化を実現する方法には様々な方法があります。
 
今回は、主にツールのご紹介をさせていただきましたが、まずはどの業務を効率化したいのかを検討する必要があります。
 
業務効率化のためにツールが必要となった場合には、是非今回ご紹介したツールをお試しいただければと思います。