働き方も多様化している中で、円滑な情報共有が業務に与える影響も大きいと思います。
今回の記事では、情報共有を活性化させるためにすぐに始められる方法と、オススメのツールをご紹介させていただきます。
社内の情報共有に課題を抱えている方、何から始めればいいか分からない方は是非参考にしていただけると嬉しいです。
目次
情報共有を活性化させるには何から始めればいいのか？
①定期的に情報共有する場を設ける
例えば、週１回の会議を設定するなど、情報共有のための場を設定することで、チーム内の情報共有を促すことができます。
お互いに状況を報告することで、誰が何をしているのかが分かり、認識の違いが生まれにくくなります。
②社内の情報をオープンにする
参加している人のみに共有される議事録なども、全体に共有することで、実は情報を必要としていた人に届けることが可能になります。
また、様々な情報をオープンにすることで情報の格差を無くすことができます。
③ツールを導入する
情報共有ツールを活用することで、社内コミュニケーションの活性化を促します。
業務中の情報共有が活発化することで、確認などの無駄な時間が削減され、効率的に仕事を進めることが可能になります。
情報共有ツール5選
チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」や「タスク機能」を使ってストック情報を管理できるだけでなく、「メッセージ機能」を利用したフロー情報の管理ができるため、チーム内の情報を一括管理することが可能になります。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
https://www.stock-app.info/pricing.html
＜Stock利用企業の声＞
Stockを情報共有ツールとして活用している企業の声をご紹介いたします。
チャットのみに特化した情報共有ツール
「チャットワーク」
チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
チャットで気軽にやり取りができることから、コミュニケーションが活発になり、情報共有が促進されます。
＜チャットワークのポイント＞
- 気軽なコミュニケーションが可能
全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
- 既読を表す機能がない
メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります
＜チャットワークを使う上で気を付けておきたい点＞
- 大事な情報が流れていってしまう
チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
- 無料プランだと累計14個までしかチャットグループを作れない
制限が厳しいため、リモートワークでチャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります
「Slack」
Slackは、前述のチャットワーク同様、ビジネス向けのチャットツールです。
エンジニア中心に使われてきましたが、最近ではIT業界を中心に、他業種の方でも利用する人が増えています。
＜Slackのポイント＞
- 他サービスとの連携が豊富
タスク管理ツールやスケジュールとの連携など、あらゆるサービスからの通知を受け取ることができます
- カスタマイズ性が高い
例えば、独自の絵文字を作ったり、勤怠管理をしたりなど、専門知識があれば様々なカスタマイズができます
＜Slackを使う上で気を付けておきたい点＞
- 大事な情報が流れていってしまう
チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
- ストック情報を管理できない
フロー情報を扱うツールのため、タスク機能がなかったりと、ストック情報を管理することができません
ファイル管理のみに特化した情報共有ツール
「Dropbox」
Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理できるため、社内のファイルの一括管理が可能になります。
＜Dropboxのポイント＞
- あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません。
- 他人との共有が簡単
リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます
＜Dropboxを使う上で気をつけたい点＞
- ファイル以外の保管が不便
例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
- フロー情報の管理ができない
チャット機能などがないため、フロー情報が扱いづらくなります
「Google One」
Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。
＜Google Oneのポイント＞
- 無料プランでも15GBの容量が使える
Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
- Googleアカウントとの連携
例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります
＜Google Oneを使う上で気をつけたい点＞
- 管理のルール決めをしないといけない
すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
- ファイルに関するやり取りができない
ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
[参考]情報共有ツールの紹介記事
まとめ
情報共有の課題はツールを導入すれば改善できると思われがちですが、しっかりとし運用ルールがないと意味のないものになってしまいます。
ツールを利用する際には、どのような機能を使いたいのか、どのようなメンバーが使うのかを意識して選ばれるのがいいかと思います。
今回ご紹介させていただいた情報共有ツールの中に、マッチするものがあれば嬉しいです。
