タスク管理の仕方として、リストアップをしているものの、なかなか効率的に進めることができていない人も多いのではないでしょうか。
 
ただリスト化をするだけでは、期限や優先順位などを把握しづらく、効率的に仕事ができないことにも繋がってきます。
 
今回の記事では、タスクを効果的に進めることができるツールもご紹介させていただきます。
 
日々のタスク管理に困っている方や、社内のタスクの進捗がうまくいかずに悩んでいる方の参考になると嬉しいです。

 

効率的なタスク管理のポイントとは?

①期限が明確になっている

タスクの期限が曖昧になっていると、優先順位をつけることができず、後で焦ることになってしまったり、不要な業務をすることになってしまいます。
それを防ぐには、タスクごとに期限を明確にしておく必要があります。

②タスクの内容を具体的に残している

目的や手順を把握していないと、最終的にどのようなアウトプットにすればいいかが分からず、二度手間になる恐れがあります。
そのためには、タスク管理をする際に、どのような背景で設定されたタスクなのかを残しておくことが大事です。

③各個人のタスクを共有する

チーム内でプロジェクトを進める時には、それぞれのタスクの進捗共有が重要になってきます。
共有をすることで、期限や、やるべきことが明確になり、スムーズなプロジェクト推進に繋がります。

効率的なタスク管理を実現するツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、議事録などの「ストック情報」と、タスクを一緒に管理することが可能なため、タスクの抜け漏れを防げたり、常にタスクに関する情報を確認しながら進めることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用企業の声>

Stockで効果的なタスク管理を実践している企業の声をご紹介いたします。
 
 

エンジニアがメインで利用するタスク管理ツール

「Backlog」

Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を、一括管理できるプロジェクト管理アプリです。
Gitなどと連携できることから、エンジニアの方々に多く利用されています。

<Backlogのポイント>

  1. プロジェクトの進捗を見える化できる
    ガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、視覚的に進捗の把握ができます
  2. Gitなどを使ってソースコードを管理できる
    BacklogをGitリポジトリとして利用可能なため、Backlog上でコードレビューができます。

<Backlogを使う上で気を付けておきたい点>

  • エンジニア以外の方が使うと難しく感じる
    エンジニア向けのツールになるため、それ以外の方が利用すると用語などで戸惑うことがあります
  • コミュニケーションがしにくい
    コミュニケーションに関する機能がないため、やり取りをするには、別のツールを使う必要があります
 

海外発の高機能タスク管理ツール

「Wrike」

Wrikeは、アメリカ発のタスク管理アプリです。
各メンバーのスケジュールの状況や、タスクの進捗状況などがリアルタイムで把握することができます。

<Wrikeのポイント>

  1. 大手企業での導入実績多数
    GoogleやAmazonでも利用実績があり、累計15,000社に導入されています
  2. タイムトラッキング機能
    自動的に計測することができるため、タスクごとに時間がかかってしまうものの特定が容易です

<Wrikeを使う上で気を付けておきたい点>

  • 使いこなすのが難しい
    機能が多いため、各機能を使いこなすまでに時間がかかります
  • 無料では5人までしか使えない
    無料プランの制限が5人までのため、多くの人数で利用を検討している場合には不十分です
 


「Asana」

Asanaは、チームのタスク管理を効率的に行えるタスク管理ツールです。
細かい設定や機能が充実しているため、ツールを使いこなせるチームに向いています。

<Asanaのポイント>

  1. ボード形式での管理が可能
    タスクのボードやタイムラインを使って、現在の状況を一目で把握できるようになっています
  2. 100以上のアプリと連携が可能
    SlackやDropboxなど多くの有名アプリと連携がdきるため、Asanaを起点としたプロジェクト管理が可能になります。

<Asanaを使う上で気をつけたい点>

  1. 完全に日本語化されていない
    日本語化されているものの、メニューの一部などに英語が残っており、分かりにくい点があります
  2. 無料で使える人数に制限がある
    15人までは無料で使うことができますが、それ以上の人数で試す場合には、有料プラン(月$9.99/人〜)にする必要があります
 

タスク管理のみに特化したツール

「Trello」

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、タスク管理ができるツールです。
ボードと呼ばれる場所で、タスクのステータスを視覚的に把握しやすくなっています。

<Trelloのポイント>

  1. 付箋形式でのタスク管理に適している
    付箋を貼ったり、移動したりする感覚で使えるので、迷うことがありません
  2. 個人的なタスクの管理が簡単
    タスクを並べて、ドラッグ&ドロップでステータスを管理できるため、進捗管理が視覚的に可能になります。

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  • コミュニケーションが取りにくい
    コミュニケーションに関する機能がついていないため、別のツールを使う必要があります
  • チーム全体の進捗が把握しにくい
    無料プランでは管理者機能がほとんど使えないため、個人の進捗は把握しやすいですが、全体の進捗把握が難しくなります
 

[参考]タスク管理アプリの紹介記事

使いやすいタスク管理アプリ9選!今すぐ使ってタスク漏れを防ごう

まとめ

タスクの期限や内容、優先順位を決めることで、日々の仕事の効率化を図ることが可能になります。
 
ツールを使うことで、このような管理が非常に楽になりますので、使い方が簡単で必要な機能が揃っているものを見つけていただければと思います。
 
今回ご紹介させていただいたツールは、どれもタスク管理に効果的なものばかりですので、是非気になったツールを試してみてください。