日々の会議で作成される議事録ですが、普段何気なく作成している議事録に一工夫するだけで、大きく改善することができることをご存知でしょうか？
今回の記事では、効率的な議事録作成のポイントと、それを可能にするツールをご紹介させていただきます。
議事録の書き方に悩まれている方や、もっと作成にかける時間を削減したい方の参考になると嬉しいです。
目次
効率的な議事録作成のポイントとは？
①メモを取る
後から議事録を作成するためのメモになるため、しっかりと取っておくことで作成が楽になります。
ただ、闇雲にメモを取るだけでは、後から整理をするのが大変になってしまうため、会議の順序に沿ってメモを取っておくことが大事です。
②テンプレートを活用する
毎回決まっている項目などはテンプレート化することで、作成の手間を省くことができます。
また、会議中の内容を書式に沿って入力していくだけになるため、会議中に作成してしまうことも可能です。
③ツールを活用する
議事録作成にツールを活用することで、効率化することが可能になります。
作成後は、リアルタイムでの共有が可能なため、会議出席者との認識合わせも簡単に行えます。
効率的に議事録作成ができるツール5選
チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、テンプレート機能を使って、議事録作成を効率化できるだけでなく、普段の業務に関する内容も管理できるため、社内の情報共有ツールとして活用することも可能です。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
https://www.stock-app.info/pricing.html
＜Stock利用ユーザーの声＞
Stockを使った議事録作成と、会議から発生したタスクの管理を実施している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
こちらのユーザーさんは、従来「ワードファイル」で議事録管理をされていました。しかし「ワードファイル」は開くのがいちいち面倒である点が致命的で、結果として情報の確認漏れが出てしまっていたことが悩みの種になっていました。
そのような中、Stockを利用した議事録管理を導入したところ、これまで抱えていた悩みが驚くほど解消されたということです！
Markdown形式で議事録を作成したいチーム向けツール
「Qiita:Team」
Qiita:Teamは、日報や議事録、開発要件などのドキュメント作成・共有ツールです。
Markdown記法に対応していたり、他アプリとの連携が豊富なため、主に、エンジニアを中心としたチームで利用されています。
＜Qiita:Teamのポイント＞
- Markdown記法に対応
テンプレート機能などを利用して、簡単に議事録の作成・共有をすることができます
- Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携
ドキュメントの作成やコメントがあった通知をチャットツールで受け取ることができます
＜Qiita:Teamを使う上で気をつけたい点＞
- 情報の整理が難しい
タグでの分類ができるものの、フォルダ構成がないため、多くの情報が溜まった時に整理が難しくなります
- エンジニア向けのツール
エンジニアの方が使いやすいツールになっているので、非エンジニアの方との記載ルールを統一するのに苦労するかもしれません
「Kibela」
Kibelaは、個人の発信を組織の力にする情報共有ツールです。
Markdownやwebhook、シングルサインオンに対応していることから、エンジニアが多い組織で利用されています。
＜Kibelaをおすすめするポイント＞
- 個人用と共有用とで整理できる
個人的なBlogと、共有用のWikiで情報を整理することができます。
- 各メンバーの特徴を把握しやすい
基本プロフィールだけでなく、それぞれの「得意なこと」が分かるようになっています。
＜ナレッジ共有する上で気をつけておきたい点＞
- BlogとWikiの使い分けが難しい
個人用と共有用を別々に書けるメリットはありますが、どのようなものを共有用にするかなど、ルール決めをしないと使い分けが難しくなります
議事録作成にのみ特化しているツール
「GIJI」
GIJIは、議事録の作成に特化したアプリです。
議事録作成を効率的にするために必要な機能が豊富に揃っています。
＜GIJIのポイント＞
- 議事録作成に特化
誰でも簡単に議事録の作成ができるように、専用のエディタが用意されています
- シンプルなインターフェース
余計な機能が一切ないため、迷うことなく議事録の作成ができます
＜GIJIを使うで気をつけたい点＞
- スマホアプリがない
スマホから使うことができなため、外出先での確認などには向いていません
- 議事録作成以外の用途に使えない
あくまで議事録作成に特化しているため、普段の情報共有ツールとして使うことができず、普段の情報共有に他アプリを用意することが必要になります
音声認識による議事録作成を支援するツール
「AmiVoice」
AmiVoiceは、ディープラーニング技術により、会議中の発言を自動でテキスト化してくれるシステムです。
＜AmiVoiceのポイント＞
- 幅広い分野で自動テキスト化が可能
通常の会議だけでなく、インタビューなど幅広い分野で音声認識による自動テキスト化が可能です
- 後から編集が可能
自動でテキスト化された内容を、専用画面から編集することができます
＜AmiVoiceを使うで気をつけたい点＞
- 費用が高額
最低でも200万円以上かかる他、機器の準備も必要なため、導入するだけで高額な費用が発生します
[参考]テンプレートを使った議事録作成の紹介記事
まとめ
当たり前のように作成している議事録ですが、改善するポイントは多いと思います。
ちょっとしたことでも不要な作業を減らしていくことで、全体的に効率化することが可能になります。
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、効率的な議事録作成に繋げていただければと思います。
