「メモ」というと個人的に取っているものを印象が強く、それらを社内で共有されている方は少ないのではないでしょうか。
 
メモを共有するということは、単に社内に公開するだけという意味ではなく、活発な情報共有や意見交換に繋げることができます。
 
今回の記事では、仕事でメモを共有するべき理由と、それを可能にするツールをご紹介させていただきます。
 
普段の業務に関するメモを個人的に取っている場合には、是非社内での共有を試してみていただけると嬉しいです。

 

仕事でメモ共有をするべき理由

①情報共有が促進される

些細なことでも共有される環境が整うことで、多くの情報が共有されるようになります。
情報共有が活発になるため、社内のコミュニケーションも円滑になり、スムーズに業務を進めることが可能になります。

②ノウハウの蓄積に繋がる

例えば、営業に関するノウハウなど、個人が持っているものが共有されることで、様々なノウハウを蓄積することが可能になります。
それらが共有されることで、業務の無駄がなくなり、生産性の向上に繋げることができます。

③お互いの考えや状況を確認できる

メモを共有することで、他メンバーからの意見をもらえたり、自分の意見を整理することも可能になります。
また、現状の共有にも繋がるため、それぞれの進捗状況の確認にも利用することができます。

仕事で使えるメモ共有ツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を使ってメモの記載・共有ができるだけでなく、「タスク管理機能」「メッセージ機能」を利用して、メモを起点にコミュニケーションを取ることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、運営するECサイトの「施策内容」と「その結果」をメモしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、チャットツールを使うとノウハウが流れていき、ファイル管理だと面倒で誰も書き込まないという理由で、日々実施している施策のノウハウが、どこにも蓄積されずに困っていました。
 
そのような中、Stockを利用して「施策内容」と「その結果」を蓄積するようにしたところ、これまでの問題が一瞬で解消されたということです!
 
 

開発Tipsなどを残したいチーム向けツール

「Inkdrop」

Inkdropは、エンジニアやデザイナーのための、Mac、Windows、Linuxで利用できるノートアプリです。

<Inkdropのポイント>

  1. エンジニアやデザイナーに嬉しい機能が充実
    マークダウンやコード共有に対応しているため、エンジニアやデザイナーに取って使いやすいものになっています
  2. 60日間の無料お試し期間
    1週間や30日間でないため、十分な検討期間を設けることができます

<Inkdropを使う上で気をつけておきたい点>

  • 日本語対応していない
    メニューなどが全て英語のため、抵抗がある方はうまく使いこなすのが難しいです
  • エンジニアやデザイナー以外の人には必要ない機能がある
    Markdownでの記載やコード共有など、エンジニアやデザイナー以外の人には使わない機能が多いです
 


「Kibela」

Kibelaは、個人の発信を組織の力にする情報共有ツールです。
Markdownやwebhook、シングルサインオンに対応していることから、エンジニアが多い組織で利用されています。

<Kibelaをおすすめするポイント>

  1. 個人用と共有用とで整理できる
    個人的なBlogと、共有用のWikiで情報を整理することができます。
  2. 各メンバーの特徴を把握しやすい
    基本プロフィールだけでなく、それぞれの「得意なこと」が分かるようになっています。

<ナレッジ共有する上で気をつけておきたい点>

  • BlogとWikiの使い分けが難しい
    個人用と共有用を別々に書けるメリットはありますが、どのようなものを共有用にするかなど、ルール決めをしないと使い分けが難しくなります
 

高機能でも使いこなせるチーム向けツール

「Dropbox Paper」

Dropbox Paperは、チームのメンバー同士でドキュメントを作り上げることができるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

<Dropbox Paperのポイント>

  1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
    チェックリストが入れれたり、特定の内容にコメントを付けれるなど、付加機能が豊富にあります
  2. Dropboxとの連携
    Dropbox内のファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなく、すぐに開くことができます

<メモ共有する上で気をつけておきたい点>

  • 情報の整理が難しい
    作ったものは作成順に表示されるため、それらをフォルダごとに分けるなどの操作に手間がかかります
  • 各機能を覚えるのに時間がかかる
    ほとんどの機能がアイコン表示のため、どのアイコンがどういった機能なのかを習得するのに時間がかかります
 

「Onenote」

OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。
テキストを書くだけでなく、画像や動画、ファイルを任意の場所に自由自在に貼り付けることができます。

<Onenoteのポイント>

  1. テキストや画像の自由な配置が可能
    テキストや画像を、ノート内の任意の箇所に自由に配置できるため、自由度が高いメモを作れます
  2. Office製品との連携
    ExcelやWordのファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなく、すぐに開くことができます

<メモ共有する上で気をつけておきたい点>

  • 情報構造の概念が難しい
    「セクション」や「ページ」など情報構造を把握するのが難しいため、気軽にサクッと情報を残すようなことができません
 

[参考]目的別に探すメモ共有ツールの紹介記事

【おすすめメモ共有ツール8選】普段からメモを共有するクセをつけよう!

まとめ

個人的にメモツールを利用している方は多いかと思いますが、是非社内での共有向けのツールも検討してみていただければと思います。
 
今回ご紹介させていただいたツールが、検討のお役に立てると嬉しいです。