情報管理の仕方は様々ですが、ノート共有アプリを使って管理されている方は少ないのではないでしょうか。
 
複数のデバイスで使えることで、時間や場所を選ばず情報にアクセスできるため、効果的な管理が可能になります。
 
今回の記事では、パソコンでもスマホでも利用できる、ノート共有アプリをご紹介させていただきます。
 
もし、まだ情報管理を試されていない方は是非使ってみていただければと思います。

 

ノート共有アプリが情報管理に繋がる理由

①情報を一箇所に集めることができる

ノート共有アプリを使えば、ノートを起点とした情報管理が可能になるため、あらゆる情報一箇所に集約できます。
一箇所に情報を集めることで、情報の分散を防ぎ、情報へのアクセス性を高めることに繋がります。

②バージョン管理がしやすい

例えばファイル管理の場合、バージョン管理をしようとすると複数のファイルができてしまいますが、アプリを使えば1つのノート内でバージョン管理をすることができます。
そのため、どの情報が最新のものかを探すことなく、必要な情報に辿りつくことが可能になります。

③ファイルを扱う必要がないため、情報へのアクセス性が高い

ファイル形式による情報管理の場合、開いて保存をする手間だけでなく、最新版がどれかを把握するのが難しくなります。
しかし、アプリを使うことで、ファイルを開くような操作をする必要がなく、すぐに必要な情報へのアクセスが可能になります。

パソコンでもスマホでも使えるノート共有アプリ5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」を使って情報を残すことができるだけでなく、「タスク管理」「メッセージ」の機能を利用して、ノートを起点にコミュニケーションを取ることができるため、情報の一括管理を可能にします。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、社内の必要な情報を一元管理している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、複数のプロジェクトが同時並行で動いている中、どうにか効率的に情報管理したいという強い要望がありました。
 
また、必要な情報をワードでまとめる人・エクセルでまとめる人・メールで送る人など、各自が様々な方法で情報を残しているという課題もありました。
 
そのような中、Stockを利用することで『情報を残す場所はStock』というルールが統一されました。
 
何か社内の情報を探す場合には、Stockだけを探せば良いという状態のため、必要な情報にすぐにアクセスできるようなったということです!
 
 

開発者向けのノート共有アプリ

「Confluence」

Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを連携して利用することができるWikiツールです。
プロジェクト管理ツールと連携できるため、開発関連のナレッジを共有するのに適しています。

<Confluenceのポイント>

  1. プロジェクト管理ツールとの連携
    JIRAとの連携ができるため、開発関連のナレッジをシームレスに共有することができます
  2. 細かい権限設定が可能
    Wikiの閲覧や編集を細かく制限することが可能です

<Confluenceを使う上で気をつけておきたい点>

  • エンジニア向けツール
    JIRAとの連携やMarkdownでの記載など、エンジニアが使いやすい仕様になっており、逆に非エンジニアのビジネスパーソンには難易度が高い可能性があります
 

「Boostnote」

Boostnoteは、プログラマー向けのノートアプリです。
開発者向けにマークダウンへの対応をしており、ダウンロードすればユーザー登録などもせず使うことができます。

<Boostnoteのポイント>

  1. プログラマー向けのアプリ
    Markdownの対応やJavascript、HTML、CSS等への対応など、プログラマーをが使いやすい機能が豊富です
  2. ローカル環境で動く
    インストールの手間があるものの、ローカル環境で動かすことができるため、ネットワークに依存せず使うことができます

<Boostnoteを使う上で気をつけておきたい点>

  • 非プログラマーには使いにくい
    あくまでプログラマー向けに特化したアプリのため、非プログラマーには使いにく仕様になっています
 

色々な機能を使いこなしたい人向けのノート共有アプリ

「Onenote」

OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。
テキストを書くだけでなく、画像や動画、ファイルを任意の場所に自由自在に貼り付けることができます。

<Onenoteのポイント>

  1. テキストや画像の自由な配置が可能
    テキストや画像を、ノート内の任意の箇所に自由に配置できるため、自由度が高いメモを作れます
  2. Office製品との連携
    ExcelやWordのファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなく、すぐに開くことができます

<メモ共有する上で気をつけておきたい点>

  • 情報構造の概念が難しい
    「セクション」や「ページ」など情報構造を把握するのが難しいため、気軽にサクッと情報を残すようなことができません
 

「Dropbox Paper」

Dropbox Paperは、メンバー同士でノートを作り上げることができるアプリです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

<Dropbox Paperのポイント>

  1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
    チェックリストが入れれたり、特定の内容にコメントを付けれるなど、付加機能が豊富にあります
  2. Dropboxとの連携
    Dropbox内のファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなく、すぐに開くことができます

<Dropbox Paperを使う上で気をつけたい点>

  • 情報の整理が難しい
    作ったものは作成順に表示されるため、それらをフォルダごとに分けるなどの操作に手間がかかります
  • 各機能を覚えるのに時間がかかる
    ほとんどの機能がアイコン表示のため、どのアイコンがどういった機能なのかを習得するのに時間がかかります

[参考]ノート型情報共有ツールの紹介記事

おすすめノート型情報共有ツール7選!社内の情報を一箇所にまとめよう!

まとめ

ノート共有アプリを使うことで、社内でも社外でも、気が付いた時に情報の編集することができます。
 
そのため、リアルタイムでの共有が可能になり、スピーディーな業務の推進に繋がります。
 
是非今回ご紹介したアプリを使って、社内の情報の一括管理を試してみていただければと思います。