パソコンやスマホなど、それぞれの端末でメモアプリを利用している方は多いかと思いますが、それらを社内で共有できている方は少ないのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、複数デバイスによるメモ共有のメリットと、それが可能なアプリについてご紹介させていただきます。
 
メモ共有はしているものの、デバイス間連携が取れていない方や、社内への共有が不足指定いる方へ、是非参考にしていただければと思います。

 

複数デバイスでメモ共有ができるメリット

①時間や場所にとらわれずメモの確認ができる

「会社にいないと確認できない」ということになると、必要な時に情報の確認ができず、非効率な状態となります。
社内にいるときはパソコンで、外出先ではスマホでと、状況に応じた使い分けが可能なことで、情報が見れないことのストレスを軽減することが可能になります。

②気付いた時にメモを残すことができる

重要な内容を後でメモしようと思っても、忘れてしまった経験がある方も多いと思います。
アプリを使えば、その場でメモを残すことが可能になるため、タスクなどの漏れが起きる心配がありません。

③離れているメンバーとの共有が簡単

例えば、社内にいるメンバーと外出先にいる営業マンとのやり取りなど、お互いに持っているデバイスでの情報共有が円滑にできます。
そのため、離れていてもスムーズなコミュニケーションが可能になり、認識齟齬などが起きにくくなります。

パソコンからでもスマホからでも使えるメモ共有アプリ5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」でメモを簡単に残せるだけでなく、「タスク管理機能」や「メッセージ機能」を利用して、メモに関するコミュニケーションをすることも可能になります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、クライアント様に関するメモ共有を実践している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、従来、スプレッドシートを用いて様々な情報管理をしていましたが、セルが小さいため、常に最新情報しか記載できず、過去の情報を時系列で追えないという問題を抱えていました。
 
そのような中、Stockを利用することで、各クライアント様とのやり取りを時系列で全て追うことができるようになり、クライアント様に関する深い定性情報を把握することが可能になったということです!
 
 

多機能でも使いこなるチーム向けツール

「Onenote」

OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。
テキストを書くだけでなく、画像や動画、ファイルを任意の場所に自由自在に貼り付けることができます。

<Onenoteのポイント>

  1. テキストや画像の自由な配置が可能
    テキストや画像を、ノート内の任意の箇所に自由に配置できるため、自由度が高いメモを作れます
  2. Office製品との連携
    ExcelやWordのファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなく、すぐに開くことができます

<Onenoteを使う上で気をつけておきたい点>

  • 情報構造の概念が難しい
    「セクション」や「ページ」など情報構造を把握するのが難しいため、気軽にサクッと情報を残すようなことができません
 


「Dropbox Paper」

Dropbox Paperは、チームのメンバー同士でドキュメントを作り上げることができるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。

<Dropbox Paperのポイント>

  1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
    チェックリストが入れれたり、特定の内容にコメントを付けれるなど、付加機能が豊富にあります
  2. Dropboxとの連携
    Dropbox内のファイルを貼り付ければ、ダウンロードすることなく、すぐに開くことができます

<Dropbox Paperを使う上で気をつけておきたい点>

  • 情報の整理が難しい
    作ったものは作成順に表示されるため、それらをフォルダごとに分けるなどの操作に手間がかかります
  • 各機能を覚えるのに時間がかかる
    ほとんどの機能がアイコン表示のため、どのアイコンがどういった機能なのかを習得するのに時間がかかります
 

Markdown形式で開発メモを残したいチーム向けツール

「Confluence」

Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを連携して利用することができるWikiツールです。
プロジェクト管理ツールと連携できるため、開発関連のナレッジを共有するのに適しています。

<Confluenceのポイント>

  1. プロジェクト管理ツールとの連携
    JIRAとの連携ができるため、開発関連のナレッジをシームレスに共有することができます
  2. 細かい権限設定が可能
    Wikiの閲覧や編集を細かく制限することが可能です

<Confluenceを使う上で気をつけておきたい点>

  • エンジニア向けツール
    JIRAとの連携やMarkdownでの記載など、エンジニアが使いやすい仕様になっており、逆に非エンジニアのビジネスパーソンには難易度が高い可能性があります
 

「Inkdrop」

Inkdropは、エンジニアやデザイナーのための、Mac、Windows、Linuxで利用できるノートアプリです。

<Inkdropのポイント>

  1. エンジニアやデザイナーに嬉しい機能が充実
    マークダウンやコード共有に対応しているため、エンジニアやデザイナーに取って使いやすいものになっています
  2. 60日間の無料お試し期間
    1週間や30日間でないため、十分な検討期間を設けることができます

<Inkdropを使う上で気をつけておきたい点>

  • 日本語対応していない
    メニューなどが全て英語のため、抵抗がある方はうまく使いこなすのが難しいです
  • エンジニアやデザイナー以外の人には必要ない機能がある
    Markdownでの記載やコード共有など、エンジニアやデザイナー以外の人には使わない機能が多いです
 

[参考]iPhoneでもAndroidでも使えるメモアプリの紹介記事

メモ共有アプリ5選【iPhone・Androidに対応してるから安心!】

まとめ

状況に応じてデバイスを使い分けながらメモを残すことで、漏れなく必要な情報を共有することが可能になります。
 
さらに、時間や場所にとらわれることがないため、「外出先だから確認ができない」という心配も不要です。
 
是非今回ご紹介させていただいたアプリを使って、メモを使った情報蓄積を進めていただければと思います。