仕事を進める上で、多くのノウハウがありますが、それらをどのように管理されていますでしょうか。
 
まだまだ人任せになっており、会社としてのノウハウ蓄積ができていないと感じている方も多いかと思います。
 
今回の記事では、ノウハウを属人化させてはいけない理由と、社内共有を促進するツールをご紹介させていただきます。
 
ノウハウの管理に悩まれている方は、是非参考にしてみていただければと思います。

 

ノウハウを属人化させてはいけない理由

①社内にノウハウを蓄積できない

ノウハウ管理が個人任せになっていると、会社として蓄積することができなくなってしまいます。
そのため、例えばノウハウを持ったメンバーが退職をした場合に、きちんと引き継ぎがされない限り、何も残らなくなってしまいます。

②業務効率化に繋がらない

既にノウハウを持った人が共有をしないと、同じ業務をする人が同じミスを繰り返してしまったり、余計な業務に時間を割くことになってしまいます。
こういったことが続いてしまうと、効率的に業務を進めることができず、スピードさが失われます。

③スキルアップに繋がらない

ノウハウを持っているメンバーは、共有をすることで、自分が持っているノウハウの言語化や、他の人に伝えるために整理することで、自分の知識を深めることができます。
しかし、そういった機会がないと、業務について振り返ることがなくなり、スキルアップに繋がらない可能性もあります。

ノウハウの社内共有を促進させるツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール

「Stock」

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を使ってノウハウの蓄積を簡単に行うことができます。
また、「タスク管理機能」や「メッセージ機能」も使えるため、ノウハウの確認タスクを設定したり、ノウハウに関する質問のやり取りなどをすることも可能になります。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

https://www.stock-app.info/pricing.html

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、運営するECサイトの「施策」に関するノウハウを蓄積している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、チャットツールを使うと流れていき、ファイル管理だと面倒で誰も書き込まないという理由で、日々実施している施策のノウハウが、どこにも蓄積されずに困っていました。
 
そのような中、Stockに「施策」に関するノウハウを記載するようにしたことで、チーム内のノウハウが急激に蓄積されるようになったということです!
 
 

エンジニア向けのノウハウ共有をしたいチーム向けツール

「Qiita:Team」

Qiita:Teamは、日報や議事録、開発要件などのドキュメント作成・共有ツールです。
Markdown記法に対応していたり、他アプリとの連携が豊富なため、主に、エンジニアを中心としたチームで利用されています。

<Qiita:Teamのポイント>

  1. Markdown記法に対応
    テンプレート機能などを利用して、開発ドキュメントを簡単に作成・共有することができます
  2. Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携
    ドキュメントの作成やコメントがあった通知をチャットツールで受け取ることができます

<Qiita:Teamを使う上で気をつけたい点>

  • 情報の整理が難しい
    タグでの分類ができるものの、フォルダ構成がないため、多くの情報が溜まった時に整理が難しくなります
  • エンジニア向けのツール
    エンジニアの方が使いやすいツールになっているので、非エンジニアの方との記載ルールを統一するのに苦労するかもしれません

Qiita:Teamの詳細はこちら

 

「Confluence」

Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを連携して利用することができるWikiツールです。
プロジェクト管理ツールと連携できるため、開発関連のノウハウを共有するのに適しています。

<Confluenceのポイント>

  1. プロジェクト管理ツールとの連携
    JIRAとの連携ができるため、開発関連のナレッジをシームレスに共有することができます
  2. 細かい権限設定が可能
    Wikiの閲覧や編集を細かく制限することが可能です

<Confluenceを使う上で気をつけておきたい点>

  • エンジニア向けツール
    JIRAとの連携やMarkdownでの記載など、エンジニアが使いやすい仕様になっているため、非エンジニアの方には難易度が高いです
 

多くの機能を使いこなしたいチーム向けツール

「Kintone」

kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。

<Kintoneのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムにすることができます
  2. アプリ開発やAPI連携が可能
    Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています

<Kintoneを使う上で気をつけておきたい点>

  • 専門的な知識が必要
    自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
  • 使い方を理解するのが難しい
    豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
 

「iQube」

iQubeは、社内ノウハウの蓄積に特化したクラウド型グループウェアです。

<iQubeのポイント>

  1. 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
    記載した情報を共有する相手を指定できるため、必要とする人のみへの共有も可能です
  2. 10人までは無料
    制限はあるものの、有料プランと同じ機能を使うことができるので、少人数の場合は費用をかけなくとも利用できます

<iQubeを使う上で気をつけておきたい点>

  • 無料プランはサポートが受けられない
    電話やメールでの問い合わせは有料プランに限定されています
  • ストレージ容量が少ない
    有料プランでも1GBまでしか利用できず、追加するには費用が発生します
 

[参考]ノウハウ共有をスムーズにするためのツールの紹介記事

社内のノウハウ共有がスムーズになるツール6選

まとめ

ノウハウは共有することで、会社全体の業務効率化に繋げることが可能になります。
 
多くのノウハウは個人管理になっている場合が多いかと思いますので、簡単に共有できる環境を整えることが大事ではないでしょうか。
 
今回ご紹介させていただいたツールを使って、社内ノウハウの蓄積を始めていただければと思います。